شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟ [ مثال عملی تعیین KPI ]

KPI ها مخفف شاخص کلیدی عملکرد و به معنی شاخص کلیدی عملکرد و به طور خلاصه، KPI یک مقدار قابل اندازه گیری برای ارزیابی عملکرد یک فرد، سازمان یا واحد است.

اگر صاحب یک شرکت یا اجرای یک پروژه شخصی هستید، قطعا به آن نیاز دارید تعریف KPI ها شما دارید و باید آنها را بسنجید.

ولی KPI چیست؟ چقدر در دستیابی به اهداف موثر است؟ چگونه آن را برای شرکت خود تنظیم کنم؟ و انواع آن چیست؟ چگونه می توانم از این شاخص برای بهبود موقعیت شرکتم استفاده کنم؟

در این مقاله پاسخی واضح و ساده برای تمام این سوالات خواهید یافت که به شما کمک می کند از KPI به نفع شرکت و کارمندان خود استفاده کنید.

KPI به چه معناست؟

KPI مخفف Key Performance Indicator است و به معنای یک شاخص کلیدی عملکرد خوب.

KPI چیست؟

KPI یا شاخص های کلیدی عملکرد، ارزش قابل اندازه گیری این نشان می دهد که یک شرکت چقدر به دست آورده است اهداف اصلی رشد کسب و کار موفقیت آمیز است بنابراین KPI توسط بسیاری از سازمان ها در سطوح مختلف استفاده می شود ارزیابی موفقیت از آنها برای رسیدن به اهداف استفاده می شود.

تعریف KPI ها در منابع موثق عبارتند از:

• تعریف KPI ها در فرهنگ لغت آکسفورد: یکی معیارهای قابل اندازه گیری این برای ارزیابی موفقیت یک سازمانکارمند و غیره دستیابی به اهداف عملکرد استفاده می شود
• تعریف Investopedia از جانب KPI ها: یک سری از معیارهای قابل اندازه گیری یک شرکت برای سنجش عملکرد در طول زمان به تنهایی استفاده می شود.
• تعریف KPI ها در فرهنگ لغت مک میلان: روش برای اندازه گیری عملکرد یک سازمان و پیشرفت آن در جهت دستیابی به اهدافش.

KPIهای سطح بالا شاید عملکرد کلی در حالی که روی تجارت تمرکز کنید KPIهای سطح پایین آنها می توانند بر عملیات در زمینه هایی مانند KPI برای فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و موارد دیگر تمرکز کنند.

این یک تعریف بسیار آکادمیک است، بنابراین اجازه دهید کمی دقیق تر باشیم. شما برای رسیدن به اهدافی یک شرکت یا وب سایت راه اندازی می کنید. از طریق شاخص های کلیدی عملکرد، چه کم و چه زیاد، می توانید میزان موفقیت یا شکست میزان دستیابی به این اهداف را بسنجید.

بیایید با یک مثال توضیح دهیم:

شما شرکتی دارید که در زمینه طراحی و فروش دستگاه های صنعتی تخصص دارد و هدف شما این است که تعداد مشخصی از محصول خود را در زمان مشخصی بفروشید.

مورد استفاده قرار گرفته شاخص عملکرد شما می توانید موفقیت یا شکست را اندازه گیری کنید. حجم فروش را در نظر بگیرید و بپذیرید که به هدف خود نرسیدید. بنابراین شما به دنبال راهی برای افزایش حجم فروش و رسیدن به هدف تعیین شده هستید. شاید آن راه حل ایجاد یک فروشگاه آنلاین برای نمایش محصولات یا شروع تبلیغات هدفمندتر باشد.

چه زمانی باید از KPI استفاده کنم؟

زمانی که نیاز به پیگیری دارید در طول زمان به سمت یک هدف پیشرفت کنید شما دارید، از KPI ها استفاده کنید.

KPI برای چه مواردی استفاده می شود؟

KPI ها توسط افراد و سازمان ها برای اندازه گیری موفقیت آنها در دستیابی به اهداف حیاتی استفاده می شود.

