امروزه خرید کردن در حالت عادی خیلی راحت شده. به فروشگاه می‌روید، کالای موردنیازتان را برمی‌دارید، کارت می‌کشید و حساب می‌کنید. شاید حتی رسید هم نگیرید. اما وقتی حرف از معاملات بزرگتر و بین کسب‌وکارها می‌شود، فاکتور فروش اهمیت زیادی پیدا می‌کند. اصلا بدون فاکتور، خرید نمی‌کنید.
فاکتور فروش یک رسید دستی است که به کمک آن پیگیری می‌کنید چه چیزی را به مشتری فروخته‌اید. در این مقاله می‌خواهیم به تمام سوالات شما درباره فاکتور فروش پاسخ دهیم. اینکه فاکتور فروش از چه بخش‌هایی تشکیل شده، چه چیزهایی را باید در فاکتور بیاورید. چه مراحلی را باید طی کنید تا فاکتور فروش صادر کنید. همه و همه را در این مقاله توضیح می‌دهیم. پس با ما همراه باشید.
فاکتور فروش چیست؟
فاکتور فروش یا sales invoice یک سند حسابداری است که فروشنده برای خریدار ارسال می‌کند. خدمات ارائه شده، محصولات فروش و مبلغ بدهی مشتری در فاکتورها نوشته می‌شود.
نحوه عملکرد فاکتور فروش
در پایان فرایند فروش، بیزنس‌ها فاکتورهایی را برای درخواست پرداخت از مشتری می‌نویسند. در اکثر شرکت‌ها فاکتور فروش در زمان تحویل محصول یا بلافاصله بعد از خرید نوشته می‌شود. این روزها برای نوشتن فاکتور بیشتر از برنامه‌های صورت حساب استفاده می‌شود.
عناصر کلیدی فاکتور فروش
فاکتور فروش دارای اطلاعات زیادی در یک فضای کوچک است. هر فاکتور ممکن است شامل موارد خاصی باشد؛ ولی موارد زیر در بین همه‌ی آن‌ها مشترک است:
- اطلاعات تماس
- شماره فاکتور و تاریخ
- شرح کالا یا خدمات ارائه شده
- شرایط پرداخت
- مبلغ سررسید
- اطلاعات تماس مشتری و فروشنده
هر چند که این روزها فاکتورها از طریق ایمیل ارسال می‌شوند؛ ولی بیشتر آن‌ها دارای آدرس و شماره تلفن هستند.
شماره فاکتور و تاریخ
شماره فاکتور به خریداران و فروشندگان کمک می‌کند تا آسان‌تر بتوانند اسناد را پیگیری کنند. تاریخ صدور فاکتور فروش به شناسایی و شرایط پرداخت کمک می‌کند. این بخش، خیلی وقت‌ها به کار شما می‌آید؛ مثلا وقتی که فرد تاریخ دقیقی برای پرداخت به شما نمی‌گوید؛ مثلاً می‌گوید 30 روز دیگر پرداخت می‌کنم.
شرح کالا یا خدمات ارائه شده
در این قسمت کالا یا خدمات ارائه شده، تعداد و قیمت هر محصول و کل نوشته می‌شود.
شرایط پرداخت
فروشندگان شرایط پرداخت را در فاکتور فروش می‌نویسند تا مشتری بداند کی، چگونه و چقدر پرداخت داشته باشد. مثلاً شماره حساب خود را می‌نویسند تا مستقیم پول را به حساب‌شان بزنید. البته بعضی از شرکت‌ها فقط زمانی فاکتور را به مشتری تحویل می‌دهند که پرداخت را انجام داده باشد.
مبلغ سررسید
به منظور سردرگمی در فاکتورهای فروش، همیشه در آن‌ها مبلغ کل حساب و مبلغ پرداخت شده را می‌نویسند. مبلغ کل باید با احتساب مالیات و تخفیف‌ها باشد.
چرا فاکتورهای فروش مهم هستند؟
به جز اطمینان از زمان درست پرداخت، فاکتور فروش مزیت‌های دیگری هم برای فروش، برنامه ریزی و پیش بینی شرکت دارد.
1. حسابداری سازمان یافته
فاکتورها وسیله‌ای برای نگهداری حساب‌ها و سوابق تحصیلی هستند. به صورت میانگین یک بیزنس 14 ساعت در هفته را صرف پیگیری پرداخت‌های معوق می‌کند. این نشان می‌دهد که سوابق شفاف و بروز برای جریان نقدی بیزنس حیاتی است. داشتن سیستم فاکتور فروش مناسب به شما این امکان را می‌دهد که پرداخت‌های معوقه را فراموش نمی‌کنید.
2. مدیریت موجودی
اگر بیزنس‌تان محصولات فیزیکی می‌فروشد، فاکتورها برای ردیابی موجودی اهمیت ویژه‌ای دارند. شما با توجه به فاکتورها می‌دانید که چه مقدار از هر محصول در انبار دارید، همچنین با توجه به آن‌ها بهتر می‌توانید پیش بینی کنید. همچنین فاکتورهای فروش بهتان کمک می‌کند فروش را بیشتر و آسان و دقیق‌تر حساب کنید. در ادامه یک نمونه فاکتور فروش word را آوردیم که برای این کار کمک زیادی به شما می‌کند.
3. تجزیه و تحلیل
تجزیه و تحلیل فروش با استفاده از فاکتورهای فروش خیلی دقیق و آسان‌تر است. اعداد موجود در فاکتورها بینش‌ها و داده‌های بودجه بندی را برای برنامه تجاری ارائه می‌دهند. سازماندهی فاکتور کمک می‌کند میزان نقدینگی آینده را پیش بینی کنید. برای مثال اگر بدانید 3 چک 200 میلیونی برای 5 روز بعد دارید، می‌توانید برای خرید تجهیزات جدید در هفته دیگر برنامه ریزی کنید.
