امروزه بیشتر ارتباطات بین سازمان ها و حتی درون یک سازمان در قالب نامه های اداری انجام می شود. نوشتن نامه های اداری و نگارش صحیح آنها یکی از مهارت های مهم و ضروری برای هر کارمند اداری است. بنابراین هر فردی که در هر سازمانی به ویژه سازمان های دولتی کار می کند; قبل از هر مهارتی باید با اصول نامه نگاری اداری آشنا باشد.
در این مقاله به مهم ترین اصول نگارش نامه اداری پرداخته ایم و در ادامه به چند نمونه نامه اداری می پردازیم.
انواع نامه اداری
نامه های اداری به طور کلی به دو دسته نامه های داخلی و نامه های خارجی یا صادراتی تقسیم می شوند. نامه های داخلی اغلب برای ارسال به واحدهای درون سازمان استفاده می شود و نامه های خارجی برای ارسال به سایر سازمان ها تولید می شود. اگر در سازمان خود از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می کنید، باید بدانید که فرمت نوشتن نامه های خارجی در بسیاری از سازمان ها با فرمت پیش نویس نامه های داخلی متفاوت است. نامه های خارجی باید دارای تصویر امضا باشند، این برای نامه های داخلی الزامی نیست.
در دسته ای دیگر، نامه های اداری بر اساس ماهیت موضوع به چند دسته مختلف تقسیم می شوند. به عنوان مثال، مصوبات، بخشنامه ها، بخشنامه ها، اطلاعیه ها، اطلاعیه ها، گزارش ها، دعوت نامه ها و صورتجلسات از انواع مکاتبات اداری هستند که از نظر ادبیات نامه نگاری تفاوت های جزئی با یکدیگر دارند.
اجزای یک نامه اداری
به طور کلی هر نامه اداری دارای ویژگی هایی است که آن را از سایر نوشته ها متمایز می کند. این ویژگی ها شامل تاریخ، شماره نامه، گیرنده، موضوع، فرستنده و امضاکننده است. در مقاله بعدی نگاهی کامل به قسمت های مختلف یک نامه اداری خواهیم داشت.
شروع نامه اداری
سازمان ها معمولاً از قالب خاصی مانند «سربرگ» برای نامه های اداری استفاده می کنند. این قالب های یکسان هویت شرکت یا نام سازمان را در ابتدای نامه های اداری نشان می دهد. سربرگ اغلب شامل لوگو و نام سازمان است. اگر سازمان شما سربرگ مشخصی ندارد، بهتر است لوگوی سازمان را در ابتدا، سمت راست و بالای نامه قرار دهید.
سپس در خط بعدی عنوان گیرنده نامه و سمت سازمانی آنها را بنویسید. اگر نام گیرنده نامه مشخص نیست، می توانید به سادگی به پست سازمانی وی مراجعه کنید. در برخی از نامه های اداری پس از درج مشخصات گیرنده نامه باید «موضوع» نامه درج شود. جمله ای که قبل از کلمه «موضوع» آمده است; نشان دهنده هدف یا اهداف اصلی نامه است.
موضوع نامه اداری باید کوتاه و بیان کننده محتوای نامه باشد و از کلماتی که با دقت انتخاب شده اند تشکیل شده باشد. به عنوان مثال، ابتدای نامه ممکن است به این صورت شروع شود:
خانم / آقای عزیز
مدیر عامل محترم شرکت…
موضوع: دعوت به برگزاری جلسه
با سلام و احترام،
متن نامه اداری
متن نامه از سه قسمت مجزا تشکیل شده است: اول مقدمه نامه که برای شروع بحث و آمادگی ذهنی گیرنده پیام ضروری است. دوم متن اصلی نامه که به بیان هدف اصلی ارتباط اشاره دارد. در این قسمت فرستنده باید سعی کند انگیزه اصلی خود را در کوتاه ترین جملات و عبارات ممکن به طور واضح به گیرنده پیام برساند. سوم، نتیجه گیری نامه مبنی بر اینکه فرستنده به طور خاص به رفتار، عمل و کاری که قصد دارد اشاره می کند.
