سیستم VoIP چیست؟ چگونه می توانیم آن را با نرم افزار CRM ادغام کنیم؟

بارها دیده ایم افرادی که به تازگی رشد کسب و کار خود را راه اندازی کرده اند و می خواهند خدمات خود را بهبود بخشند این سوال را مطرح می کنند که VoIP چیست و چگونه کار می کند؟ اگر کار زیادی با تکنولوژی و دنیای دیجیتال انجام نداده اید و به دنبال پاسخی برای این سوال هستید، به جای درستی آمده اید! در این مقاله به این سوال پاسخ می دهیم که VoIP چیست و چگونه می تواند به رشد رشد کسب و کار و صرفه جویی در هزینه کمک کند.

منظور از VoIP چیست؟

واژه VoIP مخفف Voice Over Internet Protocol است. با استفاده از این فناوری می توانید به جای استفاده از خطوط تلفن، تماس های تلفنی خود را از طریق اینترنت برقرار کنید.

برخلاف سیستم‌های تلفن ثابت که محدود به یک تلفن رومیزی است، VoIP امکان برقراری و دریافت تماس‌های تلفنی را از لپ‌تاپ، تبلت، تلفن‌های هوشمند معمولی (از طریق یک برنامه) و حتی تلفن‌های اداری دارای VoIP فراهم می‌کند.

از آنجایی که همه تماس ها از طریق اینترنت انجام می شود، هزینه زیادی برای تماس های داخلی و خارجی نخواهید داشت. اکثر ارائه دهندگان سیستم VoIP، دقیقه های نامحدودی را بدون هزینه اضافی برای تماس ارائه می دهند.

مزایای استفاده از سیستم تماس VoIP

اکنون که متوجه شدیم VoIP چیست، بهتر می توانیم به مزایای آن نگاه کنیم. با استفاده از VoIP، علاوه بر صرفه جویی در هزینه، می توانید از تمام ویژگی های پیشرفته تلفن مانند انتظار بلندگو، مسیریابی، آهنگ های پیشواز، پاسخ خودکار، چندین شماره تلفن و غیره استفاده کنید.

به دلیل همین ویژگی‌هاست که در سال‌های اخیر اکثر کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ به سیستم‌های VoIP مبتنی بر ابر از طریق تلفن‌های سنتی روی آورده‌اند. در زیر به اختصار به برخی از مزایای VoIP اشاره می کنیم.

پرداخت ماهانه کمتر

شاید بزرگترین مزیت VoIP این باشد که هزینه ماهانه کمتری برای تماس های داخلی و بین المللی خواهید داشت. اکثر ارائه دهندگان تلفن VoIP برای تماس های داخلی نامحدود هزینه ای دریافت نمی کنند و تماس های بین المللی معمولاً ارزان هستند.

در عین حال، در خدمات پشتیبانی که در حال حاضر برای تلفن ثابت خود پرداخت می کنید، صرفه جویی خواهید کرد.

از هر کجای دنیا تماس بگیرید و تماس بگیرید!

با VoIP، برای برقراری تماس های تلفنی نیازی به حضور در دفتر، محل کار یا نشستن پشت میز ندارید. شما می توانید تماس ها را از هر کجای دنیا انجام دهید. این ویژگی برای تیم هایی با کارمندان یا مدیران از راه دور عالی است.

مقیاس پذیری و انعطاف پذیری بالا

یکی دیگر از مزایای VoIP مقیاس پذیری و انعطاف پذیری بالای آن است. با استفاده از این سیستم، اگر به فکر استخدام کارمندان بیشتر یا افتتاح شعبه جدید در شهری جدید هستید، دیگر نگران خرید تلفن ها و کابل های خسته کننده قدیمی نباشید.

در اینجا می توانید به اعضای تیم جدید خود دسترسی داشته باشید و با چند کلیک آنها را به داشبورد تلفن دیجیتال اضافه کنید.

از آنجایی که VoIP روی همه گوشی‌های هوشمند کار می‌کند، حتی می‌توانید برنامه را روی تلفن شخصی خود نصب کنید و تجهیزات اضافی را کاهش دهید و فضای بیشتری را روی میز خالی کنید!

VoIP چگونه کار می کند؟

برای درک نحوه عملکرد VoIP، نگاهی به پشت صحنه این سیستم خواهیم داشت.

هنگامی که یک شرکت با استفاده از VoIP با مشتری تماس تلفنی برقرار می کند، برنامه تلفن یا آداپتور VoIP سیگنال صوتی آنالوگ را دریافت کرده و آن را به سیگنال دیجیتال تبدیل می کند.

سپس این داده صوتی دیجیتال از طریق اینترنت برای ارائه دهنده خدمات VoIP ارسال می شود و در نهایت پیام شرکت به تلفن مشتری می رسد.

