افراد موفق جذاب‌تر هستند، با وجود آنکه مثل همه ما انسان‌اند، کارهایی می‌کنند که برای دیگران خارق العاده به نظر می‌رسد. در حالی که موفقیت برای هر یک از ما معنای متفاوتی دارد؛ ولی راه رسیدن به همه‌شان از برنامه ریزی می‌گذرد. در ادامه درسنامه آموزش تکنیک‌های مدیریت زمان افراد می‌خواهیم ببینیم افراد موفق چگونه برنامه ریزی می‌کنند؟ پس همراه ما باشید.
مدیریت زمان با برنامه‌ریزی روزانه
در ادامه یک نمونه برنامه‌ریزی کارهای روزانه رو با هم بررسی می‌کنیم که تقریبا همه افراد موفق از این فرآیند پیروی می‌کنند. البته بعضی از آنها ممکن است یکی از این وظایف رو زودتر یا دیرتر انجام بدهند. یا اصلا در برنامه روزانه‌شان نداشته باشند. اما روالی که در ادامه می‌بینیم بین همه آنها مشترک است.
روال صبحگاهی
شروع روزمان منعکس کننده چگونگی سپری شدن بقیه روز است. اگر از همان ابتدای روز تلاش کنید که به یک روال سالم و سازنده متعهد بشوید، کل روزتان منظم می‌شود. ما برنامه هر فرد موفقی را بررسی کردیم با یک روتین صبحگاهی شروع می‌شد. فقط توجه کنید که روال صبحگاهیتان زیاد طول نکشد. روزانه حدود 30 دقیقه وقت بگذارید تا روال صبحگاهیتان را کامل کنید. این برنامه می‌تواند، انجام حرکات کششی 10 دقیقه‌ای، شستن صورت، صرف صبحانه در حین گوش دادن به یک کتاب صوتی، بررسی برنامه همان روز و سپس رفتن به محل کار باشد.
اگر برنامه صبحگاهیتان سالم است و همسو با اهداف‌تان، تقریبا نیمی از موفقیت را رفتید. خیلی از افراد می‌گویند در ابتدای روز کارهای خودشان را در ابزارهای برنامه ریزی چک می‌کنند و لیستی از کارهایی که هنوز برنامه ریزی نکردند، برای انتظار آماده می‌کنند.
تهیه فهرست کارها
اگر فهرست کارهایتان را ایجاد نکردید، از همین الان این کار را شروع کنید. لیست کارهای آنلاین بهتان کمک می‌کند که یک مکان واحد برای همه‌ی کارهایتان داشته باشید. بعضی از افراد هر روز برنامه ریزی می‌کنند و برخی دیگر برنامه‌شان را به صورت هفتگی تنظیم می‌کنند، این بستگی به خودتان دارد که بدانید کدام برای شما مناسب‌تر است. این لیست بهتان کمک می‌کند خودتان را برای کارها آماده و وقتتان را اولویت بندی کنید.
در حین کار کردن، وظایفی که می‌توانید محول کنید را مشخص کنید. برای این کار لازم نیست که حتماً مدیر یک شرکت بزرگ باشید. افراد موفق می‌دانند که وقت‌شان ارزشمند است و آن را الکی هدر نمی‌دهند. چند نکته:
- یادگیری اولویت بندی کارها می‌تواند شما را موفق‌تر کند.
- افراد موفق در طول روز کارها و ایده‌های‌شان را یادداشت می‌کنند. اگر سعی کنید چیزهای زیادی را در مغزتان حفظ کنید، احتمالا بعضی از آنها را فراموش می‌کنید. لازم است از سیستمی استفاده کنید که بتوانید آسان و سریع کارهای جدید را اضافه کنید.
برنامه ریزی روزانه از قبل
در زندگی نمی‌توانیم برای همه چیز برنامه ریزی کنیم و شرایط همیشه در حال تغییر است. ولی ما می‌توانیم از زمان‌مان به بهترین شکل ممکن استفاده کنیم. این کار مزایا زیادی دارد. از جمله اینکه:
- وقتتان را برای فکر کردن به کاری که باید امروز انجام دهید، تلف نمی‌کنید.
- زمانی را برای کارهای مهم اختصاص دهید.
