نحوه ایجاد پیوند افزودن به تقویم در ایمیل (گام به گام با تصویر)

امروزه استفاده از ایمیل برای سازماندهی جلسات کاری بسیار رایج شده است. در این راستا، استفاده از تقویم گوگل می تواند به سازماندهی جلسه یا رویداد شما و افزایش حضور مردم کمک کند. برای این کار بهتر است بدانید چگونه می توانید تقویم گوگل خود را با ایمیلی که می خواهید ارسال کنید یکپارچه کنید. در این مقاله توضیح خواهیم داد که چرا باید از پیوند افزودن به تقویم در ایمیل خود استفاده کنید و چه مراحلی را باید طی کنید تا از این پیوند کمک بگیرید تا از جلسات و رویدادهایتان مطلع شوید.

توجه: آنچه در تقویم Google تنظیم شده است می تواند یک جلسه کاری، یک رویداد، یک وبینار یا فقط یک جلسه با شخص یا افراد دیگری باشد. برای راحتی کار، در این مقاله از نام “رویداد” برای همه آنها استفاده می کنیم. (اگر قصد استفاده دارید سرویس ارسال ایمیل شما نجوا دارید، می توانید از شرایط و نرخ آن مطلع شوید)

تقویم گوگل چیست؟

Google Calendar یک تقویم مدیریت زمان است که توسط Google توسعه یافته است که از طریق آن می توانید رویداد خود را تنظیم کنید. تصویر زیر محیط کاری این تقویم را نشان می دهد.

چرا از پیوند تقویم گوگل در پیام های ایمیل استفاده کنیم؟

استفاده از پیوند تقویم گوگل در ایمیل، احتمال حضور افراد در رویداد و همچنین تعداد افرادی که وارد رویداد می شوند را افزایش می دهد. زیرا وقتی آن پیوند را در ایمیل خود قرار می دهید، افراد می توانند روی آن کلیک کرده و رویداد شما را به تقویم گوگل خود اضافه کنند. با افزودن رویداد به تقویم شخص دیگری، قبل از شروع رویداد، اعلانی برای او ارسال می‌شود و زمان شروع رویداد را یادآوری می‌کند.

بیشتر بخوانید: جهت ها یک تقویم ایمیل ماهانه ایجاد کنید

نحوه ایجاد پیوند افزودن به تقویم در جیمیل

حتی اگر هرگز با Google Calendar کار نکرده‌اید، می‌توانید به راحتی پیوندی برای افزودن به تقویم ایجاد کنید و با دنبال کردن مراحل زیر از آن در ایمیل استفاده کنید. وارد Google Calendar شوید و مسیر را قدم به قدم دنبال کنید:

1. رویداد را در برنامه Google Calendar ایجاد کنید

قبل از اینکه بتوانید رویداد خود را با دیگران به اشتراک بگذارید، ابتدا باید آن را در تقویم خود ایجاد کنید. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:

1- وارد Google Calendar شوید و در صفحه اصلی بر روی علامت مثبت بزرگ (Create) کلیک کنید.

2- از منوی پاپ آپی که ظاهر می شود گزینه Event را انتخاب کنید.

3- جزئیات رویداد شامل نام رویداد، تاریخ و مکان را وارد کنید.

4- برای دعوت از افراد دیگر به رویداد، آدرس ایمیل آنها را در فیلد بین زمان و مکان رویداد وارد کنید.

5- شرح واقعه را بنویسید.

6- با کلیک روی دکمه آبی ذخیره، رویداد خود را ذخیره کنید.

2. تنظیمات اشتراک‌گذاری تقویم Google خود را تغییر دهید

هنگام ایجاد رویداد خود، باید مطمئن شوید که می توانید پیوند را به اشتراک بگذارید. برای این کار روی رویداد کلیک کنید و نماد مداد بالای منوی باز شده را انتخاب کنید تا وارد حالت ویرایش شوید. در این حالت اطلاعات بیشتری در مورد رویداد شما نمایش داده می شود. گزینه «پیش‌فرض دید» را که معمولاً در پایین نوار اعلان رویداد است، پیدا کنید و روی آن کلیک کنید تا یک منوی کشویی ظاهر شود. از این منو گزینه “Public” را انتخاب کنید.

سپس با کلیک روی گزینه ذخیره آبی در بالای پنجره، آنچه را که ویرایش کرده اید ذخیره کنید.

3. پیوند رویداد را در تقویم خود کپی کنید

در مرحله بعد می توانید پیوند رویداد خود را پیدا کنید. برای یافتن این پیوند روی رویداد در تقویم خود کلیک کنید. با این کار پنجره ای برای نمایش جزئیات رویداد ظاهر می شود. در گوشه سمت راست بالا نمادی را با سه نقطه عمودی پیدا خواهید کرد. برای مشاهده گزینه های بیشتر روی آن کلیک کنید. سپس Publish Event یا Publish Event را انتخاب کنید.

