مدیر داخلی کیست؟ او فردی است که بین کارکنان و مدیران ارشد سازمان ارتباط برقرار می کند. در واقع مدیر داخلی با مدیران ارتباط برقرار می کند و سازمان را هماهنگ می کند و بر فعالیت کارکنان نظارت می کند تا در صورت بروز اشتباه بتواند با تذکر و یا گزارش کار مدیران ارشد به محیط نظم دهد.
مدیر داخلی بر امور داخلی و خارجی نظارت دارد. امور اجرایی و پیگیری و هماهنگی کارکنان، رسیدگی به درخواست ها و انتقال آنها به مدیران ارشد از وظایف داخلی مدیر داخلی است. از جمله وظایف برون سازمانی مدیر داخلی می توان به ارتباط با شرکای تجاری سازمان، ارتباط با مشتریان، شناسایی و رفع مشکلات اشاره کرد.
مدیر داخلی چیست؟
مدیر داخلی بر کارمندان نظارت می کند تا کارها به بهترین نحو انجام شود و در صورت بروز مشکل به مدیر ارشد گزارش می دهد. او با کارمندان همکاری می کند و فعالیت های آنها را زیر نظر دارد. از طرفی با برقراری ارتباط با مشتریان به دستیابی به اهداف سازمان کمک می کند.
مدیر داخلی در واقع هسته مرکزی هر سازمانی است. او هماهنگ کننده و سازمان دهنده روابط داخلی و خارجی سازمان است. داشتن یک مدیر مجرب در موفقیت و پیشرفت سازمان و همچنین رضایت کارکنان و مشتریان تاثیر بسزایی دارد.
اهمیت مدیر داخلی در سازمان
با توجه به تخصصی بودن تمامی امور، مدیر اجرایی یک شرکت از فردی به نام مدیر داخلی به عنوان سرپرست و پل ارتباطی خود با کارکنان استفاده می کند تا بهتر و راحت تر به اهداف خود در شرکت یا سازمان برسد. مدیر داخلی کیست؟ و وجود آن چقدر می تواند برای سازمان مهم باشد؟
سمت مدیریت داخلی یکی از مهم ترین سمت ها در یک شرکت است. مدیر داخلی توسط مدیریت ارشد انتخاب می شود و عملکرد و اقدامات او تأثیر بسزایی در موفقیت یا شکست سازمان دارد. اگر بتواند وظایف خود را به خوبی انجام دهد، حضور او برای شرکت بسیار مهم خواهد بود.
وظایف مدیریت داخلی در سازمان چیست؟
وظیفه یک مدیر داخلی چیست؟ این سوالی است که بسیاری از افراد در مواجهه با شغل یک مدیر داخلی از خود می پرسند.
وظایف مدیر داخلی با توجه به شرح وظایف محوله در سازمان معمولاً شامل دو قسمت اصلی می باشد:
1. ارتباطات درون سازمانی
2. ارتباطات خارجی
اما با در نظر گرفتن ماهیت کلی این سؤالات، به تشریح برخی از وظایف خرد مدیر داخلی در سازمان می پردازیم که هر کدام در یکی از دو دسته فوق قرار می گیرند.
- بر کار کارکنان نظارت دارد
- هماهنگی کارکنان با مدیران ارشد یا کارفرمایان
- ارتباط با مشتریان و شرکای تجاری که از وظایف بیرونی محسوب می شود
- ایجاد قراردادها و کنترل اجرای آنها با دقت هر چه بیشتر
- انتقال شکایات و پیام های کارکنان به مدیران ارشد و رسیدگی به آنها
- نظارت بر پرونده های اجرایی
- شناسایی مشکلات و کمک به رفع آنها
- گزارش عملکرد منظم به مدیر در مورد نحوه انجام کار
- منابع مالی و بودجه شرکت را زیر نظر دارد
ارتباطات درون سازمانی
بعد از مدیر عامل، مدیر داخلی مهمترین فرد در سازمان محسوب می شود. حوزه وظایف او شامل ارتباطات داخلی است که شامل: هماهنگی کارکنان با مدیران ارشد، نظارت بر عملکرد کارکنان، انتقال پیام به کارکنان و پیگیری شکایات آنهاست.
با این تفاسیر، مدیر داخلی باید با حوزه فعالیت همه کارکنان آشنا باشد و با آنها ارتباط خوبی برقرار کند تا بتواند بر کار آنها کنترل داشته باشد.
ارتباطات خارجی
یکی از وظایف مهم مدیر داخلی ارتباطات خارجی است. ارتباط با شرکای تجاری و سازمان های همکار، مدیریت امور بیرونی شرکت و پیگیری و حل مسائل سازمانی برون سازمانی از دیگر وظایف مهم مدیر داخلی است.
در صورت بروز مشکل، مدیر داخلی موظف است آن را پیگیری کرده و با یافتن راه حل مناسب به رشد سازمان کمک کند. ارتباطات خارجی سازمانی نه تنها مستلزم برقراری ارتباط موثر است، بلکه مدیر موظف است نحوه این ارتباط را نیز مشخص کند.
