11 هک ایمیل رایگان برای افزایش بهره وری شما

اگر شما هم مثل من هستید، بخش قابل توجهی از روزتان در صندوق ورودی، ارسال هرزنامه و پاسخ دادن به ایمیل‌های حساس به زمان است.

برای مدیریت آن به کمک نیاز دارید؟ ما هک ایمیل رایگان داریم تا به شما کمک کنیم صندوق ورودی خود را بهتر مدیریت کنید تا بتوانید روی موارد مهم تمرکز کنید.

11 هک ایمیل رایگان برای افزایش بهره وری شما

1. اعلان های خود را خاموش کنید یا ایمیل ها را متوقف کنید.

علاوه بر رسانه‌های اجتماعی، ایمیل جایی است که بیشتر مردم با اعلان‌ها غرق می‌شوند. این می تواند یکی از بزرگترین موانع بهره وری باشد زیرا توجه شما به جای دیگری جلب می شود.

پاسخ؟ به سادگی اعلان‌های ایمیل را خاموش کنید تا روی وظایف مهم‌تر خود تمرکز کنید. حتی بهتر از آن، می‌توانید ایمیل‌های دریافتی را بدون نمایش در صندوق ورودی خود متوقف کنید – اگر ارائه‌دهنده ایمیل شما اجازه دهد.

منبع تصویر

کاربران Outlook می‌توانند اعلان‌ها را از طریق برنامه Boomerang متوقف کنند و زمانی که آماده برخورد با آنها هستند، آنها را لغو کنند.

2. زمان را برای بررسی ایمیل گروهی مسدود کنید.

ایمیل‌ها می‌توانند در هر زمانی از روز ارسال شوند، و اگر با یک تیم ناهمزمان کار می‌کنید، هیچ خرابی وجود ندارد.

بنابراین به جای اینکه دائما ایمیل های خود را چک کنید و به هر یک از آنها پاسخ دهید، در طول روز زمان خود را برای مرور آنها اختصاص دهید.

این می تواند در اوایل صبح، اواخر بعد از ظهر، یا زمانی که انتظار دارید تعطیلی داشته باشید.

نکته حرفه ای: هنگامی که در مورد این بلوک زمانی تصمیم گرفتید، آن را به تقویم خود اضافه کنید تا از تضاد با سایر فعالیت های کاری جلوگیری کنید.

3. قالب ایجاد کنید.

آیا می دانید چگونه وب سایت ها دارای بخش پرسش و پاسخ هستند؟ در مشاغل حرفه ای خود، ما اغلب موارد مشابه را بارها و بارها با مشتریان، همکاران و سهامداران خود در میان می گذاریم.

برای اینکه این کار کمی آسان‌تر شود، الگوهایی ایجاد کنید تا هر بار که ایمیلی را پیش‌نویس می‌کنید، از ابتدا شروع نکنید.

الگوهای شما بر اساس سوالاتی است که بیشتر دریافت می‌کنید، عباراتی که بیشتر استفاده می‌کنید و پیام‌هایی که بیشتر به اشتراک می‌گذارید. چیزهایی مانند:

• ایمیل های سرد
• ارجاع به تیم های دیگر
• اطلاعیه های هفتگی تیم
• پیام OOO

برای تنظیم این مورد در Gmail، تنظیمات خود را باز کنید، روی تب Advanced کلیک کنید و روی “فعال کردن” در کنار بخش Templates کلیک کنید.

4. پوشه ها را ایجاد کنید.

سازمان‌دهی کلید اصلی بهره‌وری است و ایمیل‌ها اغلب در جایگاه دوم قرار می‌گیرند. طنز این است که آنها تمایل دارند برخی از مهم ترین اطلاعاتی را که ما در زندگی روزمره خود استفاده می کنیم ذخیره کنند.

ایجاد پوشه‌ها در ایمیل شما نه تنها یافتن کارها را آسان‌تر می‌کند، بلکه هنگام اولویت‌بندی ایمیل‌هایتان قابل مدیریت‌تر است.

به عنوان مثال، شما می توانید دسته بندی ها را توسط:

• اولویت (به عنوان مثال اقدام مورد نیاز، اطلاعات)
• عملکرد (به عنوان مثال منابع انسانی، امور مالی، بیمه)
• تیم ها (به عنوان مثال رهبری، گزارش های مستقیم، همکاران و غیره)

5. ایمیل های دریافتی خود را فیلتر کنید.

وقتی می‌توانید از ارائه‌دهنده ایمیل خود بخواهید این کار را به‌طور خودکار برای شما انجام دهد، چرا ایمیل‌ها را مرتب کنید؟

ویژگی فیلتر – که از طریق اکثر ارائه دهندگان ایمیل در دسترس است – به شما امکان می دهد ایمیل ها را مرتب کنید، حذف کنید، پرچم گذاری کنید و ارسال کنید.

با استفاده از اطلاعات زیر می توانید این کار را انجام دهید:

• آدرس ایمیل
• کلمات و/یا عبارات
• موضوع
• پیوست

پس از ایجاد فیلتر، عمل پیگیری خودکار را تعریف می کنید.

موارد استفاده شامل افزودن ایمیل از دفترچه راهنما به یک پوشه خاص، حذف هرزنامه، علامت گذاری یادآورها به عنوان خوانده شده است.

