پیش فاکتور چیست؟ | صدور پیش فاکتور یا فاکتور با CRM به چه صورت است؟

به نظرتان چرا در بیزینس‌های بزرگ خیلی به صدور پیش فاکتور و فاکتور اهمیت می‌دهند؟ پیش فاکتور خیلی بیشتر از یک تکه کاغذ است. پیش فاکتور راهنما و قطب نمایی برای خریداران و فروشندگان است تا در شرایطی که همه‌ چیز مبهم است، بتوانند حرکت کنند.

ساخت پیش فاکتور و فاکتور کاربرد و مزایای زیادی در دنیای تجارت دارد. در پایین هر چیزی که نیاز است درباره ساخت،صدور و متن پیش فاکتور و فاکتور بدانید را بیان کردیم. پس تا آخر این مقاله با ما همراه باشید.

پیش فاکتور چیست؟

پیش فاکتور یک سند اولیه است که جزئیات معامله یا تجارت آتی بین دو طرف را مشخص می‌کند. هدف و متن پیش فاکتور و فاکتور مثل هم نیست، هدف از فاکتور پرداخت و فروش است؛ ولی پیش فاکتور این‌طوری نیست. پیش فاکتور در بیشتر اوقات برای ارائه تصویری از هزینه‌های مربوط به معامله یا خدمات پیشنهادی به مشتری استفاده می‌شود. در واقع پیش فاکتور عکسی از جزئیات خریدی  است که هنوز انجام نشده.

اهمیت پیش فاکتور

ساخت و ارسال پیش فاکتور اهمیت زیادی در معاملات تجاری دارد، چون معمولاً تقاضایی برای پرداخت ندارد. شاید در نگاه اول فکر کنید این کار غیرضروری است؛ ولی در شرایط خاصی، ارسال پیش فاکتور ضروری است. پیش فاکتور زمانی که نیاز است ارزش تحویل و همه‌ی هزینه‌ها به مشتری نشان داده شود، عالی است. برای اهداف مالیاتی، پیش فاکتورها عالی هستند.

پیش فاکتورها برای مشتریان ارسال می‌شوند تا مشتری بفهمد که خرید این محصول چقدر برایش هزینه دارد و با پرداخت این هزینه چه چیزهایی دریافت می‌کند. در متن پیش فاکتور باید به مالیات و هدایا هم اشاره شود. پیش فاکتورها اغلب باعث تحریک مشتری به خرید می‌شوند و کار را برای مشتریان راحت می‌کنند. در تجارت بین المللی به ویژه با کشورهای ثالث، اغلب قبل از فاکتور اصلی و حتی فاکتور صادرات، پیش فاکتور صادر می‌شود.
 

 

زمان مناسب برای ارسال پیش فاکتور

پیش فاکتور باید در زمان مناسب ارسال شود تا روی مشتری تاثیر بگذارد؛ یعنی باید مشتری، بیزینس و خودتان برای آن آماده باشید. یک فروشنده موفق همیشه برای ارسال پیش فاکتور آماده است. در موقعیت‌های زیر ارسال پیش فاکتور مناسب است:

1. تجارت بین المللی

وقتی که تجارت در خارج از مرزها انجام می شود، پیش فاکتور می‌تواند برای تامین الزامات گمرکی و واردات مفید باشد.

2. سفارشات سفارشی

برای سفارش‌هایی که نیاز به سفارشی سازی دارند، پیش فاکتور به مشتری این امکان را می‌دهد که هزینه‌ها را از قبل مشاهده کند. این کار باعث می‌شود مشتری نیازهایش را به شما بگوید و اگر از چیزی خوشش نیامد می‌توانید آن را تغییر دهید. این کار بهتر است تا اینکه محصول را برای مشتری ارسال کنید و برگشت بخورد.

3. رزرو و واریز وجه

بعضی از کسب‌وکارها از پیش فاکتورها برای تائید رزرو یا واریز برای خدمات یا خرید آتی استفاده می‌کنند.

ساخت پیش فاکتور مؤثر

ساخت یک پیش فاکتور کار سختی نیست. ولی باید یک سری نکات را در آن رعایت کنید تا تاثیر مناسبی روی مشتریان بگذارد. یک پیش فاکتور مناسب حاوی موارد زیر است:

• اطلاعات شرکت: نام کامل و آدرس شرکت شما.
• اطلاعات مشتری: نام و آدرس مشتری.
• شرح خدمات: لیست واضحی از کالاها یا خدمات و قیمت‌شان.
• اطلاعات تحویل: جزئیات مربوط به تحویل، در صورت وجود.
• شرایط پرداخت: اطلاعاتی در مورد شرایط پرداخت توافق شده.
• اگر پرداخت از قبل انجام شده باشد

هنگام پرداخت پیش پرداخت، پیش فاکتور نقش مهمی دارد چون یک نسخه از فاکتور واقعی است. تائید پیش فاکتور به معنی تائید سفارش است. مهم است که قیمت درج شده در پیش فاکتور با قیمت محصول و فاکتور اصلی یکی باشد، وگرنه هیچ تأثیری ندارد و فقط باعث خراب شدن وجهه کارتان می‌شود. همچنین این کار باعث جلوگیری از سوء تفاهم می‌شود.

تفاوت بین پیش فاکتور و فاکتور استاندارد

فاکتور استاندارد یک تعهد قانونی برای پرداخت است. در حالی که پیش فاکتور یک سند موقت بدون تعهد قانونی است. فاکتور فروش حاوی اطلاعاتی مثل شیوه پرداخت و مبلغ پرداخت شده در قسط‌های مختلف است که ممکن است در پیش فاکتور وجود نداشته باشند.