برای افراد امکان پذیر است شاخص های اصلی عملکرد سلامتی، درآمد و مسائل شخصی را شناسایی کنید. اما در سازمان ها، شاخص کلیدی عملکرد سطح بالا می تواند بر عملکرد کلی شرکت تمرکز کند. در حالی که KPIهای سطح پایین می توانند بر روی فرآیندهای درون یک بخش تمرکز کنند.

کدام شرکت ها از شاخص های کلیدی عملکرد استفاده می کنند؟

همه سازمان ها. صرف نظر از اندازه و واحدها، همه سازمان هایی که هدف مشخصی دارند و معتقدند ایجاد استراتژی برای دستیابی به آن اهداف مهم است، از KPI استفاده می کنند.

چرا KPI ها مهم هستند؟

دستیابی به اهداف به پیگیری هدفمند و مداوم نتایج بستگی دارد. KPI ها مهم هستند زیرا به عنوان یک چراغ راهنما عمل می کنند تا شما را به جایی که می خواهید برسانید.

اگر نمی دانید چگونه، چگونه و چرا در برخی زمینه ها پیشرفت می کنید، واقعاً نمی دانید که به عنوان یک سازمان به کجا می روید! بدون استفاده از KPI ها، نمی دانید که آیا در حال پیشرفت به سمت اهداف استراتژیک خود هستید یا خیر. KPI به عنوان “بررسی پالس” برنامه استراتژیک عمل کنید

چه کسی KPI ها را تعیین می کند؟

پاسخ کوتاه: همه. به عنوان مثال، KPI توسط افراد برای ردیابی اهداف مرتبط با سلامت و توسط سازمان ها برای ردیابی آنها استفاده می شود اهداف تجاری استفاده کنید.

در یک رشد کسب و کار، معمولاً KPIهای جداگانه وجود دارد (مانند KPIهای بازاریابی، KPIهای فروش و KPIهای پشتیبانی مشتری). این شاخص‌های کلیدی عملکرد اغلب توسط روسای بخش ایجاد می‌شوند و مدیران بخش اطمینان حاصل می‌کنند که تیم همسو شده و بر اساس آن حرکت می‌کند.

سپس KPIهای رایج معمولا توسط مدیرعامل و تیم اجرایی سازمان تعیین می شود. شاخص های کلیدی عملکرد بخش باید طوری ایجاد شود که حاصل جمع آنها یک چرخ باشد KPIهای جامع آن را تحریک کنید!

چگونه KPI ها را برای ردیابی انتخاب کنم؟

به راحتی می توان خود را متقاعد کرد که باید همه چیز را در مورد سازمان خود اندازه گیری کنید. با این حال، این را به خاطر بسپارید KPI مخفف Key Performance Indicators است. شما می خواهید تنها مهم ترین و تاثیرگذارترین معیارها را اندازه گیری کنید. برای شناسایی بهترین KPI، اقدامات خود را به اهداف استراتژیک خود پیوند دهید. اطمینان حاصل کنید که آنها با آنچه شما امیدوارید در سازمان خود به دست آورید مرتبط هستند.

چگونه شاخص های کلیدی عملکرد را به درستی تعریف کنیم؟

ممکن است تعریف آنها دشوار باشد، اما مطمئن باشید زمانی که شاخص های عملکرد را به درستی تعریف کنید، به نتایج مطلوب و دستیابی به اهداف شرکت می انجامد.

این مراحل یا پاسخ به این سوالات به شما کمک می کند شاخص مناسب برای شرکت خود آماده شوید. مثلا:

• آیا هدف شما مشخص است؟
• آیا می توانید پیشرفت به سمت این هدف را اندازه گیری کنید؟
• آیا هدف واقع بینانه قابل دستیابی است؟
• هدف چقدر با سازمان شما مرتبط است؟
• چارچوب زمانی برای دستیابی به این هدف چیست؟
• پیشرفت کوتاه مدت را چگونه و چه زمانی ارزیابی می کنید؟
• چگونه و چه زمانی پیشرفت بلندمدت را دوباره ارزیابی می کنید؟

SMART KPI چیست؟

سازمان ها اغلب از معیارهای SMART به KPI ایجاد کنید به خوبی از آن استفاده می کنند. KPI های هوشمند این است: خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و مرتبط، محدود به زمان.