6. از زمانبندی ایمیل استفاده کنید.

روزهایی که ساعت 6 صبح از خواب بیدار می شدند، برای ارسال ایمیلی که نمی توانستید در ساعت 10 شب دیشب، هنگام نوشتن آن، ارسال کنید، گذشته است.

برخی از ارائه دهندگان ایمیل به شما امکان می دهند تاریخ و زمان ارسال ایمیل خود را برنامه ریزی کنید، بنابراین می توانید آن را تنظیم کرده و فراموش کنید – بدون نگرانی.

اگر ارائه‌دهنده شما این ویژگی را ندارد، افزونه‌ای مانند Boomerang را در نظر بگیرید که می‌توانید با ایمیل خود برای زمان‌بندی ایمیل‌ها ادغام کنید.

7. قابلیت «unsend» را فعال کنید.

همه ما این کار را انجام می‌دهیم: یک ایمیل بفرستید، سپس ایمیلی را که قبلاً پنج بار خوانده‌اید قبل از ارسال، بازخوانی مجدد اجباری انجام دهید، فقط در صورت امکان – حتی اگر کاری در این مورد نمی‌توانید انجام دهید. تا حالا.

Gmail و سایر ارائه دهندگان ایمیل اکنون به شما اجازه می دهند تا ارسال ایمیل را چند ثانیه پس از کلیک بر روی ارسال، لغو کنید، فقط در صورتی که متوجه اشتباهی شده اید یا به سادگی نظر خود را تغییر داده اید.

نکته حرفه ای: فقط پس از آماده شدن ایمیل شما، گیرندگان را اضافه کنید – به این ترتیب دیگر هرگز ایمیل ناتمام ارسال نخواهید کرد.

8. میانبرها را یاد بگیرید.

میانبرها به شما امکان می دهند وظایف ایمیل خود را به سرعت بدون از دست دادن یک لحظه انجام دهید.

با میانبرهای ایمیل، می توانید:

• ایمیل های جدید بنویسید
• گیرندگان رونوشت و کپی را اضافه کنید.
• درج لینک ها
• پیشنهادات املایی را باز کنید.
• متن را با حروف برجسته، ایتالیک، زیرخط، تورفتگی و تراز قالب بندی کنید.
• پشتیبان گیری از ایمیل ها

و اینها فقط تعداد کمی هستند. اگر قابلیتی وجود دارد که اغلب از آن استفاده می کنید، احتمالاً میانبری وجود دارد که می تواند شما را تنها با یک کلیک یا زدن کلید به آنجا برساند.

البته میانبرها بسته به فروشنده و دستگاه متفاوت خواهند بود. بنابراین قبل از شروع استفاده از آنها، مطمئن شوید که از آنها استفاده می کنید.

9. لغو اشتراک.

اگر صندوق ورودی شما چیزی شبیه مال من است، هزاران ایمیل از برندهایی وجود دارد که هرگز با آنها تعامل ندارید.

اگرچه حذف این ایمیل‌ها زمان بر است، اما می‌توانید با لغو اشتراک ایمیل‌هایی که هرگز نخوانده‌اید، از شلوغی صندوق ورودی خود شروع کنید. متأسفانه، همه برندها گردش کار پرداخت ندارند که به طور خودکار شما را از لیست خواندن حذف کند.

در این صورت، باید اشتراک خود را به صورت دستی لغو کنید. به من اعتماد کنید، آینده شما از شما تشکر خواهد کرد.

10. پسوند مرورگر گرامری را دریافت کنید.

بسیاری از ما ایمیل‌ها را مستقیماً از جعبه پیش‌نویس جدید پیش‌نویس می‌کنیم. با این حال، این استراتژی با برخی خطرات همراه است – به عنوان مثال غلط املایی یا عبارت های نامناسب.

برنامه‌هایی مانند Grammarly به عنوان یک تصحیح کننده عمل می‌کنند و به محض اینکه اشتباهات شما را مرتکب می‌شوید، آن‌ها را تشخیص می‌دهند. Grammarly همچنین دارای ویژگی های مفیدی است که لحن پیام شما را به شما می گوید و عبارت جایگزین را پیشنهاد می کند.

با استفاده از این ابزار، هرگز لازم نیست نگران نحوه صدای خود یا وجود اشتباه تایپی پنهان باشید. این همه حدس و گمان ها را انجام می دهد، بنابراین می توانید فقط روی ارسال تمرکز کنید.

11. ایمیل های خود را اولویت بندی کنید.

اگر هنوز برای مدیریت حجم زیادی از ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنید مشکل دارید، از این قانون عمومی رایج پیروی کنید: اگر ایمیلی نیاز به پاسخی دارد که دو دقیقه یا کمتر طول می‌کشد، فوراً پاسخ دهید.

اگر بیشتر طول کشید، آن را برای بعد ذخیره کنید. این استراتژی به گونه ای طراحی شده است که به شما کمک کند بدون اینکه خودتان را تحت فشار قرار دهید، شلوغ شوید.

شما آن را دارید – هک ایمیل رایگان که به شما کمک می کند صندوق ورودی خود را کنترل کنید و بهره وری خود را به حداکثر برسانید.

یادداشت سردبیر: این پست در اصل در آگوست 2016 منتشر شده است و برای کامل شدن به روز شده است.