انتخاب کلمات مناسب برای انتقال معنی هنگام نوشتن نامه های تجاری بسیار مهم است. در این مرحله، مفهوم و موضوع باید تا حد امکان به طور مختصر و واضح به گیرنده منتقل شود. نامه اداری باید هدف خاصی داشته باشد. به عنوان مثال، ارائه یک درخواست خاص یا یک پیشنهاد واضح یا هر چیز دیگری که خواننده به راحتی می تواند درخواست نویسنده در پایان نامه را درک کند.
در بسیاری از موارد، هر نامه اداری را می توان در سه یا چهار خط نوشت. اما قانون خاصی در این زمینه وجود ندارد و محتوای نامه های اداری بسته به ماهیت موضوع می تواند کم و بیش باشد. به عنوان مثال، گزارش وضعیت فروش محصول در استان های مختلف ممکن است به جزئیات بیشتری نیاز داشته باشد (مثلاً 2 تا 4 صفحه). اما به طور کلی بهتر است نامه اداری کوتاه و دقیق باشد. به عبارت دیگر قصد نویسنده را در کمترین جمله بیان کنید.
در نامه اداری باید سعی کنید انگیزه اصلی گیرنده پیام را در کوتاه ترین جملات و عبارات ممکن به صورت واضح بیان کنید.
استفاده نکردن از جملات یکی دیگر از موضوعات مهمی است که در نگارش نامه های اداری اهمیت زیادی دارد. نامه اداری باید به گونه ای نوشته شود که قانع کننده باشد تا دستوری. بنابراین استفاده از عباراتی مانند «لطفا سفارش دهید» یا «در صورت تمایل» در اکثر نامه های اداری استفاده می شود.
موضوع دیگری که در این مرحله باید به آن توجه کرد این است که ادبیات نامه برای گیرنده نامه مناسب است. به عنوان مثال، زمانی که نامه اداری از یک مرجع پایین تر به یک مرجع بالاتر ارسال می شود، می توانید از عباراتی مانند “احضاریه” استفاده کنید. اما اگر نامه از مرجع بالاتر به مرجع پایین تر ارسال شود، استفاده از عباراتی مانند “اطلاع رسانی” یا “اطلاع رسانی” مفیدتر است.
همچنین لازم است بدانید که متن نامه های اداری باید بر اساس سوابق واقعی باشد. هر آنچه در این نامه ها ذکر شده است باید بر اساس اسنادی باشد که به آن «سوابق نامه» می گویند. بنابراین در متن نامه های اداری بهتر است از نوشتن نظرات شخصی بدون دلایل قانع کننده و جملات احساسی خودداری شود.
پاراگراف ها یکی از موضوعاتی است که به خواننده کمک می کند تا متن نامه را بهتر درک کند. هدف از تقسیم محتوای نامه به چند پاراگراف کمک به تفکیک مطالب در ذهن خواننده است تا بتواند موضوع را سریعتر و آسانتر درک کند. هر پاراگراف باید به خودی خود کامل و کامل باشد و البته مربوط به پاراگراف بعدی باشد. اما در نامه های اداری زمانی که هدف ذکر چند نکته جداگانه است، هر نکته باید در یک پاراگراف مستقل بیان شود و تمام جملات آن بند یک نکته اصلی را رعایت می کند.
برای جدا کردن پاراگراف‌ها، به جز پاراگراف اول، همه پاراگراف‌های دیگر باید اندکی در سطر اول تورفتگی داشته باشند تا آنها را به عنوان یک واحد نظر جداگانه در نظر بگیریم.
اکنون که با اصول نوشتن نامه تجاری آشنا شدید، زمان آن فرا رسیده است که به نوشتن نامه تجاری با جزئیات بیشتری نگاه کنیم. بیشتر نامه‌های اداری با کلماتی مانند «بازگشت به»، «دنبال کردن» یا «نقل کردن» شروع می‌شوند که هر یک از این عبارات باید در موقعیت خاصی استفاده شوند. مثلا:
- بازگشت به: زمانی استفاده می شود که می خواهید به نامه دیگری یا حتی یک درخواست شفاهی پاسخ دهید،
- فالوور: معمولاً در مواردی استفاده می شود که قبلاً ادعای خود را مطرح کرده اید و اکنون قصد ذکر مجدد آن را دارید.
- برای استناد: اغلب برای استناد به نامه دیگری از شخص ثالث استفاده می شود.
