ماتریس آیزنهاور چیست؟ اولویت بندی کارها و فعالیت ها [راهنمای تهیه و استفاده]

ماتریس آیزنهاور یک ابزار مدیریت کار است که به شما کمک می کند فعالیت های خود را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید. با استفاده از این ماتریس می توانید وظایف خود را به چهار قسمت تقسیم کنید. این تقسیم بر چهار وظیفه استوار است:

• کاری که ابتدا انجام خواهید داد
• کاری که بعداً تکمیل خواهید کرد
• وظیفه ای که به شخص دیگری محول می کنید
• وظیفه ای که از دست خواهید داد

در زیر نحوه اعمال ماتریس آیزنهاور را توضیح می دهیم و نکاتی را برای اولویت بندی وظایف به شما ارائه می دهیم.

مدیریت زمان و اولویت بندی: کلید موفقیت در زندگی شخصی و حرفه ای

اهمیت اولویت بندی و مدیریت زمان در زندگی شخصی و حرفه ای بسیار مهم است. هر کس تنها 24 ساعت در روز فرصت دارد و باید بتواند زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کند تا بیشترین بهره را از زندگی خود ببرد. با توجه به محدودیت زمانی، اولویت بندی کارها بسیار مهم است تا بتوانید بهترین استفاده را از زمان خود ببرید. با مدیریت صحیح زمان می توانید به هدف خود برسید و در کمترین زمان ممکن به نتایج بهتری برسید. به همین دلیل اولویت بندی و مدیریت زمان باید به عنوان یک مهارت اساسی در نظر گرفته شود که برای رسیدن به هدف باید به کار گرفته شود.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

دوایت آیزنهاور (به انگلیسی: Dwight David “Ike” Eisenhower)، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده آمریکا است. او قبل از اینکه رئیس جمهور شود، به عنوان ژنرال ارتش ایالات متحده و فرمانده عالی نیروهای متفقین در جنگ جهانی دوم خدمت کرد و بعداً به عنوان اولین فرمانده عالی ناتو انتخاب شد.

به همین دلیل دائماً مجبور بود در رابطه با وظایف روزمره خود تصمیمات سختی بگیرد که در نهایت منجر به ایجاد قانون جهانی آیزنهاور که به اولویت بندی بر اساس اهمیت و فوریت امروز کمک کرده است.

ماتریس آیزنهاور راهی برای سازماندهی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت است تا بتوانید به طور موثر مهمترین فعالیت های خود را اولویت بندی کنید.

نحوه اعمال ماتریس آیزنهاور

ایجاد لیست کارهایی که باید انجام دهید اولین قدم برای انجام کارهاست. اما چگونه می توانم بدانم وقتی زمان کافی برای انجام کارها فقط در یک روز ندارم، ابتدا باید چه کار کنم؟

با کمک اولویت بندی موثر می توانید کارایی خود را افزایش دهید و مطمئن شوید که مهم ترین کار شما در کمترین زمان ممکن مورد توجه قرار می گیرد.

چگونه از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟

اگر وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت اولویت بندی کنید، 4 بخش مربع با استراتژی های کاری متفاوت خواهید داشت.

ماتریس آیزنهاور

از آنجایی که فعالیت‌هایی که در میدان اول قرار می‌گیرند برای زندگی حرفه‌ای شما بسیار مهم هستند، آن را “اول انجام دهید” می‌نامیم که باید امروز یا حداکثر تا فردا انجام شود. هنگام انجام این کارها حتی می توانید برای تمرکز بهتر از تایمر استفاده کنید. به عنوان مثال، زمانی که به درخواست مدیر خود نیاز به بررسی سند دارید.

مربع دوم “برنامه ریزی” نامیده می شود. اگرچه فعالیت های این بخش از اهمیت بالایی برخوردار است، اما چندان فوری نیست. وظیفه شما فهرست کردن فعالیت هایی است که باید در تقویم خود وارد کنید. مثل زمانی که بعد از مدت ها تصمیم می گیرید به باشگاه بروید.

افرادی که زمان خود را به صورت حرفه ای مدیریت می کنند، کمتر امکان دارد یک کار را بدون برنامه ریزی رها کنند. بنابراین، این گونه افراد بیشتر فعالیت های خود را در میدان دوم قرار می دهند و زمانی که برای کاهش استرس، کار جدیدی به فهرست کارهایشان اضافه می شود، کارهای مهم و فوری را در زمانی معقول در آینده ای نزدیک به پایان می رسانند.

