یک مدیر تعمیر و نگهداری باید چه مهارت هایی داشته باشد؟

انتخاب شغل جدید مسئولیت های جدیدی را به همراه دارد. کار روزانه ما مثل قبل نیست و باید آماده باشیم تا اهداف جدید را دنبال کنیم. شغل مدیر تعمیر و نگهداری یکی از آن مسئولیت هایی است که نیاز به مهارت های زیادی دارد. اگر مهارت های مدیر تعمیر و نگهداری را به درستی بشناسیم و سعی کنیم بر آنها مسلط شویم، تیمی پرانرژی خواهیم داشت که آماده رویارویی با هر چالشی است.

آشنایی با کار یک مدیر پشتیبانی

مدیر پشتیبانی مسئول رهبری تیم پشتیبانی مشتری است. هدف اصلی این مدیران اطمینان از آموزش صحیح کارکنان بخش و ایجاد تجربیات خوشایند برای مشتریان است. اگر یک موقعیت منحصر به فرد یا حساس در هنگام خرید مشتری ایجاد شود، وظیفه مدیر پشتیبانی اطمینان از برآورده شدن نیازها و انتظارات مشتری است.

بنابراین، تخصص مدیر پشتیبانی باید به او کمک کند تا علاوه بر مدیریت کارکنان، با مشتریان ارتباط بهینه داشته باشد. وقتی مشتریان مشکلات خاصی دارند که کارکنان بخش نمی توانند به تنهایی حل کنند، وظیفه مدیر پشتیبانی است که وارد عمل شود.

گاهی اوقات که برای تجزیه و تحلیل نیازهای مشتری و اقدام سریع به هوش هیجانی بالاتری نیاز است، این مسئولیت بر عهده مدیر پشتیبانی است که عکس العمل مناسب را نشان دهد.

در نهایت، ما نباید تعهد گزارش را فراموش کنیم. مشکلات رایج یا تکرار شونده محصول باید به توسعه محصول گزارش شود. یا در صورت وجود مشکلات اساسی در روند کاری شرکت، مدیر تعمیر و نگهداری باید با مدیران اجرایی برای رفع مشکل ارتباط برقرار کند.

این سوالات خلاصه ای از مسئولیت های اصلی یک مدیر تعمیر و نگهداری بود. اما برای انجام موفقیت آمیز وظایف، این مدیران باید دارای مهارت های خاصی باشند که در ادامه به شما ارائه خواهیم کرد.

مهمترین مهارت های یک مدیر پشتیبانی

1) ارتباطات

مهارت های ارتباطی یکی از مهم ترین چیزهایی است که هر مدیر در هر کجای یک سازمان باید داشته باشد. از آنجایی که مدیر پشتیبانی باید کارکنان پشتیبانی را آموزش دهد، این امر بدون داشتن مهارت های ارتباطی قوی امکان پذیر نخواهد بود. علاوه بر این، تماس های روزانه با مشتریان و جلسات کاری با سایر بخش های سازمان نیز نیازمند مهارت های ارتباطی عالی است.

2) صبر

دومین مورد در لیست مهارت های مدیر تعمیر و نگهداری به «صبر» اختصاص دارد. صبر عامل بسیار مهمی در موفقیت هر انسانی است. حالا مدیران جای خود را دارند. یک مدیر پشتیبانی هنگام آموزش اصول اولیه پشتیبانی مشتری به کارمندان به صبر و حوصله زیادی نیاز دارد. همچنین رهبری در شرایط سخت و پیچیده نیاز به صبر دارد. با این حال، همه مشتریان مودب و آرام نیستند و برخی ممکن است به دلایل زیادی منصرف شوند!

صبر همیشه با مهارت های ارتباطی همراه بوده است. اگر صدای ما خسته کننده باشد یا در جلسات خونسردی کافی نداشته باشیم، مخاطب نیز انرژی منفی ما را خواهد گرفت. یا مثلاً اگر ما ناامید باشیم و صحبت کنیم، مخاطب آن ناامیدی را در صدای ما احساس می کند و او هم ناامید می شود.

ما همیشه یک لحظه صبر می کنیم و قبل از واکنش خود را جای دیگران می گذاریم. اگر بفهمیم در این شرایط جامعه عصبانیت مردم از دشمنی و دشمنی با ما نیست، قطعاً صبرمان بیشتر می شود.

3) حل مسئله

کار در پشتیبانی مشتری ارتباط نزدیکی با توانایی حل مشکلات دارد. در اینجا به غیر از حل مشکلات مشتریان و پاسخگویی صحیح به شبهات آنها، اولویت های مهم تری داریم. کمک به تنظیم بودجه مناسب، کنترل بازگشت سرمایه، تغییر فرآیندهای معیوب و پشتیبانی از کارکنان بخش، همه وظایفی هستند که باید به طور موثر انجام شوند. طبیعتاً بدون مهارت حل مسئله نمی توانیم در این مسیر دشوار موفق شویم.

4) دیپلماسی و سیاست

یکی دیگر از مهارت های مدیر تعمیر و نگهداری دیپلماتیک بودن است. دیپلماتیک بودن به معنای برخورد محترمانه با مشتریان و کارکنان بخش است. اگر مدیر پشتیبانی در هنگام صحبت با مشتری درایت و دیپلماسی مناسبی داشته باشد، می تواند از منافع شرکت محافظت کند و مشکلات مشتری را به طور موثر حل کند.

در همین حال، به عنوان یک مدیر تعمیر و نگهداری، ممکن است مجبور شویم با کارکنان خود صحبت های سخت و نفس گیری داشته باشیم! زیرا همیشه همه چیز به آرامی پیش نمی رود. گاهی اوقات مدیران نیاز دارند که بازخوردهای منفی یا اخبار بد را به کارمندان خود بدهند. رساندن این اخبار و مدیریت این گونه گفت وگوها نیازمند دیپلماسی بالاست.

