سند الزامات تجاری (BRD) نقطه شروع هر پروژه نرم افزاری یا راه حل تجاری است. این سند اعضای تیم را راهنمایی می کند که چه چیزی بسازند، چرا آن را بسازند و چگونه آن را بسازند.
این مقاله به بررسی اصول اولیه اسناد الزامات تجاری می پردازد. این شامل این است که چرا به یکی نیاز دارید، چگونه به طور مؤثر بنویسید و موارد دیگر. ما همچنین 5 نمونه جالب BRD از شرکت های بزرگ را قرار داده ایم.
برای راهنمای کامل به ادامه مطلب بروید.
محتوا
سند الزامات تجاری چیست؟
چرا مستند کردن الزامات تجاری مهم است؟
نحوه نوشتن یک سند الزامات تجاری در 9 مرحله آسان
نمونه هایی از اسناد الزامات تجاری
سند الزامات تجاری چیست؟
یک سند الزامات تجاری (یا BRD) یک توصیف رسمی ساختار یافته از یک پروژه آینده است. توضیح می دهد که چرا یک شرکت باید یک نرم افزار یا راه حل تجاری جدید ایجاد کند. BRDها همچنین مشکلاتی را که پروژه ها حل خواهند کرد و میزان درآمد آنها (یا اینکه اگر نرم افزار ساخته نشود، شرکت چقدر ضرر خواهد کرد) پوشش می دهد.
BRDها هر مرحله از توسعه محصول، از نتایج مختصر تا مورد انتظار را به تصویر می کشند. اسناد الزامات تجاری اغلب شامل موارد زیر است:
- نقاط درد و اهداف پروژه فعلی
- یک شرکت به چه منابعی نیاز دارد؟
- مراحل تحویل و نقاط عطف پروژه.
- الزامات عملکردی یک راه حل جدید (فنی و غیر فنی).
- محدودیت های پروژه (هر چیزی که می تواند پیشرفت یک پروژه را کند یا مانع شود).
- سهامداران.
- خطرات
- ROI مورد انتظار
ساختار اسناد مورد نیاز کسب و کار بسته به نوع پروژه می تواند متفاوت باشد. به عنوان مثال، اگر راه حلی که می خواهید بسازید نرم افزار نباشد، الزامات عملکردی فنی را کاهش می دهید.
نحوه نوشتن یک BRD کامل را توضیح خواهیم داد. در زیر می توانید نمونه ای از قالب را مشاهده کنید.
منبع تصویر
چرا اسناد الزامات تجاری مهم هستند؟
BRD ها تصویر کاملی از یک پروژه بالقوه ترسیم می کنند. این اسناد تمام تیم های درگیر در راه اندازی پروژه را گرد هم می آورد و اجرای موفقیت آمیز پروژه را تضمین می کند.
در واقع، موسسه مدیریت پروژه متوجه شد که تیم ها بدون برنامه ریزی قبلی هستند پروژه های شکست خورده دو برابر تیم های آماده. PMI همچنین نشان داد که برنامه ریزی به تیم ها کمک می کند تا به 77 درصد از اهداف خود دست یابند، در مقایسه با 56 درصد برای تیم های کم کار. بلوغ مدیریت پروژه.
BRD همچنین به تیم شما اجازه می دهد:
- نظارت بر وضعیت کلی پروژه
- ذینفعان و اعضای تیم را برای ایجاد اجماع و همکاری دور هم جمع کنید.
- ریسک تغییرات غیرمنتظره پروژه را محافظت کنید.
- بودجه و بازگشت سرمایه مورد انتظار خود را درک کنید.
- محدودیت های پروژه خود را درک کنید و راه حل بهینه ای برای رفع آنها پیدا کنید.
- با تعیین اهداف روشن و شفاف، مسئولیت پذیری را در میان تیم خود تشویق کنید.
