برنامه عملیاتی چیست؟ | مراحل ایجاد یک برنامه عملیاتی موثر کدام است؟

هدف‌گذاری همواره حس مثبتی به فرد منتقل می‌کند؛ چراکه به هر حال، شخص در حال تعریف چیزی است که قصد رسیدن به آن را دارد. البته باید توجه داشت که اهداف بدون گام‌های عملی مشخص، در حد یک هدف رویایی باقی خواهند ماند! یک برنامه عملیاتی، گام‌های عملی شما را مشخص می‌کند و به همین علت استفاده از برنامه عملیاتی به محبوب‌ترین ابزار مدیریت پروژه تبدیل شده است.

با کمک یک برنامه عملیاتی مؤثر، دقیقاً می‌دانید که چگونه باید به اهداف خود برسید. ما در این مقاله به دنبال آن هستیم تا به شما نشان دهیم که چگونه این نقشه راه واضح را به شکل گام‌به‌گام ایجاد کنید. پس با ما همراه باشید.

برنامه عملیاتی چیست؟

برنامه عملیاتی (Action Plan)، فهرستی از وظایف و مراحلی است که برای دستیابی به اهداف، انجام وظایف و مراحل الزامی هستند. به بیان بهتر، برنامه عملیاتی مؤثر همچون یک طرح مدیریتی مراحلی را که برای دستیابی به موفقیت در اهداف بزرگ ضروری هستند، مشخص می‌کند. بنابراین پس از طی فرآیند تعیین هدف باید یک برنامه عملیاتی با وظایف و بازه‌های زمانی مشخص ایجاد کنید.
 

چه کسی به برنامه عملیاتی نیاز دارد؟

ایجاد برنامه عملیاتی برای کلیه افرادی که به یک فرآیند برنامه‌ریزی گام‌به‌گام نیاز دارند، مفید خواهد بود. زمانی که یک برنامه عملیاتی ایجاد می‌کنید، دقیقاً به تشریح جزئیاتی می‌پردازید که انجام آن‌ها برای دستیابی به هدف پروژه لازم است. این برنامه‌ها می‌توانند در سازمان‌دهی کارهایتان به شما کمک کنند و از طرفی این اطمینان خاطر را ایجاد می‌کنند که برای دستیابی به اهداف تعیین شده، اطلاعات و منابع لازم را در اختیار دارید.

عموماً از برنامه‌های عملیاتی در برنامه‌ریزی‌های استراتژیک کمک گرفته می‌شود. برنامه‌های استراتژیک، اهداف 3 تا 5 ساله‌ای هستند که سازمان یا کسب‌وکار برای رسیدن به آن‌ها تلاش می‌کند. پس از ایجاد یک برنامه استراتژیک، می‌توانید از یک برنامه عملیاتی به منظور ترسیم نحوه اجرای این اهداف استراتژیک بهره ببرید. با انجام این کار، چارچوبی را برای تیم خود فراهم می‌کنید تا کلیه وظایف فردی را به راحتی تشخیص داده و پیگیری کنند.

البته می‌توان از برنامه‌ریزی عملیاتی برای چیزی فراتر از برنامه‌ریزی‌های استراتژیک استفاده کرد. چراکه این ابزار در رسیدن به هر هدف خاص به روش سیستماتیک کاربرد دارد و می‌توان از آن برای اموری مثل برنامه کسب‌وکار، برنامه بازاریابی،برنامه فروش، برنامه عملیاتی پروژه و برنامه توسعه فردی و غیره نیز استفاده کرد.