- کاهش خستگی تصمیم گیری
- استرس کمتر
- تحت کنترل داشتن همه چیز
- تمرکز روی همه چیز
- پیدا کردن زمانی برای پیشرفت شخصی
- دستیابی به اهداف بلند مدت و نظم
با هر دقیقه برنامه ریزی، 10 دقیقه در اجرای کار صرفه جویی کنید. (برایان تریسی)
شروع روز با کار متمرکز
همه ما تجربه داشتیم که روزمان را با تماس یا چک پیام‌ها شروع کنیم و وقتی به خودمان آمده‌ایم، ظهر بوده است. هر چند که همیشه نمی‌توانید زنگ زدن و پیام دادن را بی خیال شوید. فقط بعضی از روزها را طوری تنظیم کنید که در ساعت‌های اولیه مزاحمی نداشته باشید. فقط مطمئن شوید که همکاران و مدیریت با شما موافق هستند. بهتر است جلسات را برای بعد از ظهر بگذارید و در صبح به کارهای مهم‌تر رسیدگی کنید.
قورباغه‌ات را قورت بده
برایان تریسی اصطلاح قورباغه را قورت بده در کتابش آورده است. این اصطلاح به معنی خلاص شدن از کارهای آزاردهنده در اول صبح است تا در طول روز انگیزه داشته باشید. هر چند که خوردن قورباغه یک روش عالی است؛ ولی برای همه مناسب نیست. برخی از افراد می‌خواهند سخت‌ترین کارها را در اول روز انجام دهند و دسته‌ای برعکس هستند. درباره این تکنیک و نحوه اجرای آن در درس 19 صحبت کردیم.
دسته بندی وظایف
کارهای متفاوت در روز به انرژی مختلفی نیاز دارند. برای مثال اگر امروز چند کار مختلف انجام دهید، برای سازگاری با هر یک از آنها باید مقداری وقت صرف کنید. مثلاً در یک روز به مشتری زنگ بزنید، جلسه داشته باشید و تبلیغات بسازید. بهتر است برای هر یک از این کارها یک روز اختصاص دهید. مثلاً جلسات فروشتان را در یک روز مشخص برگزار کنید. افراد موفق این مسئله را به خوبی در زندگی‌شان مدیریت می‌کنند.
برای مثال می‌توانید روز دوشنبه با مشتریان تماس بگیرید، فروش را رهگیری کنید، سه شنبه با تیم‌تان جلسه داشته باشید، پنجشنبه به کارهای بازاریابی بپردازید و جمعه هم تا شب بخوابید. اگر چند پروژه دارید، می‌توانید برای هر کدام یک روز متفاوت بگذارید.
برنامه ریزی برای زندگی شخصی
وقتی کار کمی مانده، ممکن است که آن را به تعویق بیندازید. مثلاً بگویید فلان برنامه تلویزیونی را نگاه می‌کنم و بعد کارم را تمام می‌کنم. تجربه ثابت کرده که این کار باعث می‌شود ساعت بیشتری را برای انجام یک کار صرف کنید. همچنین فهمیدن اینکه بعد از این کار وقتتان آزاد می‌شود و می‌توانید با دوستان‌تان بیرون بروید یا برنامه تلویزیونی ببینید، به شما انگیزه می‌دهد کار را زودتر تمام کنید. افراد موفق زمانی را برای کار و زمانی را برای اوقات فراغت اختصاص می‌دهند.
چند وظیفه‌ای بودن را کنار بگذارید
وقتی می‌توانیم روی چیزی نهایت تمرکز را بکنیم که تنها باشد. وقتی همزمان چند کار را با هم انجام دهید، نمی‌توانید روی آنها تمرکز کنید. چند وظیفه‌ای بودن (multitasking) باعث کاهش بهره وری و افزایش استرس می‌شود. پس از آن دوری کنید.
برنامه ریزی روز بر اساس انرژی
می‌توان گفت یک روز کاری 7 تا 9 ساعت است و میزان بهره وری و انرژی ما مثل هم نیست. مثلاً بعضی از افراد اوایل روز انرژی بیشتری دارند و هر چه به پایان ساعت کاری نزدیک می‌شوند، بهره وری‌شان کم می‌شود. کارهای مهم‌تر را در زمانی که انرژی بیشتری دارید، انجام بدید.
