می‌دانید که مغز برای ذخیره اطلاعات ساخته نشده است. البته می‌توانید با استفاده از مغز کارهایی که باید انجام دهید را حفظ کنید. ولی وقتی مغز تان را با انبوه کارهایی که باید انجام دهید، شلوغ می‌کنید، قدرتش کم می‌شود. این همان اصل GTD است. با انتقال کارهای‌تان از مغز به ابزارهای مدیریت کار، بازدهی مغزتان را بالا ببرید.
GTD یک سیستم معروف مدیریت زمان است که برمبنای یک اصل ساده قرار دارد: هرچقدر اطلاعات بیشتری در ذهن‌تان نگه دارید، تصمیم‌گیری سخت‌تر می‌شود که کدام مورد به توجه بیشتری نیاز دارد. در نتیجه وقت بیشتری را صرف فکر کردن درباره کارهایی می‌کنید که انجام‌شان مهم‌تر است.
در ادامه تکنیک مدیریت زمان به روش GTD را آورده‌ایم تا بیشتر با این روش آشنا شده و به کمک آن بهره‌وری و بازدهی مغزتان را بالا ببرید.
روش GTD چیست؟
این قانون می‌گوید هر چه اطلاعات بیشتری در ذهن داشته باشید، بهره‌وری و تمرکز مغز کمتر می‌شود. برنامه ریزی به روش GTD یعنی اطلاعات را در یک منبع بیرونی و سازمان یافته ذخیره کنید. وقتی از این روش استفاده کنید، همیشه می‌دانید باید چه کاری انجام دهید.
GTD مخفف چیست؟
GTD مخفف عبارت Getting Things Done است که در سال 2001 دیوید آلن آن را در کتاب به انجام رساندن کارها: هنر بهره‌وری بدون استرس، مطرح کرد. GTD یک استراتژی مدیریت زمان محبوب با پیاده سازی آسان و در عین حال قدرتمند است. حتی اگر خودتان هم نخواهید، مغز به صورت خودکار کارها را مرتب می‌کند تا مطمئن شود چیزی یادش نمی‌رود.
این تکنیک چگونه کار می‌کند؟
این تکنیک به شما کمک می‌کند تا کارها را با ثبت وظایف روی کاغذ انجام دهید و سپس آن‌ها را به موارد عملی برای انجام تقسیم کنید.
انواع افرادی که از روش GTD بهره مند می شوند:
- افرادی که تلاش می‌کنند روی یک مسئله تمرکز کنند.
- افرادی که در زندگی روزمره خود احساس خستگی می‌کنند.
برنامه ریزی به روش GTD
در این روش به جای استفاده از مغز، از یک سیستم پنج مرحله‌ای برای جمع آوری و ذخیره اطاعات مثل ابزار مدیریت کار یا CRM دیدار استفاده می‌کنند. مغزتان برای ذخیره اطلاعات پیچیده ساخته نشده؛ ولی این ابزارها دقیقا به همین منظور ساخته شده‌اند. ابزاری که برای ذخیره و مدیریت کارها استفاده می‌کنید، اهمیت زیادی دارد. دنبال ابزاری باشید که بتوانید با آن اطلاعات شخصی، پروژه و سطح برنامه را ضبط و سازماندهی کنید. تکنیک مدیریت زمان به روش GTD به شما کمک می‌کند زندگی و کارهای دیگران را مدیریت و سازماندهی کنید.
مزایا و معایب روش GTD
GTD یک روش برای مدیریت زمان است و مثل هر روش دیگری مزایا و معایب خودش را دارد.
مزایا
- استفاده راحت
- کاهش فشار ذهنی
- حذف چند وظیفه‌ای
- افزایش بازدهی مغز
- یک منبع بزرگ برای همه‌ی اطلاعات
- برنامه ریزی واضح
- امکان ویرایش ساده
- اولویت بندی
معایب
- راه اندازی آن زمان می‌برد چون باید همه‌ی اطلاعات را در آن وارد کنید
- این برنامه کمک می‌کند وظایف را سازماندهی کنید و در برنامه ریزی کارهای هفتگی و روزانه کاربردی ندارد. البته برای حل این مشکل می‌توانید آن را با یک برنامه مدیریت زمان ادغام کنید.
تکنیک مدیریت زمان به روش GTD
برای به انجام رسیدن کارها، باید 5 مرحله زیر را انجام دهید. این مراحل کمک می‌کنند کارهای‌تان را در یک برنامه خارجی فهرست بندی و سازماندهی کنید:
1. ثبت
قبل از سازماندهی کارها، باید آن‌ها را در مکانی خارج از مغز ثبت کنید. این لیست کارهایی است که باید در آینده انجام دهید. دیوید آلن به این مکان، صندوق ورودی می‌گوید که می‌تواند هر برنامه و ابزاری باشد.
مکان ضبط اطلاعات
اگر می‌خواهید بهره‌وری شخصی‌تان را ارتقا دهید، می‌توانید آن را در یک دفتر بنویسید و اولویت بندی کنید. ولی اگر با یک تیم کار می‌کنید، لازم است که از یک پلتفرم مدیریت زمان استفاده کنید.
روی ثبت تمرکز کنید، نه سازماندهی
اگر در ابتدا اطلاعات سازماندهی نشده بودند، نگران نباشید. این اولین مرحله برنامه ریزی به روش GTD است و در ادامه همه چیز درست می‌شود. در این مرحله فقط باید کارها را در یک جا ذخیره کنید. بهترین کار این است که بلافاصله بعد از ورود اطلاعات به مغز، آن‌ها را ثبت کنید.