نحوه نوشتن سند الزامات تجاری
در اینجا یاد خواهید گرفت که در هر بخش از سند الزامات تجاری چه بنویسید. برای درک آسان فرآیند، هر مرحله را در یک مثال توضیح خواهیم داد.
برای شروع، تصور کنید شرکت شما می خواهد یک سیستم مدیریت محتوا برای متخصصان TikTok ایجاد کند. چیزی که شما الان دارید، هولناکی از برگه‌های گوگل و یادداشت‌های روی کاغذ است. هدف شما برنامه ریزی، مدیریت و اندازه گیری عملکرد TikTok در یک مکان است.
با در نظر گرفتن این موضوع، بیایید شروع به تشریح الزامات تجاری خود کنیم.
نحوه نوشتن سند الزامات تجاری
- با رزومه خود شروع کنید.
- با اهداف تجاری ارتباط برقرار کنید.
- پیشینه پروژه و چرایی نیاز آن را توضیح دهید.
- محدوده کاری خود را مشخص کنید.
- الزامات عملکردی پروژه را تعیین کنید.
- ذینفعان کلیدی خود را شناسایی کنید.
- ارتباط با محدودیت های پروژه
- برنامه ای تنظیم کنید.
- تجزیه و تحلیل هزینه و فایده خود را خلاصه کنید.
1. با رزومه خود شروع کنید.
خلاصه های اجرایی یک پروژه را به طور خلاصه برای سرپرستان یا سایر طرف های درگیر (مثلاً شرکای تجاری) توصیف می کنند. این بخش بیانیه سطح بالایی از اهداف پروژه را ارائه می دهد. خلاصه باید موارد زیر را پوشش دهد:
- نقاط درد فعلی و نحوه تأثیر آنها بر تجارت.
- آنچه شما به عنوان راه حل ارائه می دهید.
- داده های مرتبط، مانند بازگشت سرمایه مورد انتظار.
- مهلت اجرای پروژه.
خلاصه شما باید به راحتی قابل درک باشد. خوانندگان شما باید با مطالعه این بخش یاد بگیرند که چرا پروژه مهم است و ارزش سرمایه گذاری را دارد.
برای پروژه TikTok CMS ما، خلاصه به شرح زیر است:
سازمان ما به دنبال سیستم مدیریت محتوای TikTok برای سنجش عملکرد تیم TikTok است. ما در تلاش برای تجزیه و تحلیل کمپین ها، هزینه های تبلیغاتی و ROI هستیم تا سودآورترین کمپین ها را مقیاس کنیم.
ما انتظار داریم این محصول تا پایان سه ماهه سوم ساخته شود.
2. با اهداف تجاری ارتباط برقرار کنید.
اهداف تجاری که امیدوارید با پروژه به آنها برسید را فهرست کنید. در HubSpot سیستم SMART یک روش ساده برای تعیین اهداف ارائه می دهد. اهداف شما باید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان باشد.
بیایید اهدافی را برای TikTok CMS خود تعیین کنیم:
- ROI تبلیغات TikTok را 10 درصد در نوامبر افزایش دهید.
- سرعت ایجاد پست را برای انتشار 2 پست در روز افزایش دهید.
- گزارش تجزیه و تحلیل دسترسی ایجاد کنید و معیارهای TikTok را در یک مکان تجزیه و تحلیل کنید.
- موثرترین کمپین های TikTok را برای مقیاس بندی آنها تعریف کنید.
اگر نمی توانید اعداد را مشخص کنید یا پیش بینی آنها دشوار است، نتایج خاصی را که امیدوارید از اجرای کامل پروژه به دست آورید، توضیح دهید.
3. پیشینه پروژه و چرایی نیاز آن را توضیح دهید.
چندین مشکل مبرمی را که می خواهید پروژه به آنها رسیدگی کند، شناسایی کنید. برای حمایت از ادعای خود داده ها و تحقیقات ارائه دهید. به عنوان مثال، می توانید هزینه های جاری و مورد انتظار را مقایسه کنید. حتماً خلاصه ای از آزمایشات یا پروژه های گذشته را در این قسمت قرار دهید.
