Етапите на съставяне на отчети за продажби

Несъмнено търговският екип е едно от най-важните изисквания на процеса на продажба. Вашето ниво на познаване на случващото се в бизнеса ще повлияе пряко върху стратегиите на вашата компания, бъдещите решения и приходите. Разбирането и отчитането на ефективността на продажбите обаче изисква повече от събиране на някои данни и намиране на модел между показателите. Според много фирми изготвянето на отчети за продажбите е досадна работа и може да доведе до много грешки. Но изобщо не се притеснявай. Тук сме събрали всичко, което трябва да знаете, за да напишете отчет за продажбите.

Какво е отчет за продажбите?

Преглеждайки вашия процес на продажба, отчетът за процеса на продажба показва колко транзакции има във всеки от неговите етапи и как е извършена всяка транзакция.

Отчетите за ефективността на продажбите обикновено се изготвят, за да проследят състоянието на всяка транзакция и да идентифицират правилното разпределение на транзакциите. Всъщност целта е мениджърите по продажбите да видят дали целите за продажби се постигат или не.

Разбира се, за да разберем отчетите за ефективността на продажбите, трябва да знаем точното определение за ефективност на продажбите. Хората често бъркат екипа по продажбите с процеса на продажба. Въпреки че тези две понятия имат значителни прилики, те са напълно различни термини.

Използва се фуния за продажби, за да покаже стъпките, през които преминава потенциалният клиент в пътуването си от потенциален клиент до купувач. Основната разлика между процеса на продажба и процеса на продажба е, че всички действия, извършвани в процеса на продажба, се категоризират като отделни стъпки в процеса на продажба.

Какви са предимствата на отчетите за продажбите?

Изготвянето на отчет за ефективността на продажбите е един от най-добрите начини за анализиране и след това поддържане на ефективността на продажбите и оптимизиране на процеса в компаниите. Докладът Kariz ви предоставя няколко предимства, които ще обясним по-долу.

1. Изясняване на общия преглед на процеса на продажба

С показателите и данните, генерирани в Kariz Report, ще имате преглед на вашия процес на продажба. Както казахме по-горе, действията, извършвани в процеса на продажба, са представени в Kariz като отделни стъпки. Това означава, че всички данни от процеса на продажба ще бъдат видими за вас в класифициран и организиран начин.

2. Следете напредъка на търговския екип

Отчетите за ефективността на продажбите улесняват наблюдението на напредъка на екипа. Чрез изготвянето на тези отчети вие ще имате точна и цялостна представа за етапите, в които вашият екип се представя добре. На свой ред стъпките, при които вашият екип по продажбите се нуждае от помощ, също ще бъдат идентифицирани.

Тъй като всеки етап от процеса изисква конкретни действия, за да доведе потенциалния клиент до следващия етап, вие ще видите колко успешни са служителите ви в извършването на тези действия и в крайна сметка при сключването на сделки.

3. Точна прогноза за продажбите

Показателите, които предоставяте в отчета за ефективността на продажбите, могат по-късно да се използват за точно прогнозиране на продажбите. Като анализирате тези отчети, вие ще видите колко близо е вашият екип до целите и колко потенциални клиенти има в процеса на продажба. По този начин процесът на изчисляване на размера на крайните продажби ще бъде по-лесен.

Какво трябва да включва отчетът за продажбите?

Ще бъде много трудно да се изготвят отчети за продажбите без подходящо планиране и без да се знае какво трябва да бъде включено. Дори най-добрите генератори на отчети трябва да имат списък с елементи, които опростяват анализа на процеса на продажба.

Разбира се, имайте предвид, че отчетите на Kariz са различни във всяка компания. Но конкретните неща, които казваме по-долу, са важни и приложими във всяка компания, независимо от индустрията, в която оперира. По-нататък ще разгледаме някои от най-важните ключови показатели за ефективността на продажбите и критериите, които трябва да бъдат включени в отчета.