برای مثال، اگر به نامه ای مراجعه نکنید، برای اولین بار است که درخواست می کنید. بهتر است ابتدا کمی با زبان چینی آشنا شوید. به عنوان مثال، می‌توانید از عباراتی مانند «همانطور که تماس می‌گیرید» یا «بر اساس» و غیره استفاده کنید. در این مرحله، پس از تشریح مشکل، باید یک نتیجه گیری روشن داشته باشید. به عنوان مثال: «پیشنهاد شده است…» یا «به آنها دستور می دهید که به … عمل کنند».
پایان نامه اداری
پس از تکمیل متن نامه، فضایی برای امضای مرجع یا واحد سازمانی ارسال کننده نامه (معمولاً در سمت چپ و پایین نامه) در نظر گرفته شود. در این قسمت از سطر اول نام و نام خانوادگی مسئولی که با امضای نامه مسئولیت نهایی را بر عهده می گیرد و در سطر دوم نام سازمانی وی را بنویسید.
رونوشت یکی از قسمت های باقی مانده نامه اداری است. منظور از کپی نامه، واحدهای سازمانی یا افرادی است که علاوه بر گیرنده اصلی، باید با موضوع نامه آشنا باشند. رونوشت معمولاً به صورت زیر نوشته می شود:
جناب آقای رضایی مدیر محترم فناوری اطلاعات – جهت احضاریه
در نهایت برای رسمی شدن نامه اداری می توانید از مهر نیز استفاده کنید. محل قرار دادن مهر اغلب در قسمت امضای نامه است. در ادامه این مقاله به چند نمونه نامه اداری اشاره شده است.
نمونه نامه اداری
نمونه متن نامه اداری
ویژگی های یک جلد نامه خوب
اگرچه نامه های اداری از نظر هدف و هدف موضوع، نحوه ارائه و مخاطبان با یکدیگر متفاوت هستند، اما در برخی ویژگی ها مشترک هستند. بنابراین برای یک دفتر نامه خوب می توان به ویژگی های زیر اشاره کرد:
- نامه باید منعکس کننده حقایق باشد و با واقعیت، سوابق و اسناد مطابقت داشته باشد.
- نامه اداری باید جدی و رسمی و به دور از تکبر و طنز باشد.
- نامه اداری باید ساده و روان باشد و خواننده بتواند به راحتی موضوعات آن را بیابد و بفهمد. ساده نویسی بیشتر به معنی و مفهوم است تا کلمات و شکل کلمات و عبارات. یعنی محتوای نوشته به گونه ای باشد که از کلی گویی و ابهام به دور باشد.
- نامه اداری باید حاوی اطلاعات لازم باشد و از برخورد با اطلاعات بیهوده خودداری شود.
- هنگام نوشتن نامه باید از عبارات و کلمات غیر ضروری خودداری کنید.
- وحدت کلی موضوع نامه باید از ابتدا تا انتها حفظ شود.
- یک نامه اداری خوب باید از قواعد نقطه گذاری به درستی استفاده کند زیرا قوانین نقطه گذاری عوامل مهمی در انتقال مفاهیم و خواندن و درک صحیح متن نامه هستند.
نقش راه حل های نرم افزاری در مکاتبات اداری
با توجه به حجم مکاتبات، اهمیت و پراکندگی جغرافیایی برخی از شرکت ها و شرکت های تابعه آنها، با ایجاد هسته مرکزی زیر سیستم حمل و نقل بین سازمانی در ستاد و ایجاد تنظیمات و ابزار لازم در شرکت های تابعه، امکان ارسال و ارسال و دریافت نامه ها و توصیه های سازمانی بین ستادی و شرکت های تابعه و هر یک از شرکت های تابعه با یکدیگر وجود خواهند داشت.
با فعال کردن حمل و نقل بین سازمانی، نرم افزار اتوماسیون شریک سیستم مستقیماً ارسال را از پوشه کاربر در یک سازمان به پوشه کاربر در سازمان دیگر امکان پذیر می کند. این تابع برای هلدینگ سازمان ها و شرکت های تابعه آنها که هر کدام از نظر قانونی مستقل هستند و سیستم اتوماسیون اداری خاص خود را دارند استفاده می شود، اما کاربران به ویژه مدیران هر سازمان می خواهند مستقیماً به Refer یکدیگر مراجعه کنند. برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.