4. بهبود روند فروش
پایه و اساس هر بیزنس موفقی، فرایند فروش خوب است. با کمک فاکتورهای فروش بهتر می‌توانید فروش‌تان را مدیریت کنید و در نهایت روندتان را بهبود می‌دهد.
مراحل ایجاد فاکتور فروش
ایجاد فاکتور فروش نه تنها کار سختی نیست، بلکه خیلی هم راحت است. شما می‌توانید از یک فاکتور فروش برای کل فروش‌های خود استفاده کنید یا اینکه آن‌ها را در قالب نرم افزارهای رایج مثل Microsoft یا Google Suite قرار دهید. البته اگر شرکت‌تان بزرگ است، استفاده از CRM و ابزارهای مدیریت فاکتور پیشنهاد می‌شود. هر چند که در ادامه شیوه ساخت فاکتور فروش را آوردیم؛ ولی دانلود نمونه فاکتور فروش در اکسل را هم آوردیم که کار شما خیلی راحت‌تر شود. ایجاد فاکتور فروش یک فرایند 6 مرحله‌ای است که در ادامه آن را آوردیم:
1. برچسب زدن
برای جلوگیری از اشتباه گرفتن فاکتور با دیگر اسناد بهتر است که آن‌ها رنگ خاصی داشته باشند. یا اینکه به صورت پررنگ و واضح در بالای صفحه بنویسید« فاکتور». همچنین بهتر است که تاریخ یا نام معامله را بنویسید.
2. اطلاعات تماس
در بالای صفحه فاکتور، نام شرکت، شماره فاکتور، شماره تلفن و ایمیل‌تان را وارد کنید. لوگوها اختیاری هستند؛ ولی ابزار خوبی برای شخصی کردن برندند. همچنین در صورت نیاز شماره تماس مشتری را در هدر بنویسید. اطلاعات مشتری در زیر این بخش می‌آید. اگر از یک الگو برای فاکتورهای فروش استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که تمام فیلدها را دارد. در زیر نمونه متن فاکتور فروش کامل را آوردیم تا با استفاده از آن، الگو خود را بنویسید. حتی اگر قرار است فاکتور را به صورت مجازی برای فرد ارسال کنید از او آدرس فیزیکی را بپرسید.
3. شماره تاریخ و فاکتور
در حین تولید صورت حساب یک شماره منحصر به فرد برای آن بگذارید. این کد به پیگیری آسان‌تر فاکتورها کمک می‌کند. همچنین تاریخ فروش و پرداخت را در فاکتورتان مشخص کنید.
4. فهرست کردن خدمات ارائه شده
کالا یا خدماتی که به مشتری فروختید را در فاکتور فروش بنویسید. برای سهولت در خواندن برای هر نوع محصول یک خط جداگانه بگذارید. همچنین می‌توانید درباره آن‌ها توضیح دهید، ولی این توضیحات باید در عین مختصر بودن، مفید و واضح باشند. همچنین اسنادی که به این فاکتور مربوط هستند را به آن اضافه کنید، مثل سفارش خرید، تخمین یا قرارداد فروش.
5. توضیح شرایط پرداخت
سود هر شرکتی در گرفتن پول است، همین باعث ضروری شدن توضیح شرایط پرداخت شده است. بنویسید که قرار است چه زمانی، به چه روشی و چه مقدار پولی باید به شما بدهند. همچنین بعضی از شرکت‌ها برای دیر پرداخت کردن، جریمه می‌گذارند. مثلاً اگر بعد از 30 روز دیگر واریز نکردید به ازای هر هفته دیرکرد، حساب شما 1 درصد بیشتر می‌شود. برای همین لازم است که تاریخ سررسید دقیقی بنویسید.
6. متن سر رسید
مشتری فقط به دیدن مبلغ کل راضی نیست. بلکه مشتری می‌خواهد تجزیه و تحلیل بدهی‌های خود را ببیند و درک کند. شما باید در مورد بدهی قبلی، تخفیف اعمال شده و مالیات‌ها شفاف سازی کنید. کل مبلغ پرداختی را در زیر فاکتور بنویسید. در ادامه نمونه متن زیر فاکتور فروش را آوردیم.
تفاوت بین فاکتورهای فروش، سفارشات خرید و قبض‌ها چیست؟
- فاکتور فروش زمان پرداخت، نوع پرداخت و مبلغ بدهی و واریزی را نشان می‌دهد. ولی سفارش خرید، سندی است که برای فروشنده صادر می‌شود که جزئیات محصول و خدمات سفارش داده شده را نشان می‌دهد.
- هر دو مورد توسط فروشنده نوشته می‌شوند؛ ولی فروشنده اول سفارش فروش را می‌نویسد.
- صورت حساب بیشتر به جای فاکتور استفاده می‌شود. فاکتورها یک قبض هستند؛ ولی هر صورت حساب فاکتور نیست. فاکتورها اطلاعات بیشتری دارند.
کلام آخر
برای اینکه بتوانید خدمات فروش‌تان را به خوبی مدیریت کنید، لازم است که از فاکتورهای فروش استفاده کنید. ولی فاکتور فروش چیست و چگونه نوشته می‌شود؟ همه‌ی این موارد در بالا گفته شده است. همچنین چند نمونه متن فاکتور فروش ورد، اکسل و پی دی اف را آوردیم.