• اسخاص به این معنی است که شاخص های انتخاب شده باید خاص باشند.
• مقابل اندازه گیری یعنی باید قابل اندازه گیری باشد.
• آقابل دستیابی به این معنی است که شاخص ها باید دست یافتنی باشند.
• آرواقع بینانه به معنای انتخاب شدن بر اساس واقعیت و مرتبط و مناسب برای رشد کسب و کار است.
• تیime-Bound به این معنی است که شاخص باید به یک زمان مشخص محدود شود.

چگونه یک KPI ایجاد کنم؟

فرض کنید هدف کلی شما افزایش فروش کتاب برای امسال است. شما این KPI را می سازید شاخص عملکرد کلیدی برای فروش کتاب شما خودتان را صدا می کنید در اینجا نحوه تعریف KPI آورده شده است:

• چه (هدف): فروش کتاب در سال جاری 15 درصد افزایش یافته است.
• چرا (اثرات): این هدف باعث افزایش سود در سال جاری می شود
• نحوه اندازه گیری پیشرفت: پیشرفت با افزایش تعداد کتاب های فروخته شده و درآمد حاصل از آن سنجیده می شود.
• چگونه: از طریق یک وبلاگ یا صفحه اینستاگرام با موضوعات مرتبط با حوزه انتشارات ما، بازدیدکنندگان را به فروشگاه انتشارات آنلاین هدایت کنید.
• چه کسی (مسئول مستقیم ارزیابی): مدیر بازاریابی محتوا مسئول این KPI خواهد بود.
• نتایج مورد انتظار: امسال فروش کتاب 15 درصد افزایش می یابد.
• زمان (دوره بررسی): پیشرفت KPI به صورت ماهانه بررسی می شود.

چه چیزی را باید در گزارش KPI لحاظ کنم؟

آنچه در گزارش خود لحاظ می کنید تا حد زیادی به مخاطبان شما بستگی دارد. با این حال، اطلاعات کمی در مورد هر یک وجود دارد گزارش KPI باید گنجانده شود. مهم است که اهداف، داده ها و محاسبات KPI خود را برای اندازه گیری نشان دهید و داده ها را در قالبی قابل درک گزارش دهید.

چگونه می توانم KPI ها را گزارش کنم؟

گزارش KPI ارائه ای که عملکرد فعلی شما را در مقابل اهدافتان خلاصه می کند. می توان آن را به روش های مختلفی ارائه کرد، از فایل های اکسل و اسلایدهای پاورپوینت گرفته تا گزارش های مکتوب رسمی یا گزارش های ایجاد شده توسط نرم افزار CRM.

به طور سنتی KPI گزارش می دهد آنها به صورت فصلی تهیه می شدند. اما با کمک نرم افزار پارس ویتایگر CRM می توانید هر زمان که بخواهید این گزارش ها را ایجاد و مشاهده کنید.

دستیابی به اهداف KPI با استفاده از نرم افزار پارس ویتایگر CRM

اگر مقاله “نرم افزار CRM چیست؟” خوانده اید، می دانید که یکی از وظایف مهم این نرم افزار یکپارچه سازی و جمع آوری اطلاعات از کل سازمان، وب سایت و سایر ابزارهای موجود مانند نرم افزار حسابداری و سایر موارد در یک مکان است.

نرم افزار CRM علاوه بر جمع آوری اطلاعات، دارای سیستم گزارش دهی، داشبورد و لینک نرم افزار BI (هوش تجاری) است.

بنابراین با استفاده از داده ها و امکانات موجود در نرم افزار CRM می توانید گزارش های مربوط به KPI های شما آن را فوراً از CRM دریافت کنید. همچنین می توانید برای شاخص های خاص فرمول هایی را ارزیابی کرده و بنویسید.