در اینجا پیشینه نمونه TikTok ما آمده است:
تیم ما اطلاعات دقیقی درباره بازگشت سرمایه ما در TikTok ندارد. TikTok CMS به کاهش هزینه کمپین های TikTok و افزایش بازگشت سرمایه کمک می کند. همچنین بهترین کمپین ها را از نظر ROI تعیین خواهیم کرد.
4. محدوده کاری خود را مشخص کنید.
این مهمترین بخش BRD شما است. این بخش باید شامل موارد زیر باشد:
- مروری دقیق بر اهداف پروژه
- نقاط عطف.
- نتایج پروژه.
- ملاک پذیرش.
محدوده کاری شما مشخص می کند که در یک دوره معین چه کاری باید انجام شود. مطمئن شوید که الزامات پروژه را برای هر مرحله از توسعه به وضوح بیان می کنید. این امر باعث ارتقای ارتباط شفاف بین ذینفعان و اعضای تیمی می شود که روی پروژه کار خواهند کرد. همچنین خطر از بین رفتن پروژه را کاهش خواهید داد.
5. الزامات عملکردی پروژه را تعریف کنید.
تمام ویژگی ها و قابلیت های مورد نیاز محصول را فهرست کنید. این بخش شامل مواردی است که باید ساخته شود و هر ویژگی که پروژه جدید شما نیاز دارد. همچنین می توانید این بخش را در زیر محدوده کار توضیح دهید.
برای TikTok CMS ما نیاز داریم:
- مشاهده وظایف تقویم مدیریت محتوا.
- تجزیه و تحلیل عملکرد ماهانه برای تک پست و گروه پست.
- فیلتر بر اساس کمپین های مختلف
6. سهامداران کلیدی خود را شناسایی کنید.
این بخش از BRD شما سهامداران کلیدی پروژه شما را فهرست می کند. برای ترسیم نقش ها و مسئولیت های هر فرد وقت بگذارید. اطمینان حاصل کنید که هر دو طرف داخلی و خارجی را شامل می شود.
بیایید به مثال خود بپردازیم.
- مدیر ارشد بازاریابی: ایجاد TikTok CMS را تأیید کنید.
- مدیران پروژه: مسئول شکست پروژه، تخصیص اعضای تیم و اطمینان از تکمیل پروژه در برنامه زمان بندی شده است.
- رهبر تیم TikTok: مسئول ایجاد محتوا و جمع‌آوری معیارهای عملکرد است.
7. ارتباط با محدودیت های پروژه.
تعیین مرزهای موجود که بر توسعه پروژه تأثیر می گذارد، مهم است. محدودیت های شما می تواند هر چیزی از بودجه، مجموعه ابزار فعلی، محدودیت های فنی، در دسترس بودن تیم یا وابستگی ها باشد.
در اینجا یک مثال عالی از مرزهای پروژه برای یک محصول فنی آورده شده است:
منبع تصویر
8. یک برنامه زمانی تنظیم کنید.
برای تعیین ضرب الاجل برای هر مرحله از ابتکارات خود، دست در دست مدیران پروژه خود کار کنید. BRD برای مشتریان خارجی باید مهلت نهایی و تاریخ های تحویل تخمینی را در حدود نقاط عطف داشته باشد.
برای TikTok CMS ما، برنامه ما در اینجا آمده است.
- فاز 1. X را تا دسامبر 2022 تکمیل کنید
- فاز 2. توسعه و اجرای تضمین کیفیت عملکرد X تا مارس 2023
9. تجزیه و تحلیل هزینه و فایده خود را خلاصه کنید.
تجزیه و تحلیل هزینه و فایده تعیین می کند که آیا مزایای پروژه بیشتر از هزینه های آن است یا خیر. صفحه گسترده ای ایجاد کنید که هزینه های جاری و بودجه از دست رفته به دلیل ناکارآمدی را نشان دهد. مقدار پول و سایر مزایای یک شرکت را پیش بینی کنید.