استفاده از سیستم مجازی
بهترین راه برای ذخیره اطلاعات استفاده از سیستم‌های مجازی است. ممکن است فهرست کارها زیاد باشد، یا اینکه وسط روز کار جدیدی به شما بگویند و باعث بهم ریختن برنامه شود. در این حالت نوشتن دوباره همه اطلاعات روی کاغذ سخت است؛ ولی در سیستم مجازی کاری ندارد. برای این کار از CRM دیدار استفاده کنید.
2. شفاف سازی
بعد از نوشتن همه چیز، نوبت شفاف سازی است. این مرحله با مرحله سازماندهی همزمان انجام می‌شود، البته نه همیشه. برای شفاف سازی مطمئن شوید که هر مورد در صندوق ورودی‌تان دارای اطلاعات زیر است:
- عنوان قابل اجرا
- هر چیزی که باید در کار بررسی شود
- اهداف پیوست شده
- زمینه‌های مرتبط
اولویت‌ها اهمیت دارد
یادتان باشد که بعضی از کارها ممکن است بیشتر طول بکشند یا اینکه در وسط روز کار دیگری پیش بیاید. مثلاً وسط روز بگویند یکی از همسایه‌های‌تان مرده و باید سر مزار بروید. برای همین وظایف را اولویت بندی کنید تا وقت کنید مهم‌ها را انجام دهید.
وظایف سریع
اگر کاری سریع انجام می‌شود، مثلاً 5 دقیقه. آن را سریع انجام دهید و در لیست کارهای‌تان آن را ننویسید.
کاری که به شما مربوط نمی‌شود را به دیگران محول کنید.
تقسیم کار
سعی کنید کارهای بزرگ‌تر را به چند کار تقسیم کنید، این کار باعث افزایش روحیه و ساده‌تر شدن کار می‌شود.
3. سازمان دهی
همزمان با شفاف سازی، سازماندهی کنید. در این مرحله اطلاعات را به پروژه مربوطه اضافه کنید. این مرحله اهمیت زیادی در برنامه ریزی کارها به روش GTD دارد.
ایجاد ساختار سازمانی
هر بار که به چیزی در صندوق ورودی خود می‌رسید، بعد از توضیح و اضافه کردن اطلاعات جا مانده، آن را از صندوق ورودی خارج کرده و به پروژه مناسب منتقل کنید. اگر هیچ پروژه‌ای ندارید، بهتر است قبل از این کار پروژه‌های جدید را اضافه کنید. بهتر است موارد زیر را ایجاد کنید:
- پروژه همه کاره و مرتب شده بر اساس اولویت
- پروژه‌ای برای یادداشت
- پروژه‌ای برای ردیابی اهداف شخصی و تیمی
- پروژه‌ای برای کارهایی که الان برای‌شان وقت ندارید و در ادامه می‌خواهید آن‌ها را انجام دهید.
- پروژه‌ای برای کارهای رد شده
- پروژه تیمی برای اطلاعات مشترک و دستور جلسات
پاک کردن صندوق ورودی
افراد بعد از اینکه پیام‌ها را خواندند، آن‌ها را حذف می‌کنند تا فضای صندوق ورودی را نگیرد. مغز هم به همین شکل است. بعد از محول کردن کارها به هر پروژه آن‌ها را از ذهن‌تان پاک کنید. در پایان مرحله 3 باید صندوق ورودی خالی باشد.
4. اولویت بندی
روش GTD فقط این نیست که کارها را در یک برنامه تنظیم و بعد فراموش کنید. بلکه باید به طور مکرر کارهای روزانه‌تان را مرور و در صورت لزوم اولویت بندی کنید. برای همین است که تاکید زیادی روی درک اولویت کارها داریم. با اولویت بندی کارها می‌توانید کارهای مهم را در ابتدای روز بگذارید. با این کار مطمئن می‌شوید که حتماً انجام می‌شوند.
زمان اولویت بندی
باید دائماً صندوق ورودی‌تان را چک کرده و کارها را اولویت بندی کنید. بهتر است روزانه دو بار در ابتدا و انتهای روز کارها را اولویت بندی کنید. یادتان باشد که روش GTD برای کاهش بار ذهنی طراحی شده است، پس اولویت بندی را زیاد انجام ندهید. مطمئن شوید که چیزی را از قلم نمی‌اندازید.
5. اقدام
بیشتر کارهای خود را در برنامه ریزی به روش GTD در این مرحله انجام می‌دهید. در اینجا شما ذهن‌تان را پاک کردید و هر کاری که لازم است انجام دهید را سازماندهی کردید. الان فقط یک چیز باقی مانده: به انجام رساندن کارها به بهترین روش.
زمان انجام کار
هیچ قانون و دستورالعملی وجود ندارد که بگوید چه زمانی کارها را انجام دهید. اگر می‌خواهید زمان انجام دادن کارها را بدانید، بهتر است که تکنیک مدیریت زمان به روش GTD را با روش پومودورو ترکیب کنید. در روش پومودورو 25 دقیقه کار می‌کنیم و بعد 5 دقیقه استراحت.
کلام آخر
برای اینکه یک گوشی به خوبی کار کند، باید حافظه آن خالی باشد. وقتی حافظه گوشی پر باشد، سرعت پردازش و کار کردن با گوشی کم می‌شود. مغز هم به همین شکل است. اگر مغزتان پر و مشغول باشد، سرعت انجام کارها کم و بازدهی کاهش می‌یابد. برای خالی کردن مغز از کارها و برنامه‌ها، باید مغزتان را خالی کنید و اطلاعات را به جایی خارج از مغز انتقال دهید. این کار را تکنیک مدیریت زمان به روش GTD می‌گویند که در بالا هر چیزی که لازم بود درباره این روش بدانید را گفتیم.