برخی از ویژگی های نرم افزار CRM پارس ویتایگر که به شما در دستیابی و تأیید KPI کمک می کند عبارتند از:

• جمع آوری و یکپارچه سازی اطلاعات
• داشبورد کنترل
• سیستم گزارش دهی
• با نرم افزار BI (هوش تجاری) مانند Power BI ارتباط برقرار کنید
• امکان ایجاد گزارش های دوره ای و ارسال آن ها بر اساس زمان بندی
• کارهای تکراری را با گردش کار به طور خودکار انجام دهید تا کارها را سرعت بخشید

البته این تنها ویژگی های نرم افزار CRM پارس ویتایگر نیست. برای اطلاع از سایر امکانات با مشاورین پارس ویتایگر تماس بگیرید.

چگونه عملکرد KPI را نشان دهیم؟

متأسفانه، سازمان‌ها کورکورانه KPIهای شناخته شده را می‌پذیرند، سپس تعجب می‌کنند که چه چرا KPI ها خود رشد کسب و کار را منعکس نمی کنند؟ و در ایجاد تغییر مثبت در سازمان شکست می خورند.

برای اینکه شاخص های تعریف شده موثر واقع شوند و پس از تعریف و اندازه گیری به درستی عمل کنند، تمامی مدیران مسئول شرکت باید همکاری داشته باشند.

این بدان معناست که هر بخش به تنهایی و جدا از بخش دیگر کار نمی کند و هر فردی در شرکت باید هدف اصلی را برای رسیدن به اهداف شرکت داشته باشد، از مدیر و مالک شرکت گرفته تا کوچکترین کارمند.

از طرف دیگر KPI های تعریف شده آنها باید دارای ویژگی های SMART باشند که در بالا توضیح داده شد:

• خاص
• قابل اندازه گیری
• در دسترس
• واقع بینانه و مرتبط
• در زمان محدود است

چرا باید KPI ها را بررسی کنم؟

اهداف ممکن است در طول زمان تغییر کنند و عملکرد و پیشرفت به سمت آن اهداف قطعا تغییر خواهد کرد. به این ترتیب، شاخص های کلیدی عملکرد سه ماه پیش ممکن است امروز چندان مرتبط نباشند. به همین دلیل مهم است KPI خود را مرتباً تنظیم کنید و هرگز فراموش نکن

چه زمانی باید KPI ها را بررسی کنم؟

KPIها باید در نقاط مختلف باشند. در رابطه با مهلتی که برای رسیدن به هدف تعیین کرده اید بررسی شود.

مثلاما تصمیم گرفتیم که این هدف باید ظرف یک سال محقق شود. بنابراین، اگر این زمان برای اندازه‌گیری پیشرفت کافی باشد، می‌توان بررسی‌ها را ماهانه انجام داد.

نمونه ها و انواع مختلف KPI چیست؟

KPI شامل 11 نوع مختلف است با دانش دقیق هر کدام، می توانید KPIهای بهتری را برای اهداف استراتژیک خود انتخاب کنید. انواع شاخص های کلیدی عبارتند از:

• شاخص کمی
• شاخص کیفیت
• شاخص پیشرو
• شاخص عقب مانده
• شاخص های ورودی
• شاخص فرآیند
• شاخص های خروجی
• شاخص های عملی
• تابلوهای راهنما
• شاخص های عملی
• شاخص های کلیدی عملکرد مالی

برای راهنمایی شما، علاوه بر بررسی انواع KPIها، در مقاله زیر چند نمونه از این KPIها را در واحدهای مختلف فهرست و توضیح داده ایم:

انواع KPI با نمونه هایی از KPI

نتیجه

شما باید KPI ها را بدانید. به بسیاری از سوالاتی که ممکن است هنگام نگاه کردن به رشد کسب و کار خود داشته باشید پاسخ داده شده است. با استفاده از شاخص ها، خطاها، عیوب، حذف یا اصلاح شده، سازمان یا شرکت شما به اهداف خود دست خواهد یافت.