اگر شغل خود را رها می کنید، تنها نیستید.
نیروی کار به انقلابی در استعفای بزرگ تبدیل شده است. برخی از کارشناسان افزایش اخیر در استعفای کارکنان را “بازاندیشی بزرگ” یا “تحقق بزرگ” نامیده‌اند. مردم در حال ارزیابی مجدد هستند که چگونه کار می کنند، کجا کار می کنند و چرا کار می کنند.
در حالی که میلیون ها نفر هر ماه کار خود را ترک می کنند، ما می دانیم که هرگز آسان نیست که به رئیس خود بگویید شرکت را ترک می کنید. استعفا نامه محترمانه می تواند به معنای تفاوت بین یک خداحافظی ناخوشایند و شانس یک رابطه حرفه ای طولانی مدت باشد.
در حالت ایده آل، دو هفته قبل از ترک شرکت، نامه استعفا ارائه می دهید. این امکان را به شما می دهد تا به طور رسمی فسخ خود را از شرکت اعلام کنید و اطلاعات مهم خانه داری مانند آخرین روز شما و سایر جزئیات مربوط به خروج شما را ارائه می دهد.
یک روش موثر به شما کمک می کند تا از گفتگوی مثبت با رئیس خود و انتقال آرام به سفر بعدی خود اطمینان حاصل کنید.
اما چگونه می توان یک استعفانامه خوب نوشت؟ چه چیزی را باید روشن و خاموش کنید؟
نحوه نوشتن استعفانامه حرفه ای
نامه استعفای شما باید مختصر باشد و فقط شامل اطلاعات مرتبط و مفید باشد. روی مزایای نقش بعدی خود تمرکز نکنید. در عوض، زمانی را برای در نظر گرفتن قدردانی از شرکتی که در حال ترک آن هستید، در نظر بگیرید.
نوشتن یک نامه استعفا می تواند کاری دلهره آور به نظر برسد، بنابراین ما یک الگوی نامه استعفای حرفه ای برای شروع کار ایجاد کرده ایم و نمونه هایی برای الهام گرفتن در آن گنجانده ایم.
فرمت نامه استعفا
نامه باید مفصل اما کوتاه باشد. شما باید مدیر خود را از تصمیم خود مطلع کنید، اما اگر دلایل آن چندان مثبت نیست، آن را حرفه ای نگه دارید.
فرم استعفا نامه معمولاً به شرح زیر است:
- تاریخ و سلام: نامه شما باید با تاریخ همراه با یک سلام رسمی به مدیرتان شروع شود.
- بیانیه خروج: از پاراگراف آغازین برای نشان دادن اینکه چه نقشی را ترک می کنید و چه زمانی می خواهید استفاده کنید. این به عنوان استعفا نامه شناخته می شود.
- پاراگراف اصلی: پاراگراف بدنه را می توان برای ابراز قدردانی از زمانی که با شرکت و همچنین برنامه خروج تان داشتید استفاده کرد.
- پاراگراف پایانی: اگرچه لازم نیست، می توانید از پاراگراف پایانی برای ارائه اطلاعات تماس خود استفاده کنید. این به ویژه اگر قصد دارید از کارفرمای سابق خود به عنوان مرجع استفاده کنید، توصیه می شود.
در بخش بعدی، نگاه دقیق‌تری به این عناصر کلیدی خواهیم داشت و به چند نمونه نگاه می‌کنیم.
در نامه استعفای حرفه ای چه مواردی را باید لحاظ کنم؟
نوشتن نامه استعفای حرفه ای با درک هر یک از اجزای آن آغاز می شود:
1. اعلامیه خروج و تاریخ پایان
نامه خود را با بیان موقعیت خود در شرکت آغاز کنید. اگر در یک شرکت کوچک کار می‌کنید و رئیس‌تان شما را به خوبی می‌شناسد، ممکن است این کار زائد به نظر برسد، اما مهم است که آن را درج کنید زیرا نامه فسخ رسمی شماست. همراه با این اطلاعات باید یک بیانیه ساده از استعفای شما باشد.
همچنین، ارائه تاریخ پایان در پاراگراف اول مفید است، زیرا این یکی از اولین سوالاتی است که کارفرما از شما خواهد پرسید.
این پاراگراف اول ممکن است در عمل چگونه باشد:
به اطلاع شما می‌رسانم که از سمت خود استعفا می‌دهم [Position Name] برای [Company Name]کارآمد [Date].
2. سپاسگزاری
زمانی را به تفکر در مورد اینکه چگونه رشد کرده اید یا چه چیزی را در مورد زمان خود در شرکت قدردانی کرده اید، اختصاص دهید. تا حد ممکن دقیق باشید. شاید این شرکت فرصت هایی را برای پیشرفت حرفه ای فراهم کرده است. شاید از محیط ایجاد شده توسط شرکت و فضای حمایتی لذت برده باشید.
