مهارت ارتباطی مدیران چیست؟ | چگونه می‌توان مهارت‌های ارتباطی مدیران را تقویت کرد؟

ارتباط مؤثر رهبران، در صورت اجرای صحیح، موجب جلب اعتماد، ایجاد تغییرات مثبت و دستیابی به نتایج مطلوب‌تر برای افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها می‌شود. در ادامه اطلاعات جامع‌تری در مورد مهارت‌های ارتباطی مدیران دراختیارتان قرار می‌دهیم.
 

ارتباطات مدیران چیست؟

ارتباط مؤثر یکی از مهارت‌های اساسی مدیران و از ویژگی‌های کلیدی یک رهبر خوب است. مدیران باید توانایی برقراری ارتباط مؤثر را داشته باشند تا به نتایج مورد نظرشان دست یابند. ارتباطات رهبری شیوه‌ای است که مدیران از طریق آن به اطلاع‌رسانی و الهام‌بخشی به دیگران می‌پردازند که شامل پیام‌های کلامی، غیرکلامی و نوشتاری می‌شود. از ارائه دستورالعمل‌ها و بازخورد به زیرمجموعه‌ها تا به اشتراک‌گذاری چشم‌انداز با کارکنان، مدیریت تعارض میان تیم‌ها و ارائه گزارش به ذی‌نفعان نشان می‌دهند که ارتباط مؤثر، بخش حیاتی از رهبری است.

چرا ارتباطات برای مدیران اهمیت دارد؟

در مرکز رهبری خلاق (CCL)، مهارت‌های ارتباطی یکی از چهار مهارت اصلی مدیران است. مدیران باید توانایی تفکر شفاف، بیان مؤثر ایده‌ها و اشتراک‌گذاری اطلاعات با مخاطبان را داشته باشند. همچنین باید جریان سریع اطلاعات را درون سازمان و میان همکاران، مشتریان، شرکای تجاری، تأمین‌کنندگان و سایر ذی‌نفعان به‌خوبی مدیریت کنند.

ارتباط مؤثر در رهبری و بهره‌مندی از مهارت‌های ارتباطی مدیران به رهبران این امکان را می‌دهد که روابط خود را عمیق‌تر کرده، اعتمادسازی کنند و از طریق تعاملات روزمره، خلاقیت و نوآوری را در سازمان تقویت نمایند. این مهارت به‌ویژه در زمان تغییرات یا بروز بحران، بسیار حیاتی است.
 

ویژگی‌های اصلی ارتباطات رهبری موفق

برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های ارتباطات مدیران عبارت است از:

اصالت داشتن

صادق و صمیمی باشید. صدای واقعی خود را پیدا کنید و از به‌کار بردن زبان خشک اداری یا تلاش برای شبیه‌بودن به دیگران بپرهیزید. اجازه بدهید شخصیت واقعی‌تان و ارزش‌هایی که آن‌ها را باور دارید، در ارتباطات‌تان نمایان شود. مردم خواهان رهبری اصیل هستند تا به آن احترام بگذارند و از او پیروی کنند.

در دسترس‌بودن

اگر می‌خواهید ارتباط مؤثری داشته باشید، در دسترس باشید. راه‌هایی برای تعامل با تمامی گروه‌های ذی‌نفع بیابید؛ به‌ویژه در مواقع بحران که ارتباطات از اهمیت بیشتری برخوردارند.

شفافیت و اطمینان

بیان شفاف و مطمئن هنگام برقراری ارتباط با تیم، از بروز ابهام، سوءتفاهم و سردرگمی جلوگیری می‌کند. با جزئیات صحبت کنید، از زبان بدن برای تقویت پیام خود بهره ببرید و احساسات و ارزش‌ها را حین صحبت منتقل کنید.

همدلی و احترام

کارکنان از مدیران خود انتظار همدلی دارند و به یک رهبر باشفقت احترام می‌گذارند. هنگام صحبت با آن‌ها، احساسات و دغدغه‌هایشان را به رسمیت بشناسید؛ این کار موجب می‌شود احساس ارزشمندی و شنیده شدن کنند.

اعتماد

اعتماد امری دستوری نیست؛ بلکه از طریق تعهد مستمر به برقراری ارتباط مؤثر با همکاران شکل می‌گیرد. با الگوسازی ارزش‌هایی که می‌خواهید در تیم و سازمان خود پرورش دهید، اعتماد ایجاد کنید. زمانی که افراد در تیم و سازمان خود احساس امنیت کنند، راحت‌تر ایده‌هایشان را مطرح کرده و ریسک‌پذیرتر می‌شوند که این امر به بروز خلاقیت بیشتر و نوآوری منجر می‌شود.

۱۵ توصیه برای ارتباط مؤثر در رهبری و تقویت مهارت‌های ارتباطی مدیران

برای اینکه به عنوان یک مدیر، مهارت‌های ارتباطی را در خودتان تقویت کنید، نکات زیر را در نظر داشته باشید.
 