مهارت های نرم مورد نیاز برای یک مدیر داخلی
برای موفقیت در هر کاری، باید از اصول مرتبط با آن کار پیروی کنیم. برای موفقیت، مدیر داخلی باید دارای یک سری مهارت های نرم باشد که به او کمک می کند تا وظایفی را که مسئولیت آنها را به بهترین شکل ممکن انجام دهد. تقویت این مهارت های نرم مانند: تعهد به کار، مسئولیت پذیری، توانایی مدیریت و برقراری ارتباط با کارکنان و مشتریان و … منجر به موفقیت در هر زمینه ای می شود. در زیر هر یک از ویژگی های ذکر شده را به اختصار توضیح می دهیم:
تعهد و مسئولیت
یکی از ویژگی های هر کارمند موفق، تعهد به کار و مسئولیت پذیری است. مدیر داخلی نیز باید نسبت به کارکنان خود متعهد و پاسخگو باشد و کارها را انجام دهد. وقتی مشکلی پیش می آید باید مسئولیت آن را بپذیرد و در حل آن کوشا باشد.
ارتباط اجتماعی قوی
داشتن روابط عمومی بالا برای هر مدیری مهم است. مدیر داخلی به دلیل روابط داخلی و خارجی باید توانایی برقراری ارتباط با کارکنان و مشتریان را داشته باشد. این کار او را در کارش موفق می کند وگرنه شکست در انتظار اوست.
توانایی کار تیمی
برای موفقیت در کار مدیریت داخلی باید روحیه تیمی داشته باشید. این همکاری افراد در یک گروه است که باعث موفقیت یک سازمان یا شرکت می شود. مدیر داخلی باید توانایی خود را در انجام و مدیریت کار گروهی برای رسیدن به اهداف شرکت تقویت کند.
توانایی رهبری
همانطور که از نام مدیر مشخص است، او باید توانایی رهبری و هدایت افراد را برای رسیدن به هدف داشته باشد. یک مدیر داخلی باید بتواند به افراد انگیزه دهد و آنها را راهنمایی و هدایت کند تا بتوانند کار را به بهترین شکل ممکن انجام دهند، نه اینکه فقط در هنگام بروز اشتباه کارکنان را زیر نظر داشته باشد و سرزنش کند.
انطباق
یک مدیر داخلی موفق باید بتواند خود را با محیط و شرایط وفق دهد. محیط رشد کسب و کار دائما در حال تغییر است. اگر مدیر داخلی نتواند خود را با شرایط کاری داخلی و خارجی تطبیق دهد قطعا دچار مشکل می شود. انعطاف پذیری یکی از مهارت های عملی یک مدیر موفق است.
دارا بودن تحصیلات مرتبط
برای اینکه مدیر داخلی حداکثر اثربخشی داشته باشد، داشتن حداقل مدرک لیسانس در یکی از رشته های مدیریت الزامی است. رشته تحصیلی باید با حوزه فعالیت سازمانی که در آن کار می کند مرتبط باشد. در کنار مدرک، تجربه و مهارت های ارتباطی از ویژگی های ضروری یک مدیر موفق است.
ویژگی های شخصیتی مدیران داخلی
همانطور که داشتن یک مدیر داخلی متعهد، خوب و با تجربه می تواند به پیشرفت سازمان کمک کند، وجود یک مدیر بی تجربه نیز می تواند صدمات جبران ناپذیری را به همراه داشته باشد. مدیر داخلی مانند هر کارمند دیگری باید در زمینه کاری خود دارای مهارت باشد. اولاً روحیه مدیریت و کنترل افراد یکی از وجوه تمایز مدیران داخلی محسوب می شود. از دیگر ویژگی های شخصیتی بارز و مهم یک مدیر داخلی موفق می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- صداقت در کار
- قابل اعتماد
- روحیه رهبری
- انعطاف پذیری
- برای داشتن اعتماد به نفس
- مسئول
- روابط عمومی بالا
- آینده نگر بودن
- خوب و خوش اخلاق
آخرین کلمه
با توجه به نیاز به حرفه ای سازی محیط های کاری و سازمان ها و تفکیک موارد برای کارایی بهتر، داشتن یک مدیر داخلی با تجربه و توانا می تواند تاثیر زیادی در بهبود مسائل کارکنان و سازمانی داشته باشد. اما سازگاری ویژگی ها و مهارت های مدیر داخلی با وظایف وی در شرکت برای انجام بهتر وظایف محوله بسیار مهم خواهد بود. می توانید برای انجام بهتر وظایف خود یا یادگیری مهارت های نرم با یک مشاور تجاری مشورت کنید و با او ملاقات کنید.
سوالات متداول
1- اهمیت داشتن مدیر داخلی در سازمان چیست؟
برای تخصصی شدن امور و ارتباط بهتر، مدیر اجرایی یک شرکت از یک مدیر داخلی به عنوان رهبر خود و پل ارتباطی با کارکنان استفاده می کند تا بهتر و راحت تر به اهداف خود در شرکت یا سازمان دست یابد.
2- آیا وظایف مدیر داخلی محدود به امور داخلی و مدیریت کارکنان است؟
شاید عنوان مدیر داخلی این تصور را ایجاد کند که وظایف آنها فقط مربوط به ارتباطات داخلی است. با این حال، مدیران داخلی معمولاً وظایف خارجی مانند ارتباط با شرکای تجاری و مدیریت امور خارجی شرکت را بر عهده دارند.
