مدل شایستگی یا چارچوب شایستگی، ابزاری ضروری برای متخصصان منابع انسانی است. این ابزار قدرتمند، مهارت‌ها، دانش و رفتار موردنیاز برای موفقیت در یک نقش را ترسیم می‌کند.
در این مقاله توضیح می‌دهیم مدل شایستگی چیست و چه فایده‌ای برای کسب‌وکارها دارد. به طور کلی قصد داریم به تمام سوالات احتمالی در رابطه با مدل شایستگی پاسخ دهیم. پس مقاله را از دست ندهید.
مدل شایستگی چیست؟
مدل شایستگی مدلی است که توسط بخش منابع انسانی شرکت تهیه می‌شود و مهارت‌ها، دانش و الزامات رفتاری خاصی را تعیین کرده و کمک می‌کند کارمندان کارشان را با موفقیت انجام دهند. مدل شایستگی می‌گوید که موفقیت هر فرد در سازمان باید چگونه باشد. این روش برای استخدام، مدیریت استعداد، آموزش و ارزیابی عملکرد اعمال می‌شود.
تفاوت بین شرح شغل و مدل شایستگی چیست؟
شرح شغل و مدل شایستگی تقریباً مثل هم هستند؛ ولی چرا می‌گوییم تقریباً؟ چون شرح شغل خلاصه‌ای از مهارت‌های مورد نیاز برای یک شغل است؛ ولی مدل شایستگی می‌گوید یک کارمند باید چه کاری را انجام دهد تا موفق شود.
مزایای استفاده از مدل شایستگی چیست؟
با توجه به تحقیق (SHRM)، 93 درصد از 500 مدیر C-suite باور دارند مدل شایستگی به آنها کمک می‌کند در بیزنس‌شان موفق شوند. در زیر مزایای استفاده از مدل شایستگی آورده شده است:
- تعیین جهت مشخص برای عملکرد نیروی کار که همسو با اهداف و استراتژی‌های سازمانی باشد.
- به منابع انسانی کمک می‌کند تا درک دقیقی از تمام توانایی‌ها و مهارت‌های کارکنان داشته باشد.
- به مربی و مدیران کمک می‌کند تا نیازهای یادگیری و توسعه را با دقت بیشتری شناسایی کنند.
- به کارمندان اجازه می‌دهد تا مهارت‌ها و رفتارهای مورد نیاز در نقش‌شان را بفهمند.
- کمک به سازمان برای شناخت مهارت کارکنان و نوشتن استراتژی یا برنامه با توجه به مهارت‌های‌شان
- ارائه سیستم اندازه گیری سازگار و منصفانه برای ارزیابی عملکرد
- پوشش تجزیه و تحلیل مهارت
- تجزیه و تحلیل مهارت‌ها و اقدامات بعدی
- شروع به ایجاد پایه و اساس خود برای توسعه استراتژیک نیروی انسانی
انواع شایستگی‌ها
شایستگی‌هایی که در مدل شایستگی مهم هستند، به نوع شغل بستگی دارند. مثلاً شایستگی یک گارسون با یک حسابدار فرق دارد. یک حسابدار باید حساب‌وکتاب بلد باشد، ولی این مورد برای گارسون مهم نیست. می‌توان شایستگی‌ها را به دسته‌های زیر تقسیم کرد:
1. شایستگی‌های اصلی
مهارت‌های پایه مورد نیاز برای همه کارکنان، شایستگی اصلی هستند. این موارد در یک شرکت یکسان؛ ولی در شرکت‌های مختلف با هم فرق دارد. چون به ارزش، اهداف و فلسفه هر سازمان بستگی دارد. از مهم‌ترین این موارد می‌توانیم به کار گروهی و مهارت ارتباطی اشاره کنیم. بیشتر مشاغل به یک عنصر اساسی نیاز دارند تا فرد را استخدام کنند.
اهداف سازمان نشان می‌دهد یک شرکت به چه شایستگی‌هایی نیاز دارد. برای مثال شرکتی مثل پست پیشتاز یا تی پاکس که کارش حمل ونقل بسته‌های ارسالی است به افرادی نیاز دارد که توانایی لجستیک داشته باشند. « لجستیک یعنی مدیریت فرایند جمع آوری، ذخیره و انتقال به مقصد». این ویژگی برای افرادی که در پست کار می‌کنند، یک شایستگی به شمار می‌رود. ولی در شرکتی دیگر مثل ساخت بطری ممکن است شایستگی به حساب نیاید چه برسد به اینکه جزو شایستگی‌های اصلی باشد.
2. شایستگی‌های عملکردی
این شایستگی‌ها مهارت و رفتارهای خاصی هستند که برای هر شغل، منحصر به فرد می‌باشند. برای مثال شایستگی عملکردی یک نامه‌بر پست، ممکن است این باشد که آدرس‌ها را به خوبی پیدا کند. در حالی که شایستگی عملکردی برای یک گارسون رستوران ممکن است رسیدگی خوب به شکایت مشتریان باشد. این شایستگی‌ها توصیف می‌کنند که کارمند باید چه مهارت و رفتاری داشته باشد تا در کارش بهترین باشد.
3. شایستگی‌های رهبری
این موارد بیشتر برای مدیران و سرپرستان بیزنس‌ها است. مدیریت در بیزنس‌ها اهمیت بالایی دارد، همه‌ی شرکت‌های موفق مدیران حرفه‌ای دارند. شرکت‌هایی که مدیریت ضعیف دارند، هیچ وقت موفق نمی‌شوند. یک مدیر برای حرفه‌ای شدن نیاز به مهارت‌هایی دارد از جمله این موارد می‌توان به مهارت تصمیم گیری و نظارت روی کار اشاره کرد.