هدف شما این است که مدیران اجرایی را متقاعد کنید که یک پروژه جدید ارزش سرمایه گذاری را دارد. با ارائه حقایق و ارقام از استدلال خود حمایت کنید.
منبع تصویر
5 نمونه برجسته از اسناد الزامات تجاری
ما مجموعه ای از 5 الگوی سند الزامات تجاری را گردآوری کرده ایم. به هر یک نگاهی بیندازید و یکی را انتخاب کنید که به بهترین وجه با پروژه شما مطابقت دارد. مطمئن شوید که هر قالب را متناسب با نیازهای پروژه خود تنظیم کنید.
قالب PandaDoc BRD
اگر می خواهید یک BRD برای توسعه محصول تهیه کنید، این یک الگوی فوق العاده است. PandaDoc نمونه های واضحی از متنی که باید در هر بخش قرار دهید ارائه می دهد. همچنین بهترین روش ها را برای هر شیء ذکر شده در الگو پیدا خواهید کرد.
منبع تصویر
قالب TechWhirl BRD
این قالب به طور خاص برای راه حل های فناوری جدید طراحی شده است. TechWhirl شامل 17 بخش است که جزئیات پروژه، محدوده، نمای کلی فرآیند کسب و کار، الزامات تجاری و موارد دیگر را شرح می دهد. حتی می توانید داده ها را در نمودارها و نمودارها قرار دهید.
بهترین برای: توضیح فرآیندهای پیچیده کسب و کار و وابستگی ها.
منبع تصویر
قالب Asana BRD
آسانا یک الگوی BRD رایگان ارائه می دهد که می توانید آن را در زمان واقعی ویرایش کنید. این الگوی فشرده فقط شامل فیلدهای مورد نیاز است و هر بخش نکاتی در مورد آنچه باید بنویسد دارد. این الگو برای دریافت خرید از سهامداران داخلی بهترین است.
منبع تصویر
قالب BRD برای Smartsheet
Smartsheet یک الگوی جهانی BRD را ارائه می دهد. می توانید از آن برای پروژه های کوچک داخلی و برای پروژه های پیچیده و گران قیمت برای فروشندگان خارجی استفاده کنید. هر بخش با توضیح مختصری یا مثالی از آنچه قرار است نوشته شود تکمیل می شود.
آیا می خواهید الگوهای بیشتری را ببینید؟ آنها اینجا هستند 10 قالب رایگان BRD از Smartheet (همه از یک الگو پیروی می کنند).
منبع تصویر
قالب کلیک آپ BRD
به دنبال یک BRD ساده برای هدایت پروژه های خود هستید؟ این الگو را از ClickUp امتحان کنید. فقط بخش های اولیه (با برگه ها) وجود دارد که می توانید به راحتی آنها را به صورت آنلاین پر کنید. تیم های بازاریابی و فروش می توانند از این الگو برای دریافت ورودی در مورد تنظیمات CRM، توسعه کانکتور API و غیره استفاده کنند.
بهترین برای: پروژه های داخلی کوچک با الزامات و قابل تحویل کم.
منبع تصویر
نوشتن یک سند برای نیازهای کسب و کار شما
صرف نظر از محدوده پروژه شما، یک سند الزامات تجاری می تواند به شما در سازماندهی فرآیند کمک کند. با این سند، شما یک برنامه روشن برای هدایت پروژه خود خواهید داشت. شما همچنین یک خلاصه فشرده از پرونده تجاری خواهید داشت که ابتکار عمل شما را تقویت می کند.
اگر می خواهید به طور کلی کسب و کار خود را معرفی کنید، الگوی پیشنهادی رایگان کسب و کار HubSpot را بررسی کنید. ما به خلاصه کردن تصمیمات شما، به اشتراک گذاری قیمت و تعیین ضرب الاجل نگاه خواهیم کرد.