مربع سوم به وظایفی اختصاص دارد که باید به افراد دیگر محول کنید. زیرا با وجود اینکه اهمیت کمتری نسبت به سایر وظایف دارند، باز هم فوری هستند. شما موظف هستید چنین کارهایی را از طریق تماس تلفنی، ایمیل، یا ترتیب دادن جلسات حضوری یا آنلاین پیگیری کنید.

فرض کنید شخصی تماس می گیرد و از شما می خواهد که یک لطف بسیار فوری به او انجام دهید یا در یک جلسه شرکت کنید. شما می توانید به سادگی فرد بهتری را برای انجام کار بیاورید، مسئولیت را محول کنید یا اطلاعاتی را که تماس گیرنده برای تماس شخصی با فرد جایگزین نیاز دارد، در اختیار او قرار دهید.

چهارمین و آخرین مربع “نباید” نام دارد. زیرا هدف اصلی آن کمک به شما در فهرست فعالیت هایی است که اصلاً نباید انجام شوند. عادات بد خود را شناسایی کنید؛ مثلاً گشت و گذار در اینترنت بی دلیل یا انجام بازی های رایانه ای طولانی مدت بهانه ای است برای انجام ندادن کارهای کادر 1 و 2.

5 نکته مهم برای استفاده از ماتریس آیزنهاور

در زیر به 5 نکته برای استفاده از ماتریس آیزنهاور خواهیم پرداخت:

• ایجاد فهرستی از کارها ذهن شما را آزاد می کند. اما همیشه این سوال را از خود بپرسید: ابتدا چه کاری باید انجام شود؟
• سعی کنید در هر بخش از نمودار بیش از 8 فعالیت انجام ندهید. قبل از افزودن یک فعالیت دیگر، ابتدا اولین فعالیت را تکمیل کنید.
• شما یک لیست مشترک از کار و فعالیت های شخصی دارید. به این ترتیب، هرگز شکایت نخواهید کرد که زمان کافی برای رسیدگی به مسائل شخصی یا خانوادگی ندارید.
• اجازه ندهید چیزی حواس شما را پرت کند. اجازه ندهید دیگران اولویت های شما را تعیین کنند. برنامه ریزی را از صبح شروع کنید، به آن پایبند باشید و از عملکرد رضایت بخش خود در پایان روز لذت ببرید.
• تا حد امکان از به تعویق انداختن آن خودداری کنید. گاهی اوقات مدیریت بیش از حد وظایف منجر به تعویق بیش از حد می شود.

برای پیاده سازی این نکات می توانید از برنامه My Effectiveness: To do, Tasks v0.25.5 استفاده کنید.

سوالات متداول

1. کاربردهای ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور به شما در مدیریت زمان و اولویت بندی وظایف کمک می کند. به عنوان مثال، می توانید وظایف خود را بر اساس اهمیت و فوریت آنها در ماتریس آیزنهاور اولویت بندی کنید.

2. چگونه از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟

برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، ابتدا باید وظایف خود را به چهار دسته اصلی تقسیم کنید: وظایف مهم و فوری، کارهای مهم و غیر فوری، کارهای غیر مهم و فوری و کارهای غیر مهم و غیر فوری. سپس هر یک از این وظایف را در یکی از چهار خانه ماتریس آیزنهاور قرار دهید.

3. مزایای ماتریس آیزنهاور چیست؟

استفاده از ماتریس آیزنهاور به شما کمک می کند تا وظایف خود را بر اساس اهمیت و فوریت آنها رتبه بندی کنید و از انجام کارهای غیر ضروری بدون اهمیت زمانی خودداری کنید. علاوه بر این، این روش به شما کمک می کند از زمان خود به نحو احسن استفاده کنید و به اهداف خود برسید.

4. آیا محاسبه ماتریس آیزنهاور زمان می برد؟

محاسبه ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان و اولویت بندی کارها زمان زیادی نمی برد و می تواند به شما کمک کند زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. با این حال، برای استفاده بهینه از این روش، باید دقت و تمرکز داشته باشید.