به‌طور مستمر ارتباط برقرار کنید.

همیشه فعال باشید! اطلاعات، افکار و ایده‌ها را به‌صورت واضح و مکرر منتقل کنید. فرایندهای ارتباطی را شفاف نگه دارید و راه‌هایی برای تسهیل مسیر ارتباطی تیم، کارکنان یا سازمان خود بیابید. از هرگونه نگاه بالا به پایین پرهیز کرده و زمانی را برای گفت‌وگو با افرادتان اختصاص دهید.

انتظارات را به‌روشنی مشخص کنید.

در هر رابطه‌ای، رفتار ما بر اساس مجموعه‌ای از هنجارهای اجتماعی شکل می‌گیرد. با هدف‌گذاری مشخص، هنجارهای تیمی را در سازمان چه در جلسات گروهی، چه هنگام حل‌وفصل تعارض‌ها، چه در ایمیل‌های کاری و چه در گفت‌وگوهای فردی با کارکنان تعریف کنید.

ساده و مستقیم صحبت کنید.

دقیق بگویید چه می‌خواهید! از پیچیده‌گویی یا ارائه حجم زیاد اطلاعات پرهیز کنید. ارتباط مستقیم و شفاف، به‌ویژه در فضای مجازی و ارتباطات از راه دور، مؤثرترین نوع ارتباط و از مهارت‌های ارتباطی مدیران قابل اعتماد است.

با داستان‌سرایی پیام خود را منتقل کنید.

از بیان داستان برای جان‌بخشیدن به ایده‌هایتان استفاده کنید. داستان خوب، هدف یا مأموریت را روشن کرده، اعتماد می‌سازد و پیام را به ‌شکلی ماندگار در ذهن ثبت می‌کند. توانایی شما در خلق و انتقال یک داستان جذاب، معتبر و پرشور می‌تواند مهارت‌های ارتباطی شما را تقویت کند.

آمادگی داشته باشید.

مطالعه و تحقیق کنید. پیش از برقراری ارتباط، از زمینه‌های مربوط به موضوع و دیدگاه‌های مختلف آگاهی کسب کنید تا بهتر با نگرانی‌ها یا مخالفت‌ها برخورد کنید. آمادگی کامل، ابزار شما برای مدیریت مؤثر گفت‌وگوهاست.

مخاطب خود را بشناسید.

شنوندگان مختلف دغدغه‌های متفاوتی دارند؛ بنابراین نحوه تأثیرگذاری بر آن‌ها نیز باید متناسب با نیازهایشان تنظیم شود. سبک ارتباطی خود را با توجه به شخصیت، اهداف، نقش و مسئولیت مخاطب تنظیم کنید.

زبان بدن خود را تقویت کنید.

فقط به کلمات تکیه نکنید. ارتباط غیرکلامی مثبت مانند تماس چشمی و تکان‌دادن سر به نشانه تأیید، اعتماد ایجاد می‌کند و فضای ارتباطی را بهبود می‌بخشد. حرکات کوچکی مانند لبخند یا اشاره تأییدی، نشان‌دهنده توجه شماست و به‌تدریج همکاری و همدلی را افزایش می‌دهد.

فضا را تحلیل کنید.

ارتباط مؤثر در رهبری، یعنی انعطاف‌پذیری. نشانه‌های غیرکلامی از میزان درگیری، سردرگمی یا درک مخاطبان را به‌دقت بررسی کرده و پیام خود را بر اساس آن تنظیم کنید. چه در جلسات حضوری و چه مجازی، زبان بدن، حالات چهره و بازخوردهای مستقیم ابزارهای خوبی برای سنجش اثربخشی پیام شما هستند. گاهی لازم است مکث کنید، فرصت پرسش بدهید یا بازخورد دریافت کنید تا مطمئن شوید پیام شما به‌درستی منتقل شده است.

پرسش‌های مؤثر بپرسید.

مدیران پرسش‌های عمیق و اثربخش مطرح می‌کنند. این سؤالات باعث می‌شوند افراد آزادانه آنچه واقعا فکر یا احساس می‌کنند، به زبان بیاورند.

گوش دهید و افراد را به مشارکت تشویق کنید.

مدیران خوب بیشتر از آن‌که صحبت کنند، گوش می‌دهند. گوش‌دادن فعال، از مهارت‌های ارتباطی مدیران است که به درک بهتر دیدگاه‌ها و نگرانی‌های دیگران منجر می‌شود. با دقت به همه گوش داده و فرصت بدهید تا نظرات خود را ارائه دهند. این کار اعتماد ایجاد می‌کند و پیوند عاطفی لازم برای رهبری مؤثر را تقویت خواهد کرد.

بازخوردها را جدی بگیرید.

درخواست بازخورد صادقانه از تیم، جریان ارتباطی مثبت ایجاد کرده و اعتماد را افزایش می‌دهد. اگر بازخوردها را عملی کنید، رشد رهبری‌تان تقویت می‌شود؛ اما اگر آن را نادیده بگیرید، ممکن است به بی‌اعتمادی و ازدست‌رفتن همراهی کارکنان منجر شود.