مراحل ایجاد یک برنامه عملیاتی

در برنامه‌ریزی عملیاتی، 6 مرحله برای رسیدن به یک برنامه عملیاتی مؤثر لازم و ضروری است. این 6 مرحله به شرح زیر هستند:
 

مرحله 1: تعیین هدف هوشمند (Smart Goals)

وقتی صحبت از تعیین اهداف به میان می‌آید، وضوح مهم‌ترین ویژگی است که باید در نظر گرفته شود. در هدف‌گذاری باید از شیوه SMART کمک بگیرید؛ هر یک از حروف در کلمه «SMART» نماینده امر مهمی است:

• S: نماینده Specific به معنای تعیین هدف مشخص و معین
• M: نماینده Measurable به معنای تعیین هدف قابل اندازه‌گیری
• A: نماینده Achievable به معنای تعیین هدف قابل دستیابی
• R: نماینده Realistic به معنای تعیین هدف واقع‌بینانه
• T: نماینده Time-Bound به معنای تعیین هدف دارای زمان‌بندی

به عنوان مثال، هدف شما می‌تواند این باشد که پروژه فعلی خود را (قابل اندازه‌گیری) در 4 ماه (محدود به زمان) بدون هزینه اضافی (هدف مشخص) تحویل دهید. با فرض این که این هدف بر مبنای منابع موجود شما قابل دستیابی بوده و به شکل واقع‌بینانه تنظیم شده، هدف‌گذاری شما به شیوه SMART طراحی شده است.

مرحله 2: مشخص کردن وظایف

حالا که هدف‌تان را به شکلی واضح تعریف کرده‌اید، باید گام‌هایی را که برای رسیدن به اهداف لازم است، مشخص کنید. در این مرحله باید کلیه وظایفی که شما و تیم‌تان باید برای رسیدن به نقاط عطف و هدف اصلی لازم است انجام دهید را مشخص نمائید. در ادامه سعی می‌کنیم چند نمونه برنامه عملیاتی را مورد بررسی قرار دهیم:

• نمونه 1: نمونه برنامه عملیاتی برای هدف افزایش اعضای تیم از 7 نفر به 9 نفر تا ماه ژوئن.
• ملاقات با منابع انسانی برای بحث درباره کمپین استخدام
• ایجاد یک پروژه الگو به منظور ردیابی کاندیداها
• برنامه‌ریزی انجام 3 مصاحبه در هفته

• نمونه 2: نمونه برنامه عملیاتی برای هدف انتخاب و نصب نرم‌افزار جدید مدیریت کار در شرکت تا پایان سه‌ماهه دوم.
• درخواست برای تأمین بودجه مورد نیاز
• ایجاد یک برنامه اجرایی برای سه‌ماهه دوم
• برنامه‌ریزی برای آموزش اعضای تیم

مرحله 3: تخصیص منابع

زمانی که کلیه وظایف را مشخص کردید، در قدم بعدی باید بودجه‌ای را برای پروژه و تهیه تجهیزات لازم اختصاص دهید. البته در برخی مواقع، ممکن است نتوانید قبل از اجرای برنامه عملیاتی خود، کلیه منابع را اختصاص دهید. شاید ابتدا مجبور شوید برای تأمین بودجه درخواست دهید یا قبل از این که بتوانید کار را ادامه دهید به تأیید مدیر اجرایی نیاز داشته باشید.

در حالت آخر، تأمین منابع را به عنوان یک مورد عملیاتی در برنامه خود تعریف کنید تا بتوانید بعداً به آن رسیدگی کنید.

مرحله 4: اولویت‌بندی کارها

زمانی که تیم‌تان اولویت‌های مدنظر خود را تعیین کند، دقیقاً می‌داند که چه کاری را باید اول انجام دهد و در صورت لزوم چه کاری را می‌تواند دوباره برنامه‌ریزی کند. این نکته را به یاد داشته باشید که هیچ برنامه عملیاتی قطعی نبوده و بنابراین، بهترین راه برای توانمندسازی تیم این است که به آن‌ها اطلاع دهید کدام وظایف اولویت بالاتری دارند و کدام از انعطاف‌پذیری بیشتری برخوردارند.

در یک کلام، برای روشن شدن برنامه عملیاتی باید کلیه موارد عملی را بر مبنای اولویت و توالی مرتب کنید:

• اولویت: کارهای مهم و کارهای کم‌اهمیت‌تر
• توالی: ترتیبی که وظایف باید طبق آن تکمیل شوند تا دیگران در شروع کار دچار سردرگمی نشوند.