چگونه از مدل‌های شایستگی استفاده می‌شود؟
مدل‌های شایستگی برای کارهای زیادی استفاده می‌شوند که مهم‌ترین آنها عبارت است از:
1. استخدام
مدل‌های شایستگی کاملا پیشرفت کرده‌اند و گاهی برای استخدام افراد آنها را استفاده می‌کنند. مثلاً یک شرکت می‌گوید ما شایستگی اصلی مسئولیت پذیر، تعهد به کار و کار گروهی را داریم. همچنین فردی که استخدام می‌کنیم باید به زبان انگلیسی مسلط باشد. وقتی که این موارد را به خوبی تعریف کنید، شانس بیشتری برای استخدام فردی بهتر دارید.
2. استعداد یا مدیریت عملکرد
مدل شایستگی می‌گوید که فرد باید در یک شغل چگونه باشد تا موفق شود. این معیار به منابع انسانی کمک می‌کند که عملکرد هر شغل را به اهداف سازمان ربط دهند. همچنین مدیران را مطمئن می‌کند که استعداد کارکنان توسعه می‌یابد.
3. ارزیابی عملکرد
مدل شایستگی چارچوبی برای ارزیابی صحیح کارکنان در طول بررسی عملکرد فراهم می‌کند. وقتی بدانید این کارمند باید چه ویژگی و مهارت‌هایی داشته باشد تا بهترین باشد، خیلی راحت‌تر می‌توانید او را ارزیابی کنید.
ایجاد مدل شایستگی
1. تعیین اینکه چه چیزی برای بیزنس‌تان مهم است
درک کردن آنچه برای هر شغل مهم است، ممکن است طول بکشد و این کار نیاز به تحقیق و تجزیه‌وتحلیل دارد. باید تعیین کنید که چه چیزی برای شرکت‌تان مهم است. تعیین کنید فردی که در هر حرفه کار می‌کند باید چه اخلاق و مهارت‌هایی داشته باشد تا موفق شود. برای مثال این شایستگی برای فردی که تولید محتوا کار می‌کند، توانایی نوشتن محتوای یونیک و جذاب است.
2. تحقیق درباره شایستگی‌ها
توسعه شایستگی‌ها به چیزی بیشتر از اظهارات مبهم نیاز دارد. همین که بگویید برای موفق شدن در این کار به چه مهارتی نیاز دارید، کافی نیست. جدا از آن شایستگی عملکردی باید چیزی باشد که کار کارمند را عالی می‌کند. برای مثال برای یک متخصص تولید محتوا، نوشتن محتوای غیر تکراری یک شایستگی عملکردی است؛ ولی مهارتی برای عملکرد قابل قبول است. برای عالی شدن نیاز دارد محتوای یونیک و غیر تکراری بنویسد.
3. مصاحبه با واحدهای تجاری و مدیران اجرایی
مصاحبه با این افراد کمک می‌کند درک کنید که هر نقش به چه شایستگی‌ای نیاز دارد. مدیران می‌توانند شایستگی‌ها را با توجه به فلسفه و اهداف سازمان بیان کنند. برای شناخت شایستگی‌ها می‌توانید با مدیران و افراد صحبت کنید تا مهارت و رفتارهای کلیدی که آنها مدنظر دارند و تصور می‌کنند افراد با آن بهترین می‌شوند را بدانید. برای مثال با فروشندگان حرف بزنید و ازشان بپرسید که برای تبدیل شدن به فروشنده حرفه‌ای چه مهارت‌هایی نیاز است.
4. ایجاد شایستگی اصلی
شایستگی‌های اصلی باید منعکس کننده رفتارهای پایه و مهارت‌های مورد نیاز برای کار در سازمان باشد. این شایستگی‌ها باید بگویند که افراد باید چگونه کار کنند تا با فرهنگ و فلسفه کاری شرکت سازگار شوند.
5. ایجاد شایستگی شغلی خاص
تعیین کنید که هر حرفه به چه مهارت‌هایی نیاز دارد. برای مثال تعیین کنید یک فروشنده باید چه مهارت‌هایی داشته باشد تا در کارش بهترین شود. مثلاً یک فروشنده باید بتواند در کمترین زمان ممکن با مشتری ارتباط دوستانه و صمیمی برقرار کند.
6. در صورت نیاز، شایستگی‌های رهبری را ایجاد کنید
برای این کار باید گذشته را به یاد بیاورید. فردی که قبلا در این زمینه کار کرده چه شایستگی‌هایی داشته است. همچنین می‌توانید از دیگر افراد شرکت هم بپرسید.
7. فهرست شایستگی را نهایی کنید
اطلاعات به دست آمده را سازماندهی کنید و شایستگی‌های غیرواقعی و آرمانی را حذف کنید. اگر این لیست خیلی سخت باشد، مانع از استخدام کارمند جدید و نا امیدی کارمندان می‌شود. اگر لیست‌تان مبهم یا ناواضح باشد، ممکن است نامزدهایی که برای بیزنس‌تان مناسب نیستند برای‌تان رزومه بفرستند. اگر دقیق نگویید که برای تولید محتوا، کارمندی که می‌خواهید باید به زبان انگلیسی مسلط باشد، ممکن است افرادی که به این زبان مسلط نیستند برای شما رزومه ارسال کنند.
کلام آخر
برای ارزیابی عملکرد کارکنان و استخدام افراد جدید نیاز به مدل شایستگی دارید. این مدل می‌گوید که هر فرد باید چه مهارت‌هایی داشته باشد تا در کارش بهترین باشد. این مهارت‌ها در شرکت‌های مختلف با توجه به اهداف و فلسفه شرکت فرق دارد. هر چه مدل شایستگی‌تان کامل‌تر باشد، کارمندان بهتری پیدا می‌کنید و موفق‌تر می‌شوید.