این فرآیند کاملا دیجیتالی است و تقریباً به صورت آنی اتفاق می افتد. به همین دلیل است که کیفیت صدای VoIP گاهی حتی بهتر از تماس های تلفنی معمولی است.

تفاوت بین سیستم تلفن قدیمی و VoIP چیست؟

سیستم های تلفن قدیمی از سوئیچینگ مدار برای برقراری تماس استفاده می کردند. هنگامی که از طریق شبکه عمومی تلفن سوئیچ شده (PSTN) تماس برقرار می کنید، توسط یک مدار مخابراتی به فردی در انتهای دیگر تماس متصل می شوید.

این بدان معناست که گفتگو در حال حاضر در حال انجام است.

درست است که فناوری سوئیچینگ مدار بیش از 100 سال است که در جهان مورد استفاده قرار گرفته و کاملاً قابل اعتماد است. اما این مقرون به صرفه ترین یا کارآمدترین گزینه برای رشد کسب و کار نیست.

VoIP به جای این فناوری از روش «سوئیچینگ بسته» استفاده می کند. در اینجا، داده ها فقط در صورت نیاز ارسال می شوند. نیازی نیست همیشه از هر دو طرف متصل باشید.

به عبارت دیگر، شما و طرف مقابل معمولاً همزمان با هم صحبت نمی کنید.

اگرچه VoIP ممکن است کمی پیچیده به نظر برسد، اما بدون شک روشی ارزان‌تر و سریع‌تر برای برقراری تماس‌های تلفنی است. احتمالاً قبلاً از VoIP با برنامه هایی مانند Skype یا Google Voice استفاده کرده اید بدون اینکه بدانید VoIP چیست و چگونه کار می کند.

نحوه برقراری تماس با استفاده از VoIP

برای برقراری تماس VoIP، ابتدا به یک ارائه دهنده خدمات VoIP نیاز دارید. البته نباید لزوم اتصال به اینترنت با پهنای باند خوب را فراموش کرد. هنگامی که این دو مورد را دارید، می توانید با هر یک از دستگاه های زیر تماس های VoIP برقرار کنید.

1) شماره تلفن فعلی شما

در اینجا می توانید با استفاده از ATA (آداپتور آنالوگ تلفن) به یک سیستم VoIP متصل شوید. ATA به تلفن معمولی شما یک آدرس IP می دهد. اساساً شما به جای اینکه تلفن خود را مستقیماً به جک مخابراتی وصل کنید، به ATA وصل می‌شوید.

2) تلفن IP

در نگاه اول، یک تلفن IP مانند یک تلفن معمولی کار می کند. چون مانند گوشی های قدیمی دکمه دارد و معمولا برای شارژ در پایه قرار می گیرد. با این حال، به جای کانکتور تلفن RJ-11، تلفن های IP دارای کانکتور RJ-45 هستند. این بدان معناست که به یک پورت اترنت در روتر شما متصل است، نه جک تلفن.

3) کامپیوتر یا لپ تاپ

بسیاری از افراد می پرسند که روش استفاده از لبتاب برای برقراری تماس VoIP چیست؟

خیلی ساده است. به نرم افزاری نیاز دارید که به شما امکان برقراری تماس VoIP را بدهد. البته به کارت صدا، هدفون یا میکروفون و بلندگو هم نیاز دارید. اکثر ارائه دهندگان محبوب VoIP نرم افزاری برای ویندوز و مک دارند.

4) موبایل

در اینجا به برنامه مناسب و اتصال Wi-Fi نیاز دارید. در همین حال، می توانید از داده های تلفن همراه با سرعت 4G یا بالاتر استفاده کنید. اکثر برنامه های VoIP روی همه گوشی های هوشمند اندروید و iOS کار می کنند.

ادغام و ادغام VoIP و CRM

تا اینجا در مقاله توضیح دادیم که VoIP چیست و چگونه کار می کند. اگر مقاله را به دقت مطالعه کرده باشید، باید بدانید که VoIP مخفف Voice over Internet Protocol است و به جای خطوط مخابراتی قدیمی از اینترنت برای برقراری تماس استفاده می کند.

از طرف دیگر، احتمالاً می دانید که نرم افزار CRM مخفف “مدیریت ارتباط با مشتری” است و برای ردیابی و تجزیه و تحلیل ارتباط یک برند با مشتریان استفاده می شود.

ادغام و ادغام این دو پلتفرم زمانی اتفاق می افتد که هر دو سیستم به طور موثر داده ها را بدون نیاز به ورودی دستی یا مداخله فیزیکی کاربر با یکدیگر به اشتراک می گذارند. این ادغام به طور طبیعی باعث صرفه جویی در هزینه و زمان زیادی می شود. در عین حال، یک گردش کار بدون درز ایجاد می کند که بهره وری را تا حد زیادی افزایش می دهد.

