امروزه نقش مکاتبات اداری در توسعه بسیاری از فرآیندهای اداری بر کسی پوشیده نیست. امروزه سازمان ها جز از طریق مکاتبه نمی توانند با سایر سازمان ها، نهادها و حتی واحدهای مختلف درون سازمانی ارتباط برقرار کنند. به این نوع ارتباط عموماً «مکاتبات اداری» گفته می شود.
قبل از بحث مکاتبات اداری لازم است اسناد اداری تعریف شود. در ادامه انواع مکاتبات اداری را که امروزه در سازمان ها رایج است و بیشتر برای ما مفید است را فهرست می کنیم.
در تعاریف مختلف نامه اداری یک سند اداری است. برای آشنایی بیشتر با روش های صحیح نوشتن نامه اداری، پیشنهاد می کنیم؛ مقاله زیر را بخوانید.
تعاریف مختلفی از اسناد اداری ارائه شده است که نمونه هایی از آنها در زیر آورده شده است:
- اسناد اداری از منظر حقوقی و قضایی: هر سندی که ممکن است در مراحل قانونی یا دفاعی به آن استناد شود. به سند اداری یا نامه اداری معروف است.
- کلیه مکاتباتی که در داخل یک سازمان یا یک سازمان با سازمان دیگر برای انجام امور اداری و در قالبی خاص همراه با تشریفات اداری مبادله می شود، اسناد اداری نامیده می شود.
با توجه به مطالب مذکور می توان نتیجه گرفت که هر نوع پرونده مکتوبی که منجر به ارتباط بین دو یا چند واحد (اعم از داخلی یا خارجی) برای انجام یک وظیفه خاص شود، در زمره مکاتبات اداری قرار می گیرد. در زیر برخی از مهمترین اسناد اداری که کاربرد بیشتری دارند آورده شده است.
جمله رسمی
منظور از دستور در مکاتبات اداری، نامه ای است که روسای سازمان برای کارکنان ارسال می کنند و به کمک آن وضعیت رسمی کارمند از نظر دریافت امتیازات، اختیارات و مسئولیت های کاری خاص مشخص می شود. این نوع مکاتبات که «احکام اداری» نامیده می‌شود، اغلب توسط منابع انسانی یا بخش‌های استخدام صادر می‌شود.
معمولاً به منظور روشن شدن وضعیت کار، ترفیع، تفویض اختیار، حقوق اضافی و … در زمان های معینی برای کارمندان دستور صادر می شود. برای هر یک از اهداف فوق، فرم های از پیش طراحی شده معمولاً در نرم افزارهای اتوماسیون اداری در هر سازمانی مورد استفاده قرار می گیرند.
دستورالعمل ها
دستورالعمل نوع دیگری از اسناد اداری است که آیین نامه ها را توضیح و تفسیر می کند و نحوه انجام کار و مواردی که در انجام کار باید رعایت شود را بیان می کند. دستورالعمل ها نکات نامشخص در مقررات و قوانین را روشن می کند. به عبارت دیگر، دستورالعمل مرجعی است برای کارکنان برای انجام صحیح وظایف بر اساس مفاد آن.
پیام
اخطار نیز نوعی سند اداری است که در فرهنگ لغت به معنای «تسلیم» استفاده می‌شود. در مفهوم گسترده تر، ارتباط به معنای رساندن پیام یا نامه به کسی است، به ویژه از نظر اداری. ارسال پیام، نامه یا دستور اداری به کارکنان سازمان به صورت کتبی یا اطلاع به شخص یا اشخاص خاصی با رعایت تشریفات قانونی بیش از یک سند رسمی است. کلمه «اخطار» با عبارات دیگری مانند ابلاغ حکم، ابلاغ دستور یا ابلاغ نامه نیز به کار می رود.
اخطار نوعی سند اداری است که برای مواردی مانند اخطار حکم، اخطار دستور یا اخطار نامه استفاده می‌شود.
گرد
در یک فرهنگ معین، دستورالعمل به این صورت تعریف می شود: تصمیم یا دستوری که در چندین نسخه توسط سازمان به کارکنان ابلاغ می شود. بنابراین آنچه در بخشنامه مهم است تعداد نسخه های آن است; زیرا نامه های تجاری معمولا یک گیرنده دارند. ضمنا بخشنامه ها در چند نسخه تهیه و برای کارکنان یا واحدهای تابعه ارسال می شود. به طور کلی، ماهیت بخشنامه عمدتاً به موضوع “اعلامیه” می پردازد.