همچنین برای کارفرمای شما خوب است که از زمان و منابعی که برای حمایت از رشد شغلی شما استفاده کرده است تشکر کند. در اینجا نمونه ای از آنچه ممکن است به نظر برسد آورده شده است:
من از فرصت های توسعه حرفه ای که در طول دو سال گذشته برای من فراهم کرده اید قدردانی می کنم. من از دوران تصدی خود لذت بردم [Company Name] و من احساس افتخار می کنم که بخشی از چنین تیم حمایتی هستم.
اگر می خواهید، می توانید مشخص کنید که کجا می روید. به عنوان مثال، اگر در حال تغییر صنعت برای دنبال کردن یک علاقه هستید یا به تحصیلات تکمیلی می روید، ممکن است مناسب باشد که این مورد را نیز لحاظ کنید. مثلا:
من به عنوان یک موضع گرفتم [New Job Title]و من مشتاقانه منتظر آن هستم [pursuing my passion in [X] یا اینکه کارم را با تاکید بر ادامه دهم [Y].
با این حال، اگر شرکت را به مقصد یک رقیب ترک می کنید، بهتر است چنین اطلاعاتی را حذف کنید.
3. جزئیات انتقال
در پاراگراف سوم، تمایل خود را برای تسهیل انتقال ذکر کنید. مثلا:
اگر می توانم در این انتقال کمکی داشته باشم، لطفاً به من اطلاع دهید. من در دسترس هستم تا به آموزش جایگزین خود کمک کنم و اطمینان حاصل کنم که همه گزارش های من قبل از آخرین روز کاری به روز هستند.
این جمله ممکن است به نظر شما متفاوت باشد. اما صرف نظر از اینکه چه چیزی می نویسید، تمرین خوبی است که جزئیات خاصی را در مورد نحوه کمکتان درج کنید.
به عنوان یک پاراگراف پیگیری اختیاری، به طور خلاصه کارهایی را که در زمان ترک رسمی شرکت تحویل خواهید داد، مرور کنید. در حالی که از نظر فنی مسئولیت مدیر شما است که این کار را بپذیرد و تعیین کند که چگونه پیش خواهد رفت، فهرست کردن همه پروژه‌ها و وظایفی که مسئولیت آنها را بر عهده داشته‌اید بسیار مفید است تا در این مدت انتقال را برای شرکت آسان‌تر کنید.
اگر به عنوان مدیر خدمت نکرده اید یا با بخش های دیگر همکاری نکرده اید، می توانید از این قسمت صرف نظر کنید.
4. اطلاعات تماس شخصی
پاراگراف آخر اختیاری است و نیازی نیست همیشه درج شود، به خصوص اگر نمی خواهید یا نیازی به استفاده از کارفرمای سابق خود به عنوان مرجع ندارید. با این حال، بسیاری از نامزدها ترجیح می دهند شبکه های حرفه ای خود را حفظ کنند. بسته شدن ممکن است به این صورت باشد:
باز هم از فرصتی که برای کار در اختیار شما قرار دادید سپاسگزارم [Company Name]. برای شما بهترین ها را آرزو می کنم و مشتاقانه منتظر ماندن در ارتباط هستم. می توانید به من ایمیل بزنید [Email Address].
مواردی که نباید در استعفانامه گنجانده شود
1. تغییرات شغلی آینده
اگرچه می‌توانید به جایی که بعداً می‌روید اشاره کنید، اما نیازی نیست که به کارفرمای خود درباره موقعیت یا حقوق جدید خود به طور طولانی بگویید. کارها را حرفه ای نگه دارید. شما می توانید تصدیق کنید که موقعیت فعلی شما چگونه به پیشرفت شما در صنعت کمک کرده است. نامه شما باید مستقیم و منعکس کننده لحن کارفرمای شما باشد.
2. زبان ناپسند
البته، اما استعفانامه زمان استفاده از فحاشی و الفاظ رکیک نیست. شما باید احترام و حرفه ای بودن را تا پایان دوره حفظ کنید. اگرچه ممکن است هوس کنید که از شغل قبلی خود انتقاد کنید، اما نامه استعفا زمان پخش لباس های کثیف نیست.
3. وابستگی های عاطفی
اگر یک محیط کاری حمایتی را ترک می کنید، گذاشتن احساسات عاطفی در نامه مفید است. تا حد امکان حرفه ای باشید. شما می توانید این احساسات را از طریق ملاقات حضوری با افراد دیگر نشان دهید.
4. انتقاد از همکاران
نامه استعفای شما نیازی به داشتن نظرات منفی در مورد همکاران یا مدیران شرکت ندارد. هدف نامه تکمیل مأموریت شماست، نه سرزنش دیگران به خاطر کارهای انجام نشده.