1. Пълни възможности

Общият брой възможности във вашия процес е една от най-ценните данни, които екипът по продажбите трябва да предостави. Като проверите този критерий, ще разберете дали има достатъчно улики в Kariz или не. Всеки потенциален клиент представлява възможност за финансиране на компанията.

Прегледът на този вид информация е от решаващо значение не само за вашия екип по продажбите, но и други отдели като маркетинг и реклама също могат да разчитат на тези данни, за да определят своя успех.

2. Продаден срещу бюджет

Всички компании търсят огромни печалби. За да проектират точно целите, всички висши членове и мениджъри на компанията трябва да знаят колко пари ще направи бизнесът в края на месеца (или годината). Проверката на размера на продажбите според размера на първоначалния бюджет ще им помогне да подобрят своите стратегии за генериране на приходи за следващия месец.

Например, екипът за разработка на продукта може да трябва да направи промени в продукта, като провери продажбите спрямо бюджета. Докато маркетинговият екип трябва да работи повече върху своите кампании.

3. Спечелени приходи

Печелившите приходи са показател, който трябва да включите в отчетите си за ефективност на продажбите, така че мениджърите да знаят колко възможности (или потенциални клиенти) са спечелени за определен период от време. Освен това трябва да се определи и размерът на дохода, който тези възможности са донесли на бизнеса.

4. Спечелени приходи по регион

Това е същото като предишната мярка, с изключение на това, че се фокусира върху отделни географски области. Така че предоставя повече подробности. Този тип данни са много полезни за маркетинговите екипи. Защото им казва как да управляват своите кампании въз основа на областите, в които имат най-много клиенти.

5. Печелени приходи по отрасли

Особено ако работите в B2B продажби, трябва да проверите спечелените приходи спрямо индустриални показатели. По този начин вие знаете точно от кои индустрии имате най-много продажби. Маркетинговият екип използва този показател, за да разбере кои индустриални сегменти трябва да бъдат насочени най-много с реклама.

6. Степен на печалба

Степента на печалба представлява процента на затворените сделки спрямо общите възможности за продажби. Не забравяйте да включите този показател в отчетите за ефективността на продажбите. Тъй като всяка промяна в процента на печалба може да означава успешна стратегия или, обратно, наличието на основен проблем във вашата компания.

7. Темп на растеж на приходите

За да получите общ преглед на това дали вашите усилия за продажби и маркетинг се отплащат, трябва да използвате показателя за темпа на растеж на приходите в отчета за ефективността на продажбите. След като прегледате този показател, ще видите дали темпът на растеж на приходите се увеличава, стабилизира или намалява Е. Ако има значителен спад в този показател, трябва да бъдете уведомени възможно най-скоро и да помолите вашия екип да разбере защо.

Как се пише доклад?

Ако сте прочели дотук, определено имате проблеми с написването на отчет за ефективността на продажбите, който да привлече вниманието на акционерите и ръководителите на компанията. Ако е така, изобщо не се притеснявайте. Статистиката показва, че повечето търговски екипи са загрижени за този проблем.

Отчетът за продажбите е един от най-сложните видове бизнес отчети. Ето защо е необходимо да следвате точно поредица от стъпки, за да напишете възможно най-доброто копие и да успеете да привлечете вниманието на вашите мениджъри.

Първа стъпка) събиране на данни от отдел продажби

Първото нещо, което трябва да направите, е да съберете данни от екипа по продажбите. От всички части на процеса на продажба продажбите обикновено включват най-много информация. Поради тази причина е важно да преглеждате данните от време на време и да предотвратите натрупването им.

След това трябва да филтрирате и да се съсредоточите повече върху най-важните показатели, които включвате във вашия отчет. Някои от най-важните показатели, които са по-ценни за анализ, са: общ брой възможности, спечелени приходи, средно време за сключване на сделки и темп на растеж на приходите.