نکته قابل توجه در نگارش بخشنامه این است که این نوع مکاتبات اداری برای شخص یا واحد خاصی تنظیم نشده است. بلکه معمولاً پیش نویس و برای تمامی کارکنان سازمان ارسال می شود. هدف اصلی از صدور بخشنامه؛ ایجاد هماهنگی، ابلاغ تصمیمات و دستورات اداری به همه کارکنان امری عادی است. اجزای بخشنامه مشابه اجزای نامه اداری است با این تفاوت که کلیه واحدهای سازمان در قسمت گیرنده درج می شود.
آئین نامه
طبق تعریف فرهنگ معین; مقررات مجموعه قوانینی است که یک سازمان برای انجام صحیح امور خود تهیه و تدوین می کند. با توجه به اینکه مقررات بسیار کلی هستند، درک و تعیین حدود و میزان شمول آنها با در نظر گرفتن همه جوانب موضوع، مستلزم فرم یا سند مکتوبی است که درک قوانین را آسان کند. به این نوع اسناد اداری آیین نامه می گویند.
مقررات قواعد کلی و الزامی هستند که حقوق و تکالیف افراد را تعیین می کنند. یکی از مهم ترین ویژگی های یک آیین نامه این است که روش یکسانی را برای انجام کارها در تمام بخش ها یا واحدهای سازمان ارائه می دهد.
مجموعه
پروتکل ها مذاکرات و تصمیماتی هستند که توسط گروهی از اشخاص حقیقی و حقوقی ثبت می شود. صورتجلسه یکی از منابع و اسنادی است که قضات و وکلا نیز از آن به عنوان سند معتبر استفاده می کنند. به عبارت دیگر، صورتجلسه، گزارش کتبی جلسه است که با امضای اعضا، تصمیمات اتخاذ شده در جلسه را لازم‌الاجرا می‌کند.
اغلب قبل از جلسه دعوتنامه برای اعضا ارسال می شود. در این دعوتنامه باید موارد زیر ذکر شود:
- اعضای جلسه: این افراد کسانی هستند که حضورشان در جلسه برای اظهار نظر و تصمیم گیری در مورد موضوع یا مسائل خاصی ضروری است. بنابراین دعوتنامه باید برای تمامی اعضای جلسه ارسال شود.
- موضوع جلسه: موضوع یا دستور جلسه در واقع دلیل اصلی برگزاری جلسه می باشد. دعوتنامه ارسال شده برای اعضا باید هدف جلسه را شرح دهد تا اعضا با آمادگی کامل در جلسه حضور یابند.
- محل ملاقات: در دعوت نامه به اعضا از محل جلسه اطلاع داده شود. در سازمان ها معمولاً جلسه در محل واحد مسئول جلسه برگزار می شود.
از طرفی تنظیم و نگارش صورتجلسه نیز بسیار حائز اهمیت است. در زیر به نکاتی اشاره می کنیم که می تواند اعتبار صورتجلسات را افزایش دهد.
- ثبت دقیق تاریخ شامل: روز، ماه و سال
- درج عنوان صورتجلسه که می تواند نام یک جلسه خاص بر اساس ماهیت جلسه باشد. مثلا صورتجلسه تالار … یا موضوع جلسه ( صورتجلسه بررسی چالش های پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری )
- اگر قرار ملاقات مستمر است، درج شماره قرار نیز مهم است
- محل ملاقات
- اسامی اعضای جلسه
- زمان شروع و پایان جلسه
- محل ملاقات
- در پایان هر جلسه تصمیماتی اتخاذ می شود که در ادبیات اداری به آن «مصوبات جلسات» گفته می شود و باید در صورتجلسه قید و به امضای اعضای حاضر در جلسه برسد.
- در نهایت یک نسخه از صورتجلسه توسط دبیر جلسه برای اعضای جلسه ارسال می شود.
اطلاعیه ها
پیام در فرهنگ لغت چنین تعریف شده است: خبری که به صورت نوشتاری یا گفتاری به ذهن مردم می رسد. اخطاریه یکی از اسناد اداری است که معمولاً به تعداد زیاد در سازمان ها تولید می شود. یک اطلاعیه خوب باید ویژگی های زیر را داشته باشد.
- مختصر باشید: اطلاعیه های طولانی کمتر مورد توجه قرار می گیرند یا نیمه خوانده می شوند.
- نوشته خود را ساده و روان نگه دارید: استفاده از کلمات و جملات پیچیده درک محتوای آگهی را برای خواننده دشوار می کند.