چگونه VoIP و CRM را ادغام کنیم؟

تجربه ثابت کرده است که ارتباطات و جریان اطلاعاتی که بین این دو نرم افزار شکل می گیرد تا حد زیادی منجر به افزایش فروش، بهبود نرخ حفظ مشتری و تاثیر مثبت بر سفر مشتری می شود.

هنگامی که یک سیستم تلفن VoIP را با یک CRM ادغام می کنید، به اطلاعات هر مشتری در هر دو پلتفرم دسترسی خواهید داشت. به عنوان مثال، هنگامی که یک مشتری جدید با شرکت شما تماس می گیرد، اطلاعات و جزئیات تماس مشتری به طور خودکار در پایگاه داده CRM ذخیره می شود. بدون نیاز به دخالت هیچ کارمندی.

این ویژگی به شما ایده های زیادی در مورد اینکه چه کسی تماس می گیرد و چگونه آنها را جذب می کند، می دهد. به این ترتیب در آینده می توانید با تکنیک های حساب شده نرخ تبدیل خود را افزایش دهید. با استفاده از تکنیک های مشابه، تبدیل ها را افزایش دهید.

مزایای یکپارچه سازی VoIP و CRM چیست؟

تا اینجا ما به برخی از مزایای استفاده از این دو سیستم نگاه کردیم و گفتیم که هدف اصلی یکپارچه سازی CRM و VoIP چیست. در زیر با جزئیات بیشتری در مورد این مزایا و کاربردها صحبت خواهیم کرد.

جزئیات مشتری را در اسرع وقت به روز کنید

وقتی داده‌های مشتری در زمان واقعی به‌روزرسانی می‌شوند، تیم شما نیازی به صرف زمان زیادی برای وارد کردن اطلاعات جدید مشتری یا به‌روزرسانی دستی داده‌ها ندارد. این ویژگی باعث صرفه جویی در وقت کارمندان می شود و به آنها اجازه می دهد تا روی کارهای مهم تری تمرکز کنند.

تضمین صحت اطلاعات

یکپارچه‌سازی VoIP و CRM تضمین می‌کند که داده‌های مهم مشتری گم نمی‌شوند یا به اشتباه وارد نمی‌شوند. وقتی اطلاعات مشتری به صورت دستی وارد شود، خطای انسانی ناگزیر بخشی از کار خواهد بود. اشتباهاتی که گاهی ممکن است برای شرکت هزینه گزافی داشته باشد یا تجربه کاربری را تضعیف کند.

بهبود رضایت مشتری با تعاملات شخصی

پس از ادغام VoIP و CRM، اطلاعاتی که در مورد مشتریان ثبت می کنید در دسترس همه کارمندان قرار می گیرد. این به خودی خود ارائه خدمات بهتر به مشتریان را آسان تر می کند.

چرا؟

زیرا کارمندان شما داده های مورد نیاز خود را از هر کجای دنیا در اختیار دارند. در عین حال می توانند مشتریان را به مناسب ترین کارمند مطابق با نیازشان هدایت کنند. این ویژگی مخصوصاً برای شرکت هایی که شعبه های متعددی دارند و یا دفاتر مختلفی در سرتاسر دنیا تاسیس کرده اند مفید است.

کاهش هزینه های عملیاتی رشد کسب و کار

وقتی هر یک از سیستم ها به صورت جداگانه در زمان، پول و انرژی رشد کسب و کار صرفه جویی می کنند، حالا حدس بزنید بعد از یکپارچه شدن چه اتفاقی می افتد!

تا اینجا شاهد بودیم که VoIP و CRM اهداف مشترک زیادی دارند. اکنون، زمانی که آنها با هم کار می کنند، می توانند با بهبود رضایت مشتری و افزایش بهره وری کارکنان، هزینه های عملیاتی رشد کسب و کار را به میزان قابل توجهی کاهش دهند.

نتیجه

کسب و کارهایی که به دنبال راهی برای بهبود کارایی، کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری هستند، نباید از سیستم VoIP غافل شوند! ابزاری که می توان از آن برای برقراری و دریافت تماس های تلفنی از طریق اینترنت استفاده کرد. از سوی دیگر، یکپارچه سازی CRM و VoIP یکی از محبوب ترین روش هایی است که شرکت ها برای بهبود رضایت مشتری از آن استفاده می کنند. هنگامی که این سیستم ها راه اندازی و اجرا می شوند، تعجب خواهید کرد که چگونه بدون آنها نیازهای مشتری را برآورده کرده اید…!