با عمل تأیید کنید.

مدیران موفق فقط حرف نمی‌زنند؛ بلکه عمل می‌کنند. اگر چیزی بگویید، اما رفتاری متفاوت نشان دهید، اعتبار خود را از دست خواهید داد. رفتار شما نوعی ارتباط است؛ پس در پیگیری و هماهنگی میان گفته‌ها و اقدامات‌تان کوشا باشید.

گفتگوهای دشوار، اما ضروری را آغاز کنید.

گفتگوهای دشوار بخشی اجتناب‌ناپذیر از هر محیط کاری است. مدیران باید توانایی مدیریت دغدغه‌ها را داشته باشند. گفتگوهای دشوار را از دیدگاه بی‌طرفانه آغاز کرده و هر دو طرف را قبل از اینکه به نتیجه برسید، بررسی کنید.

به شهرت خود توجه کنید.

مدیران خوب هرگز شهرت خود را فدای ارتباطات‌شان نمی‌کنند. ممکن است احساس کنید در مرز میان تهاجم بیش از حد و تساهل بیش از حد قرار دارید و به‌عنوان یک مدیر باید توانایی پیداکردن تعادل را داشته باشید.

برای مدیریت این چالش‌ها و تقویت تصویر رهبری خود، سؤالاتی چالش‌برانگیز از خودتان بپرسید. مانند: «وقتی اشتباهات شناسایی می‌شوند، چگونه باید واکنش نشان دهم؟». همچنین فهرستی از مشکلات ارتباطی خود تهیه کنید و از یک همکار بخواهید رفتار شما را توصیف کند. پاسخ‌های او به شما کمک می‌کند تا مسیر درست را پیدا کنید.
 

 

ارتباط ضعیف رهبری، چگونه به سازمان آسیب می‌زند؟

مدیران باید به‌طور مداوم روش‌های جدیدی برای مؤثرتر، هدفمندتر و قابل‌اعتمادترکردن ارتباطات خود پیدا کنند. اما اگر ارتباطات بی‌نظم، ایستا و پیچیده شود چه؟ ممکن است مدیران به‌طور ناخودآگاه تلاش‌های خود برای بهبود ارتباطات‌شان را به شکست بکشانند. ممکن است به دلیل ترس، به اندازه کافی ارتباط برقرار نکنند یا در مکالمه‌ با همکار خود بیش از حد صادق باشند.

این چالش‌ها معمولا در شرایط پرفشار به وجود می‌آیند؛ زمانی که انتظارات برآورده نمی‌شوند، فرصت‌ها از دست می‌روند یا نوآوری کاهش می‌یابد. این موضوع می‌تواند ناخوشایند باشد؛ اما ارزش تلاش برای مقابله با این تعارضات از طریق گفتگوهای سازنده را دارد. دقت کنید وقتی تعارض به‌درستی مدیریت نشود، هزینه‌ها به‌طور مستمر افزایش می‌یابد. در این شرایط، بهتر است درباره تأثیرات منفی ارتباطات ضعیف رهبری بیشتر بیاموزید.

چگونه مهارت‌های ارتباطی مدیریتی خود را ارزیابی کنیم؟

ارتباط قوی یکی از سریع‌ترین راه‌ها برای ساختن اعتماد در مدیریت است. در ادامه اقداماتی را معرفی می‌کنیم که می‌توانید هنگام برقراری ارتباط انجام دهید:

• اطمینان حاصل کنید که سخنان و اعمال شما با یکدیگر هماهنگ هستند.
• بر اساس ارزش‌های سازمان خود عمل کنید. رفتار شما باید از ارزش‌های سازمان‌تان پشتیبانی کند.
• اگر با یکی از همکاران یا اعضای تیم مشکل دارید، مستقیما با فرد مربوطه صحبت کنید.
• در مسائل حساس برای دیگران به‌عنوان شنونده فعال عمل کنید.
• دیدگاه‌ها و نظرات خود را به اشتراک بگذارید، حتی زمانی که با دیدگاه اکثریت متفاوت است.
• از «بله»گفتن به‌طور مکرر خودداری کنید. همیشه موافق نباشید و نظرات خود را بیان کنید.
• همیشه از دیدگاه کلی به موضوعات نگاه کنید و به اهداف بلندمدت توجه داشته باشید.
• مسئولیت اقدامات خود و نتایج آن‌ها را بپذیرید.
• فضایی ایجاد کنید که افراد بتوانند با احترام بحث کنند و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند.

جمع بندی

ارتباط موثر برای مدیران، ضروری است. در این مقاله توصیه‌های برای تقویت مهارت‌های ارتباطی مدیران ارائه کردیم که به کمک آن‌ها می‌توانید ارتباطات خود به عنوان یک مدیر را بهبود دهید.