- باید قوانین املا و نگارش در زبان فارسی را رعایت کند: این به خواننده کمک می کند تا اطلاعیه را بهتر درک کند.
اخطاریه یکی از اسناد اداری است که معمولاً به تعداد زیاد در سازمان ها تولید می شود
یک قرارداد
قرارداد از نظر حقوقی تعهدی کتبی است که بر اساس آن دو یا چند شخص حقیقی یا حقوقی نسبت به یکدیگر تعهدات و حقوقی را بر عهده می گیرند. به عبارت دیگر قرارداد یکی از اسناد مهم اداری است که در ادارات و سازمان ها اشکال مختلفی دارد. به عنوان مثال تفاهم نامه، تعهد، اجاره، فروش و غیره. از جمله انواع قرارداد هستند.
گزارش
گزارش یکی از رایج ترین انواع اسناد اداری است که معمولاً در سازمان ها جایگاه ویژه ای دارد. در اینجا چند نکته و اصول برای نوشتن گزارش آورده شده است:
اصول گزارش نویسی
گزارش یکی از مهمترین اسناد اداری است که مدیران اغلب بر اساس آن تصمیم می گیرند. به عبارت دیگر گزارش سندی است که اطلاعات را نه به صورت خام، بلکه به صورت تحلیل شده ارائه می کند. به همین دلیل گزارش ها باید تا حد امکان با استدلال، منطقی و با قابلیت اطمینان بالا تهیه شوند. گزارش نویسی نوعی مهارت است که در آن نویسنده باید مفاهیم مختلف را گرد هم آورد و به نتیجه ای خاص و مستدل برسد.
مهمترین وظیفه نویسنده این است که مانند یک مهندس سازه چارچوب گزارش را به طور اساسی بسازد و در نهایت آن را تکمیل کند. پس از جمع آوری اطلاعات اولیه، خبرنگار باید اطلاعات به دست آمده را طبقه بندی و سپس اولویت بندی کند. به گونه ای که رابطه ای منطقی و معقول بین بند.
گزارش نویسی مهمترین مرحله نوشتن گزارش است. پس از جمع آوری اطلاعات اولیه و ارتباط منطقی مطالب، حداکثر دقت را در ثبت اطلاعات به کار برد. سپس با توجه به مطالب جمع آوری شده، مطالعات قبلی و تحقیقات و آمادگی ذهنی، پیش نویس گزارش را نوشت.
پس از نگارش گزارش، لازم است آنچه نوشته شده را با دقت مرور کرد و آنچه در حین نگارش فراموش شده را در جای مناسب اضافه کرد. پس از تهیه پیش نویس گزارش، برای اطمینان از صحت و کامل بودن مطالب آن را چندین بار مطالعه می کنیم و در نهایت آن را به صورت مکتوب ویرایش می کنیم.
انواع گزارش
گزارش ها از نظر اندازه، موضوع، روش تهیه و … انواع مختلفی دارند که در زیر در این دسته به آنها اشاره می شود:
از نظر ارزش و رسمی
- رسمی و اداری
- غیر رسمی و غیر رسمی
- دوره ای و منظم
از نظر اندازه
- کوتاه و تنگ
- پیچیده و طولانی
بر اساس موضوع
گزارشات اداری، مالی، اقتصادی، فرهنگی، حقوقی، پژوهشی و غیره.
در مورد طبیعت
- گزارش تشریحی
- گزارش تحلیلی
- گزارش ارزیابی
نقش نرم افزار اتوماسیون اداری در بایگانی اسناد اداری
یکی از مهم ترین ویژگی های سیستم یکپارچه مکاتبات اداری یا به عبارتی اتوماسیون اداری، مدیریت گردش اسناد اداری اعم از انواع نامه ها و فرم ها می باشد. اتوماسیون اداری شرکای سیستم با استفاده از فرمی برای تشکیل و توزیع فرم ها، فرآیندهای مربوط به مکاتبات اداری را ساده کرد. بر این اساس وظایف در سازمان به صورت خودکار توزیع و در پوشه افراد قرار می گیرد.
به عبارت دیگر در این مدل نیازی به بایگانی فیزیکی اسناد نیست. زیرا برای هر یک از مدارک اداری فرم های خاصی ایجاد شده و به صورت خودکار در اتوماسیون اداری همکاران در سیستم به گردش در می آید. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد ابزارهای اتوماسیون اداری System Associates و کشف تجربیات مشتریان در استفاده از آن، از صفحه System Associates Office Automation دیدن کنید.
