دبیرخانه بخشی از سازمان است که مسئولیت ثبت، دریافت، نگهداری و توزیع نامه ها، اسناد و پرونده های سازمان را بر عهده دارد. هیچ نوشته ای در سازمان بدون ثبت در دبیرخانه رسمی نیست و سند اداری محسوب نمی شود.
هر سازمانی در هر زمینه فعالیتی ملزم به داشتن دبیرخانه نیست. قوانین دبیرخانه از کشوری به کشور دیگر متفاوت است. در برخی کشورها مانند انگلستان و استرالیا تنها شرکت های دولتی ملزم به داشتن دبیرخانه هستند، در حالی که داشتن دبیرخانه برای شرکت های خصوصی اختیاری است.
وظایف دبیرخانه
وظایف دبیرخانه به سه بخش مهم تقسیم می شود:
- می گیرم
- رکورد،
- توزیع نامه ها
در زیر به مهم ترین وظایف منشی در سازمان ها پرداخته ایم:
- دریافت و شماره گذاری کلیه نامه ها، دستورالعمل ها و بخشنامه ها و کنترل آنها از نظر وجود مهر و امضا و تعداد پیوست و ثبت آنها در خدمات اتوماسیون اداری و نشانگرها.
- درج نامه های اداری و صورتجلسات،
- تشکیل و نگهداری پرونده های اداری کهنه و جاری و ارائه آنها به مراجع ذیربط.
- پیگیری مکاتبات تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی واحدهای مربوطه.
- نگهداری و نگهداری کلیه نامه ها، پرونده ها، بخشنامه ها و اسناد اداری بر اساس قوانین بایگانی.
- نظارت بر محرمانه بودن اسناد و اطلاعات سازمان،
- استانداردسازی و ادغام کارهای آرشیوی و منشی در کلیه واحدهای سازمان.
- ارسال یا ارائه نامه به مسئول مربوطه جهت تعیین محل و نوع فعالیت که «جهت» نامیده می شود.
- ارسال نامه به افراد خارج از سازمان از طریق پست، ایمیل، اتوماسیون اداری، فکس و غیره.
ساختار دبیرخانه
دبیرخانه ها از نظر ساختاری به سه دسته تقسیم می شوند که در زیر به تعریف مختصر آن ها می پردازیم.
دبیرخانه متمرکز
از این نوع دبیرخانه بیشتر برای سازمان های کوچک استفاده می شود که تعداد منابع انسانی و مراجع و میزان مکاتبات کم و محدود بوده و تمامی واحدهای سازمان در یک ساختمان مستقر هستند.
در این روش کارکنان هر واحد در سازمان اختیارات محدودی در هنگام امضای مکاتبات دارند. در دبیرخانه متمرکز هیچ واحدی نمی تواند نامه ها را ثبت کند و کلیه فعالیت های مربوط به ثبت، توزیع، نگهداری و کنترل و نظارت بر مکاتبات در دبیرخانه مرکزی انجام می شود.
دبیرخانه غیر متمرکز
این روش بیشتر برای شرکت های بزرگ استفاده می شود که تعداد منابع انسانی و مراجع و همچنین حجم مکاتبات زیاد است، واحدهای مختلف در چندین ساختمان پراکنده هستند و تنها در یک ساختمان متمرکز نیستند و اختیارات ارگان های سازمانی برای امضای مکاتبات گسترده است.
در این نوع دبیرخانه هر واحد سازمان دارای دبیرخانه خاص خود بوده و به کلیه امور مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات می پردازد. یکی از بزرگترین مشکلات دبیرخانه غیرمتمرکز، سردرگمی مراجعینی است که با وظایف کارکنان سازمان آشنا نیستند. همچنین این روش به نیروی انسانی و تجهیزات بیشتری نیاز دارد.
دبیرخانه نیمه متمرکز
در این روش، دبیرخانه ترکیبی از روش های متمرکز و غیرمتمرکز بر اساس نوع سازمان، نیازهای آن و تصمیمات مدیران است. سیستم های اتوماسیون اداری نقش مهمی در ایجاد یک دبیرخانه نیمه متمرکز ایفا کردند.
در دبیرخانه نیمه متمرکز، فعالیت های دریافت و توزیع مکاتبات سازمانی به صورت متمرکز در واحد «مرکز پذیرش و توزیع» انجام می شود. کلیه نامه های دریافتی در دبیرخانه مرکزی ثبت و سپس برای گیرنده ارسال می شود.
با وجود دبیرخانه از میزان خطاها و اشتباهات در سازمان ها کاسته شده و نظم به سازمان داده می شود. همچنین دبیرخانه ارتباط شفاف و سازنده ای بین مدیران، کارکنان و ذینفعان سازمان ایجاد می کند. در صورت وجود اتوماسیون اداری در سازمان، نامه به صورت الکترونیکی برای گیرندگان ارسال می شود و در صورتی که نامه فیزیکی بار مالی و قانونی نداشته باشد، در دبیرخانه ثبت می شود.