با کمک مهارت های دیپلماتیک می توانیم از هوشمندانه ترین عبارات، کلمات و لحن ها استفاده کنیم. در این صورت حتی اگر خبر بدی بدهیم، مخاطب استدلال ما را درک می کند و احساس احترام می کند.

پس چگونه این مهارت مهم را کسب کنیم؟ یک راه آسان تماشای سخنرانی ها و مناظره های رهبران سیاسی بزرگ است. یا کتاب های زیادی که در این زمینه نوشته شده را بخوانید. اگر خوب درس بخوانیم بالاخره می فهمیم که برای اصیل بودن نباید اجازه دهیم کلمات و زبان بدن ما از احساسات درونی ما منحرف شود. احساسات را بپذیرید، اما اجازه ندهید که بخشی از زندگی کاری شما شوند.

5) تشویق و انگیزه

تشویق و ایجاد انگیزه یکی از تخصص های مدیر تعمیر و نگهداری است که البته برای همه مدیران ضروری است. الهام بخشیدن و برانگیختن افراد در طول تاریخ بخشی جدایی ناپذیر از مهارت های رهبری بوده است. ما به عنوان یک مدیر تعمیر و نگهداری، وظیفه داریم کارکنان خود را به انجام وظایف خود تشویق کنیم.

نیاز به این مهارت زمانی بیشتر احساس می شود که تیم ها کمبود نیرو داشته باشند یا مشکلی در محصول وجود داشته باشد. در چنین مواقعی، کارمندان باید با تعداد زیادی تماس دریافتی و مشتریان ناامید و عصبانی دست و پنجه نرم کنند.

یک مدیر پشتیبانی حرفه ای باید قبل از ایجاد انگیزه در تیم خود، مهارت های خودانگیختگی را توسعه دهد. بنابراین به یاد داشته باشید که به عنوان یک مدیر تعمیر و نگهداری، ابتدا برای افزایش انگیزه درونی خود تمرین کنید، سپس استراتژی هایی را که آموخته ایم برای ایجاد انگیزه در محل کار استفاده کنید.

6) جلب اعتماد

هیچکس “مدیر” را دوست ندارد! به خصوص اگر آن فرد در محل کار خود مدیر باشد. بنابراین ما نباید شبیه یک «مدیر» باشیم. یکی از مهم ترین مهارت های یک مدیر تعمیر و نگهداری، ایجاد اعتماد است. یک مدیر موفق به گونه ای عمل می کند که کارمندان و مخاطبینش با او احساس راحتی کنند.

مدیریت به معنای داشتن شخصیت کنترل کننده و تهاجمی نیست. برعکس، باید به کارمندانمان آزادی عمل بدهیم تا اشتباه کنند و از اشتباهات خود درس بگیرند.

حالا چگونه این مهارت را ایجاد می کنید؟ خیلی ساده است. یکی از وظایف نگهداری روزانه یا هفتگی را به طور کامل به یک کارمند محول کنید. این کار می تواند ارسال ایمیل های گروهی یا جمع آوری گزارش های ماهانه یا هفتگی باشد. بله، مسئولان می توانند اشتباه کنند یا حتی با افشاگری های خود ما را غافلگیر کنند. اما فراموش نکنیم که اعتمادی که به آنها می کنیم احساس مسئولیت را در آنها چندین برابر می کند.

7) همبستگی و اخلاص

چرا باید با مشتریان، کارمندان و سایر مدیران شرکت همدلی کنیم؟ زیرا از این طریق می توانیم نیازها و اولویت های آنها را در نظر بگیریم. واقعیت این است که ما هرگز نمی توانیم به عنوان یک مدیر همه را راضی کنیم. اما با تمرین همدلی، می آموزیم که چگونه تصمیمات ما بر دیگران تأثیر می گذارد. به این ترتیب می توانیم از احساس ناامیدی یا دلسردی در بین کارکنان جلوگیری کنیم.

8) طرز فکر و تشخیص درست

مدیری که ذهنیت درستی داشته باشد به راحتی می تواند این طرز فکر را به کارمندان منتقل کند. به عنوان مدیران تعمیر و نگهداری بسیار مهم است که بتوانیم در مواقع سخت دور هم جمع شویم و روی چشم انداز بزرگتری که داریم تمرکز کنیم.

اما اگر خودمان به چشم‌انداز درستی دست نیافته‌ایم، اگر خودمان ایده اصلی کسب‌وکار را درک نکرده باشیم، چگونه می‌توانیم تیم پشتیبانی را به هدف هدایت کنیم؟

برای تقویت این مهارت و بهبود تفکر خود، باید از مدیران و رهبرانی که تحسینشان می کنیم در مورد دیدگاه هایشان بپرسیم. سپس از این دانش برای ایجاد یک هدف ملموس برای تیم خود استفاده کنید.

آخرین کلمه

به جرات می توان گفت که مهارت های مدیر پشتیبانی در دو رویکرد «توانمندسازی» و «استراتژی» خلاصه می شود. اگر ما به عنوان مدیران تعمیر و نگهداری همچنان به همان مفهوم کلاسیک مدیریت فکر می کنیم، باید نگرش خود را تغییر دهیم. امروزه مدیریت پشتیبانی به معنای تجهیز تیم ما به ابزارهایی است که می توانند مشکلات خود و مشتریان را خودشان حل کنند. اما تا زمانی که مهارت های ذکر شده در این مقاله را کسب نکنیم، نمی توانیم به این سبک مدیریتی دست پیدا کنیم و درخشان به نظر برسیم.