Стъпка 2) Помислете за вашата аудитория.

В зависимост от това кой чете отчета за ефективността на продажбите, вашият фокус ще варира между показателите. Например, ако вашата аудитория е мениджър продажби, трябва да се съсредоточите повече върху общите възможности за продажби, бюджета за продажби спрямо приходите и колко печели победителят.

От друга страна, ако отчетът трябва да помогне предимно на маркетинга и CMO, показатели като приходи, спечелени по региони, приходи, спечелени по индустрия, и средно време за затваряне ще бъдат по-важни.

Стъпка 3) Организирайте данните така, че да могат да се представят.

Въпреки че отчетите за продажбите са пълни с цифри, основният фокус не трябва да е върху числа и числа. Трябва да изразите числата според значението зад тях. Това кара аудиторията да разбере данните и да разбере посланието на доклада по-бързо. Тук трябва да използвате визуални елементи като диаграми, таблици и снимки.

Стъпка 4) Анализирайте всеки етап от кариеса.

Вашият отчет трябва да включва подробен анализ на всеки етап от процеса на продажба. Извлечената информация е полезна както за вас, така и за вашия екип. Защото те изразяват важни точки за всяка стъпка поотделно.

След като анализирате стъпките, все още не сте готови. Трябва да работите върху причините за извлечените точки и да намерите практически начини за оптимизиране на всяка стъпка.

Стъпка 5) Опитайте се да предвидите показателите за продажби.

След като съберете достатъчно данни за вашия процес на продажба и анализирате неговите етапи, можете да направите точни прогнози за всеки един от показателите. Тези прогнози несъмнено ще бъдат ценна информация за мениджърския екип. Защото им помага да проектират най-добрите стратегии за бъдещето.

Освен това можете да предоставите решения за конкретни проблеми, които съществуват в Kariz. Това доказва на мениджърите, че и вие имате планове за справяне с проблемите и проблемите на компанията.

Стъпка 6) Преглед на отчета.

След като сте положили много усилия в създаването на отчет за продажбите, съвсем естествено е да искате да го изпратите възможно най-скоро. Въпреки това, колкото и да сте уморени, добре е да прегледате отчетите си поне два пъти. Коригирайте грешките и неяснотите и проверете дали няма печатни или граматически грешки.

Ако някои данни и информация не са ясни и точни, коригирайте ги възможно най-скоро. Защото те несъмнено объркват читателите и влошават до голяма степен качеството на репортажа.

Изготвяне на отчети за продажби с помощта на софтуер CRM

Дотук в статията видяхме, че в света на бизнес отчетите отчетът за ефективността на продажбите е един от най-сложните отчети. Защо? Тъй като процесът на продажба има най-много данни в сравнение с други теми, свързани с процеса на продажба. С други думи, има много критерии за преглед и анализ, което отнема време и изтощава изготвянето на доклад.

Особено ако правите всичко ръчно, ще имате повече проблеми.

Софтуерът за управление на взаимоотношенията с клиенти или CRM ви помага автоматично да събирате необходимите данни, да ги филтрирате и организирате и да ги представяте на вашите мениджъри по визуален и разбираем начин след анализ.

В този софтуер можете бързо да извличате данни от вашия процес на продажба и да ги събирате в цялостно табло за управление. Естествено, когато поставите най-важните си показатели и KPI в една база данни, процесът на анализ става много по-лесен.

Заключение

Изготвянето на отчети за продажбите може да бъде трудна и изтощителна задача. Но според точките, споменати в тази статия, това вече няма да бъде ваша грижа. Тук видяхме, че успешният отчет трябва да показва колко успешен е вашият маркетингов екип в генерирането на възможни клиенти и какъв процент от потенциалните клиенти вашият екип по продажбите е превърнал в купувачи. Освен това в добре написан отчет за фунията на продажбите ще видим колко е пълна фунията и колко близо е екипът по продажбите до поставените цели за приходи.