زمانی که در حال اولویت‌بندی و سازمان‌دهی به موارد عملی هستید، متوجه خواهید شد که برخی از موارد عملی به موارد دیگر وابسته هستند. به عبارت بهتر، تا زمانی که کار قبلی تکمیل نشده، نمی‌توانید کار دیگری را شروع کنید. این وابستگی‌ها را در برنامه عملیاتی برجسته کنید و توالی را در اولویت‌بندی خود لحاظ نمائید. با انجام این کار، چالش‌ها کاهش پیدا می‌کنند و موانعی که موجب می‌شوند تا یک کار کم‌اهمیت‌تر، یک مورد با اولویت بالا را به تأخیر بیندازد، از بین ‌بروند.

مرحله 5: تعیین ضرب‌الاجل‌ها و مراحل مهم

برای این که از همان ابتدای کار هم‌تیمی‌های خود را درگیر کنید، برای کلیه موارد عملی ذکر شده در برنامه عملیاتی، مهلت زمانی تعیین و مراحل مهم را تعریف کنید. یک جدول زمانی یا نمودار گانت (Gantt Chart) ایجاد کنید تا نمای کلی بهتری از وظایف اولویت‌بندی شده، نقاط عطف و مهلت‌های زمانی داشته باشید. این جدول زمانی به عنوان روشی بصری برای پیگیری تاریخ شروع و پایان هر وظیفه در برنامه عملیاتی عمل می‌کند.

به عبارت دیگر، از این جدول زمانی می‌توانید به عنوان یک خط مبنا استفاده کنید و مطمئن شوید که تیم شما در مسیر درستی قرار دارد.

مرحله 6: پایش و اصلاح برنامه عملیاتی

توانایی شما در همگام شدن با تغییرات و نشان دادن انعطاف و سازگاری در برابر آن‌ها، شما را به یک مدیر پروژه عالی تبدیل خواهد کرد. بسیار مهم است که نظارت کاملی بر پیشرفت تیم داشته باشید و در صورت لزوم، اصلاحاتی در برنامه عملیاتی ایجاد کنید.

به یاد داشته باشید که برنامه عملیاتی، قطعی و تغییرناپذیر نیست. بهترین راه برای پیگیری اولویت‌ها و مهلت‌های بالقوه در حال تغییر، استفاده از یک ابزار کاربردی مثل نرم‌افزار CRM است. به این ترتیب، قادر خواهید بود وظایف را در لحظه به‌روزرسانی کنید و تیم خود را در جریان امور قرار دهید.
 

اجرای موفقیت‌آمیز برنامه عملیاتی

3 نکته کلیدی برای اجرای موفقیت‌آمیز برنامه عملیاتی وجود دارد که عبارتند از:

• استفاده از نرم‌افزارهای CRM: استفاده از نرم‌افزار CRM در اجرای اصولی یک برنامه عملیاتی ضروری است؛ چرا که این امکان را می‌دهد تا به راحتی وظایف در حال انجام را پیگیری کنید و بدون وقفه با تیم خود در ارتباط باشید.
• ایجاد و استفاده از الگوها: الگویی ایجاد یا استفاده کنید که کلیه موارد عملی را به همراه یادداشت‌ها، وضعیت و اولویت لیست کند. زمانی که الگویی ایجاد می‌کنید که با نوع پروژه شما مطابقت دارد، می‌توانید بارها و بارها از آن استفاده کنید.
• تیک زدن کارها بعد از تکمیل موارد عملی: پس از تکمیل موارد عملی آن‌ها را تیک بزنید و مطمئن شوید که این موضوع برای کلیه اعضای تیم قابل مشاهده است. بدین شکل مسئول بعدی می‌تواند در اسرع وقت کار خود را شروع کند.

جمع بندی

ایجاد یک برنامه عملیاتی به شما کمک می‌کند تا متمرکز باقی بمانید و با حرکت در مسیر درست، اهداف تعریف شده خود را به واقعیت تبدیل کنید. ناگفته نماند که اگر درباره برنامه عملیاتی و نحوه ایجاد آن به راهنمایی بیشتر نیاز دارید، کافیست با تیم ما در تماس باشید تا راهنمایی‌های تخصصی‌تری در این حوزه دریافت کنید.