5. فرافکنی تلخی
اکنون زمان آن نیست که عصبانیت خود را نسبت به شغل فعلی خود نشان دهید. شما باید لحظات مثبت و چگونگی به دست آوردن دانش مفید در مورد صنعت و خودتان را در نظر بگیرید. شما مجبور نیستید با شرایط بد با کارفرمای خود را ترک کنید.
نمونه نامه های استعفای حرفه ای
با در نظر گرفتن الگوی بالا، بیایید به چند نمونه استعفا نامه برای سمت های مختلف نگاه کنیم، که هر کدام لحنی متفاوت اما دوستانه برای استعفای خود دارند.
1. نمونه استعفا نامه مودبانه
اگر دلایل مربوط به کار نیست، می‌توانید دلیل رفتنتان را به اشتراک بگذارید. دلایل باید مثبت یا خنثی باشند. لحن او قدردانی است که کارفرما از شما فرصتی استفاده کرده است. اکثراً برای آموزش فرد ورودی به او دست می دهند. نامه باید شامل حداقل دو هفته اخطار استعفا باشد.
2. نمونه استعفانامه کوتاه
یک استعفا نامه کوتاه شامل دو چیز مهم است: تاریخ استعفا و اخطار رسمی به سرپرست شما. یک نامه خوب می تواند شامل یک خط “متشکرم” نیز باشد، اما لازم نیست. حتی اگر در حال پایان دادن به کار خود با کارفرمای فعلی خود هستید، نمی خواهید با رعایت نکردن مهلت اعلامیه، پل را بسوزانید.
3. نمونه نامه استعفای فوری
در حالی که بهترین راه برای ترک شغل این است که حداقل دو هفته قبل اخطار دهید و پیشنهاد کمک برای انتقال را بدهید، گاهی اوقات شرایط این کار را غیرممکن می کند. اگر نیاز دارید که کار خود را فوراً بدون اطلاع قبلی ترک کنید، به یک نامه استعفای فوری نیاز دارید.
در اینجا یک مثال است که ممکن است کمک کند:
قالب های استعفای حرفه ای رایگان
اکنون قالب ها را دانلود کنید
گاهی اوقات ماهیت موقعیت شما یک نامه استعفای خاص تری را هنگام خروج تضمین می کند. در زیر چند الگو وجود دارد که به این نقش‌های پویاتر کمک می‌کند تا از شرکت خارج شوند.
1. الگوی نامه خروج پیمانکار
اگر یک فریلنسر هستید، ممکن است لازم باشد تمرکز نامه خروج خود را برای رسیدگی به وظایف نهایی خود و نحوه جدایی مشتری خود تنظیم کنید. این شامل تعهدات فعلی شما، کارهایی که انجام نمی دهید و نحوه پذیرش پرداخت نهایی شما می شود.
منبع تصویر
2. نمونه نامه استعفای مدیر اجرایی
یک ایمیل کوتاه یا اخطار دو بند به سرپرست شما ممکن است به عنوان یک استعفای رسمی کافی نباشد اگر شما در یک موقعیت اجرایی یا مدیریت ارشد هستید.
از آنجایی که انجام این نقش ها دشوارتر است، ممکن است نقش مهم تری در دوره گذار ایفا کنید، به خصوص که افراد بیشتری را مدیریت می کنید و برای پروژه های بیشتری تصمیم می گیرید.
مثال زیر استعفا را به دو بخش تقسیم می کند. اولی خود استعفا است و دوم اینکه کار شخص مستعفی چگونه (و با چه کسانی) ادامه خواهد یافت. این تنها یکی از قالب های متفاوتی است که ما ارائه می دهیم.
منبع تصویر
آیا برای نوشتن نامه استعفای خود آماده اید؟
در استعفانامه خود مودب باشید، صرف نظر از نقشی که دارید، دلیل رفتن خود را بیان کنید و به چه کسانی اطلاع رسانی می کنید واضح و شفاف باشید. قدردانی و حمایت در حین خروج شما برای کارفرمایان ارزش زیادی دارد و آخرین کاری که می خواهید انجام دهید این است که شرکت را با یک یادداشت بد ترک کنید – حتی اگر به دلایل بد آن را ترک کنید.
با الهام گرفتن از این نمونه‌ها و الگوهای نامه استعفا، از پل‌های حرفه‌ای خود محافظت می‌کنید و شبکه حرفه‌ای خود را در حین شروع ماجراجویی بعدی خود دست نخورده نگه می‌دارید.
یادداشت سردبیر: این پست در ابتدا در اکتبر 2018 منتشر شد و برای کامل شدن به روز شده است.