صدور پیش فاکتور و فاکتور با CRM دیدار

Crm دیدار یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت ارتباط با مشتری است. این ابزار جدا از این کار در اتوماسیون کردن فروش و بازاریابی، اولویت بندی سرنخ‌ها و کشف نقاط قوت و ضعف نیز تاثیر دارد. به علاوه نرم افزار CRM دیدار در صدور پیش فاکتور و فاکتورها و مدیریت آنها هم کمک زیادی به کسب‌وکارتان می‌کند. نکته مثبت این است که مطمئنید به کمک CRM همه چیز دقیق و مرتب و سریع انجام می‌شود، چیزی از قلم نمی‌افتد و به راحتی می‌توانید رضایت مشتری را جلب کنید. برای صدور پیش فاکتور و فاکتور در CRM دیدار لازم است کارهای زیر را انجام دهید:
 

 

1. نرم افزار CRM دیدار را باز کنید.
2. در داخل پرونده معامله مورد نظر خود، گزینه ایجاد فاکتور/ پیش فاکتور را انتخاب کنید.
3. در این قسمت می‌توانید یک پیش فاکتور یا فاکتور برای لید یا مشتری‌تان ایجاد کنید.
4. در این صفحه لازم است اطلاعاتی مثل مشخصات مشتری، فروشنده، شماره فاکتور، تاریخ ثبت، مدت اعتبار، محصولات، مبلغ و غیره را اضافه کنید. سعی کنید اطلاعات را دقیق و کامل وارد کنید تا اعتبار فاکتور یا پیش فاکتور بالا برود.
5. با انتخاب گزینه افزودن سطر، می‌توانید فیلدهای دیگری مثل هزینه ارسال و نصب را به فاکتورتان اضافه کنید تا کامل‌تر شود. همچنین این کار باعث شخصی سازی فاکتور فروش با توجه به بیزینس‌تان می‌شود. سعی کنید فاکتور خاص خودتان را داشته باشید، چون شکل فاکتورها همیشه در ذهن مشتری می‌ماند. می‌توانید سطر جدیدی با عنوان تخفیف اضافه کنید و در آن درصد یا مبلغ تخفیف را بنویسید تا از قیمت کل فاکتور کم شود. این کار فاکتور فروش‌تان را حرفه‌ای‌تر می‌کند.
6. گزینه ذخیره را بزنید که فاکتور ذخیره شود.

مشاهده و ویرایش فاکتورها و پیش فاکتورهای ایجاد شده

نمی‌شود که برای هر مشتری از اول فاکتور یا پیش فاکتور ایجاد کرد یا اگر مشکلی داشت، دوباره آن را از نو طراحی کنید. بهتر است یک قالب برای فاکتور و پیش فاکتور ایجاد کنید و آن را برای هر مشتری شخصی سازی کنید. اگر توجه کرده باشید در بیشتر فروشگاه‌ها به همین شکل است. یک کاغذ فاکتور دارند که اطلاعات شرکت در آن نوشته شده و افراد فقط اطلاعات مشتری و کالای خریداری شده را در آن وارد می‌کنند. با استفاده از این روش کارتان خیلی سریع‌تر پیش می‌رود. ولی ویرایش فاکتور و پیش فاکتور به چه شکلی است:
 

 

1. بعد از کارهای بالا، فاکتورتان ساخته می‌شود که می‌توانید آن را در پرونده معامله در تب فاکتورها / پیش فاکتورها مشاهده کنید.

هر فاکتور و پیش فاکتوری که در CRM دیدار ایجاد کرده باشید را می‌توانید ویرایش، چاپ، ارسال، کپی و حذف کنید. جدا از آن می‌توانید پیش فاکتور را به فاکتور تبدیل کنید؛ ولی برعکس آن ممکن نیست. مثلاً پیش فاکتوری که برای مشتری ارسال کردید را با کمی تغییر جزئی به فاکتور فروش تبدیل کنید و آن را دوباره برای مشتری ارسال کنید.

2. با انتخاب گزینه ایجاد مشابه، می‌‌توانید یک کپی از فاکتور یا پیش فاکتور بردارید که همه چیز آن مثل نسخه اصلی فاکتور است. حالا به راحتی می‌توانید اطلاعاتش را تغییر دهید.
3. در بخش صورت‌های مالی دیدار هم می‌توانید به تمام فاکتور و پیش فاکتورهای ایجاد شده دسترسی داشته باشید و در صورت لزوم آن‌ها را ویرایش کنید.

کلام آخر

برای اینکه در فروش حرفه‌ای شوید، لازم است که با فاکتور و پیش فاکتورها آشنا شوید و از آنها استفاده کنید. پیش فاکتورها قبل از معامله برای مشتریان فرستاده می‌شود و اطلاعات معامله و هزینه در آن نوشته شده است. پیش فاکتورها باعث تحریک مشتریان به خرید و جلب اعتمادشان می‌شوند. همچنین راه را برای خرید هموارتر می‌کنند. در مقابل فاکتورها هر چیزی که در معامله بوده را شامل می‌شود. راه‌های زیادی برای نوشتن فاکتور و پیش فاکتور وجود دارد که استفاده از نرم افزار CRM بهترین آنهاست. همچنین هر چیزی که نیاز است در این باره بدانید را بیان کردیم. اگر سؤال یا نظری درباره این مقاله دارید، در زیر برای‌مان بنویسید.