با انتخاب این گزینه پنجره زیر ظاهر می شود که در آن می توانید لینک رویداد خود را پیدا کنید.

4. متن ایمیل خود را بنویسید

اکنون که پیوند رویداد خود را دارید، زمان نوشتن ایمیل است. ایمیل را در هر قالبی که به بهترین شکل با اهداف شما مطابقت دارد آماده کنید. به عنوان مثال، اگر قصد دارید برای همکاران خود ایمیل ارسال کنید، احتمالاً نیازی به استفاده از زبان و قالب رسمی ندارید و می توانید متن ایمیل را با لحنی آرام تر بنویسید. هنگام نوشتن ایمیل خود، به این فکر کنید که می خواهید پیوند خود را در کجا قرار دهید تا گیرنده با آن تعامل داشته باشد، زیرا این برای مرحله بعدی مهم است.

5. لینک را به صورت هایپرلینک درج کنید

2 راه اصلی برای افزودن پیوند رویداد به ایمیل شما وجود دارد. روش اول استفاده از یک هایپرلینک است. این بدان معنی است که پیوند را می توان در متن عادی ایمیل شما قرار داد، اما می توان روی آن کلیک کرد. معمولا این روش می تواند ظاهر حرفه ای تری به ایمیل شما بدهد. همچنین به شما این امکان را می دهد که از پیوند مورد نظر خود بدون تغییرات بیشتر استفاده کنید. زیرا در روش های دیگر ممکن است رنگ پیوند به طور خودکار تغییر کند یا پررنگ شود.

اگر می خواهید از هایپرلینک استفاده کنید، به جای آدرس پیوند، کلمه یا عبارتی را که می خواهید ایمیل خوان ببیند، مشخص کنید. این کلمه صندوق ورودی شماست که باید پیوند داده شود. می توانید از عبارت «برای حضور در این رویداد اینجا را کلیک کنید» برای پیوند خود استفاده کنید و آن را پررنگ کنید تا توجه مخاطبان خود را به خود جلب کنید. برای درج یک لینک، متن یا عبارتی را که می خواهید پیوند داده شود انتخاب کنید و Ctrl+K را فشار دهید. همچنین می توانید این کار را با کلیک کردن روی نماد زنجیره در نوار ابزار پایین ایمیل خود انجام دهید.

6. لینک را همانطور که هست قرار دهید

اگر نمی خواهید از هایپرلینک استفاده کنید، مرحله قبل را رد کنید و به جای آن کاری که قرار است انجام دهیم را دنبال کنید. اگر هایپرلینک خود را ایجاد کرده اید، این مرحله را رد کرده و به مرحله هفتم بروید.

برای چسباندن پیوند خود در ایمیل همانطور که هست، به سادگی کلیک راست کرده و Paste را انتخاب کنید. همچنین می توانید همین کار را با فشار دادن Ctrl+V انجام دهید.

اگر تصمیم دارید لینک خود را همانطور که هست در ایمیل قرار دهید، بهتر است آن را از بقیه متن جدا کرده و یک جمله برای معرفی آن بنویسید. به عنوان مثال، می توانید چیزی شبیه به این بنویسید:

برای افزودن این رویداد به تقویم خود روی پیوند زیر کلیک کنید:

[لینک مورد نظر]

7. ایمیل را ارسال کنید

متن و پیوندهای موجود در ایمیل خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید همه چیز به درستی درج شده است. پیوندها را تست کنید و متن را برای اشتباهات املایی بازنشانی کنید. اکنون ایمیل شما آماده ارسال است! هر کسی که این ایمیل را دریافت می کند می تواند با استفاده از پیوند موجود در ایمیل، رویداد مربوطه را به تقویم شخصی خود اضافه کند.

تقویم گوگل؛ یک راه آسان برای هماهنگ کردن رویدادها

استفاده از Google Calendar به شما این امکان را می دهد که زمان خود را بهتر مدیریت کنید و جلسات و رویدادهای خود را به راحتی و به سرعت با استفاده از ویژگی های موجود برنامه ریزی کنید. با استفاده از این ابزار نه تنها وقت خود را برای جلسات و رویدادها تلف نمی کنید، بلکه هماهنگی با دیگران را نیز برای شما آسان تر خواهد کرد. به خصوص اگر به صورت تیمی کار می کنید یا با افراد زیادی جلسه دارید، توصیه می کنیم حتما از این ابزار مفید استفاده کنید. در این راستا ایجاد لینک افزودن به تقویم برای انتشار رویداد شما و ارسال آن به صورت ایمیل برای هماهنگی بیشتر با افرادی که در رویداد حضور خواهند داشت ضروری و ضروری تلقی می شود. اگر سوالی بی پاسخ دارید یا نظری در این مورد دارید، بیان آن را در قسمت نظرات فراموش نکنید.

منابع:

در واقع