گذاشتن فضاهای سفید در تقویم
افراد موفق می‌دانند که ممکن است روزانه با اتفاقات غیر منتظره روبه‌رو شوند. برای همین فضای سفید یا تایم خالی در برنامه روزانه می‌گذارند تا مطمئن شوند اتفاقات باعث خراب شدن برنامه روزانه‌شان نمی‌شود.
چند عادت برای داشتن یک روز کاری سالم
1. زودتر بیدار شوید
سحر خیز باش تا کامروا باشی. ما از شما نمی‌خواهیم که ساعت 4 صبح بیدار شوید؛ ولی سعی کنید 30 تا 60 دقیقه زودتر از زمانی که عادت دارید بیدار شوید. افراد موفق می‌گویند این کار باعث افزایش بهره وری می‌شود. فردی که صبح بیدار می‌شود، همیشه جلوتر است. این کار از اول آسان نیست؛ ولی کم کم عادت می‌کنید. سعی کنید روزانه 7 تا 9 ساعت بخوابید، اگر صبح زودتر بیدار می‌شوید، شب زودتر بخوابید.
2. ورزش
هر روز صبح ورزش کردن می‌تواند کسل کننده باشد به خصوص اگر زود از خواب بیدار شوید. ولی لازم است هر روز اول صبح 5 تا 10 دقیقه ورزش کنید. این کار باعث افزایش هورمون سروتونین می‌شود و خلق و خوی‌تان را بهتر می‌کند.
3. کتاب بخوانید
خواندن آرامبخش است و باعث می‌شود چیزهای جدید یاد بگیرید. اگر برای این کار وقت ندارید می‌توانید از کتاب‌های صوتی استفاده کنید. روزانه چند ساعت در اینستاگرام و دیگر شبکه‌های اجتماعی هستید، اگر این زمان را به کتاب خواندن اختصاص دهید کلی چیزهای جدید یاد می‌گیرید.
4. هر جا که می‌روید یک بطری آب با خودتان ببرید
آب برای بدن ضروری است و نباید آن را نادیده بگیریم. آب به ما انرژی می‌دهد و باعث می‌شود در طول روز احساس خوبی داشته باشیم. تا حالا تشنه بودید و کار کنید؟ این کار باعث کاهش بهره وری می‌شود. برای همین لازم است همیشه یک بطری آب همراه داشته باشید تا در وقتی که تشنه بودید، آن را بنوشید.
5. غذای خوب بخورید
مهم است که وعده‌های غذایی مناسب داشته باشید. به دیگران توجه نکنید که می‌گویند برای صبحانه فقط یک قهوه می‌خورم. مهم است که همیشه وعده‌های مناسب داشته باشید تا برای کار انرژی داشته باشید.
6. ذهن آگاهی را تمرین کنید
ذهن آگاهی همین نیست که نشسته باشید و در سکوت نفس عمیق بکشید و فکر کنید. این کار در مورد چیزهای کوچک مهم‌تر است. مثلاً وقتی که برای نهار به بیرون رفتید، زیاد خودتان را معطل نکنید یا اگر 20 دقیقه است که از تلفن همراه استفاده می‌کنید، آن را کنار بگذارید. ذهن آگاهی به ما کمک می‌کند از عادت‌های بد خلاص شویم و به هدف‌مان متعهد بمانیم.
کلام آخر
در این مقاله به بررسی نمونه برنامه ریزی کارهای روزانه افراد موفق پرداختیم. این افراد روزشان را از قبل برنامه ریزی می‌کنند. مثلاً دیروز برنامه امروز را چیدن و امروز بدون درگیری ذهنی سراغ انجام کارها می‌روند و ذهن‌شان را به برنامه چیدن مشغول نمی‌کنند. افراد موفق روزشان را کمی زودتر با ورزش صبحگاهی و غذای مناسب شروع می‌کنند تا در طول روز انرژی داشته باشند. همچنین سعی می‌کنند این کار را در زمانی مناسب انجام دهند.
برای شروع برنامه‌ریزی می‌توانید نمونه جدول زیر را دانلود کنید و برنامه‌های روزانه‌تان را در آن بنویسید. به تدریج به برنامه‌ریزی عادت خواهید کرد. نمونه برنامه‌ریزی کارهای روزانه افراد موفق در قالب فایل اکسل شما را در محیط منظم افراد موفق قرار می‌دهد بدون آنکه خودتان متوجه‌اش بشوید.
نمونه برنامه‌ریزی کارهای روزانه افراد موفق