دبیرخانه میزان خطاها و اشتباهات را در سازمان ها کاهش می دهد و ارتباط شفاف و سازنده ای را بین مدیران، کارکنان و ذینفعان سازمان برقرار می کند.
انواع دبیرخانه
دبیرخانه ها بر اساس فرآیند مکاتبات سازمان ها به چهار دسته زیر تقسیم می شوند.
دبیرخانه سنتی
در دبیرخانه سنتی کلیه فعالیت های ثبت، صدور، دریافت، کنترل، ارسال و بایگانی به صورت دستی و کاغذی توسط نیروی انسانی انجام می شود. خطای انسانی در این نوع دبیرخانه زیاد است و می تواند در هر سه ساختار متمرکز، غیرمتمرکز و نیمه متمرکز کار کند.
دبیرخانه سنتی- الکترونیکی
اگر در یک دبیرخانه بخشی از مکاتبات به صورت دستی و بخشی دیگر به صورت الکترونیکی انجام شود، به آن دبیرخانه الکترونیکی سنتی می گویند. همچنین زمانی که فرآیند ثبت، صدور و ارسال نامه ها الکترونیکی است، اما پیش نویس، پاراف و امضا به صورت دستی و کاغذی انجام می شود.
دبیرخانه الکترونیکی
فرآیندهای این نوع دبیرخانه مبتنی بر اتوماسیون اداری است. یکی از مهم ترین ویژگی های دبیرخانه الکترونیکی، یکپارچگی پایگاه داده، دسترسی آسان در هر زمان و مکان، سرعت انجام کارها و یکپارچگی آن است.
سازمان الکترونیک (دیجیتال)
در سازمان الکترونیک کلیه مکاتبات داخلی و خارجی الکترونیکی بوده و ارتباط الکترونیکی سامانه مکاتبات با سایر سامانه های دستگاه فراهم می شود. در این نوع سازمان، سیستمی برای اتوماسیون اداری ساخته می شود و کلیه ارتباطات داخلی و خارجی سازمان از طریق سیستم های الکترونیکی انجام می شود.
دبیرخانه اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری مهم ترین و پرکاربردترین سیستم اطلاعاتی است که به سازمان ها در کنترل گردش مکاتبات کمک می کند. این سامانه دارای ابزارهای مختلفی از جمله ارسال و دریافت نامه و دستورالعمل، ارسال و دریافت پیام خصوصی و فوری و ارسال و دریافت ایمیل می باشد. به عبارت دیگر اتوماسیون اداری به معنای برقراری ارتباط بین اطلاعات رایانه ای در واحدهای مختلف سازمان با استفاده از یک شبکه یا با استفاده از یک برنامه نرم افزاری رایج است که در آن اطلاعات، آمار، نامه ها و مکاتبات به صورت یکپارچه وجود داشته باشد و کار به سرعت و به راحتی انجام شود. بودن
در زیر برخی از مزایای استفاده از اتوماسیون اداری آورده شده است:
- کاهش خطای انسانی
- افزایش بهره وری در امور اداری،
- کاغذ را بردارید
- امنیت بالا در هنگام ذخیره اطلاعات و اسناد.
- نظارت بهتر بر کارکنان،
- کاهش هزینه،
- افزایش رضایت مشتری به دلیل ارائه به موقع خدمات.
- کاهش وابستگی به سایر سازمان ها برای چاپ و کپی و غیره.
- امکان کار از راه دور
- کاهش فعالیت های غیرمولد مانند ارائه فیزیکی اسناد و ….
- دسترسی آسان در هر مکان و زمانی،
- امکان دریافت گزارشات جامع
به طور خلاصه، اتوماسیون اداری ریسک را به حداقل می رساند و هماهنگی بین بخش های مرتبط سازمان را افزایش می دهد. همچنین می توانید تمام اطلاعات، سوابق و اسناد را در یک پلتفرم متمرکز و یکپارچه مشاهده و پیگیری کنید.
نرم افزار اتوماسیون اداری System Associates با تمامی امکانات و مزایای ذکر شده در این مقاله در اختیار مشتریان قرار می گیرد. سازمان ها می توانند از اتوماسیون اداری برای سازماندهی فرآیندهای سازمانی و انجام مکاتبات اداری به صورت الکترونیکی در یک محیط امن، در هر مکان و با سرعت بالا استفاده کنند. این سامانه بستر مناسبی را برای ثبت و توزیع نامه ها و انواع فرم های سازمانی، پیگیری دقیق مکاتبات، گزارش گیری لازم و مدیریت بهینه جلسات فراهم می کند که موجب تسریع روند مکاتبات درون سازمانی و تسهیل تعاملات برون سازمانی می شود. برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.
