نحوه استفاده از ویژگی پرس و جو در Google Sheets

ویژگی Query به شما امکان می دهد از دستورات داده برای قالب بندی داده های خود در Google Sheets استفاده کنید و آن را به یک ویژگی مهم تبدیل می کند.

تابع query بسیار مفید است زیرا می تواند کار بسیاری از دستورات دیگر را جایگزین کند و عملکرد جداول محوری را تکرار کند (جدولی که به شما امکان می دهد مجموعه های بزرگتری از داده ها را گروه بندی، مقایسه و خلاصه کنید).

اگر با ویژگی های Google Sheet آشنا نباشید، یک پرس و جو می تواند پیچیده یا طاقت فرسا به نظر برسد. با این حال، اینطور نیست و می‌توانید از همین حالا از تابع query برای فیلتر کردن و جستجوی سریع داده‌ها در قالب دلخواه خود استفاده کنید.

محتوا

1. پرس و جو در Google Sheets چیست؟
2. برای استفاده از تابع query باید چه نحوی را بفهمم؟
3. نحوه استفاده از پرس و جو در Google Sheets در سه مرحله آسان
4. نمونه هایی از پرس و جوها در برگه های گوگل

پرس و جو در Google Sheets چیست؟

کلمه پرس و جو از زبان پرس و جو ساختاریافته یا SQL گرفته شده است، یک زبان خاص دامنه که در برنامه نویسی برای ساده کردن مدیریت مجموعه داده های بزرگ یا کوچک استفاده می شود.

Query در Google Sheets به شما امکان می دهد داده ها را با یک فرمول پرس و جو دستکاری و تجزیه و تحلیل کنید.

با تابع query می توانید شرایط پیچیده ای را برای فیلتر کردن، مرتب سازی و گروه بندی داده ها تنظیم کنید. همچنین می توانید از توابع مختلف داخلی برای محاسبه و تبدیل داده های خود استفاده کنید. نتیجه پرس و جو شما یک جدول جدید است که فقط شامل سطرها و ستون هایی است که شرایط مشخص شده را برآورده می کنند.

برای استفاده از تابع query باید چه نحوی را بفهمم؟

در اینجا نحو اصلی یک تابع پرس و جو در Google Sheets آمده است:

• “داده” به محدوده سلول ها (محدوده نامگذاری شده) اشاره دارد که حاوی داده هایی است که می خواهید با آنها کار کنید.
• “پرس و جو” پرس و جوی واقعی است که می خواهید روی داده ها اجرا کنید.
• “[headers]” یک پارامتر اختیاری است که نشان می دهد ردیف اول محدوده داده شامل سرصفحه ستون است یا خیر. اگر روی 1 تنظیم شود، خط اول به عنوان سرصفحه در نظر گرفته می شود. اگر روی 0 تنظیم شود یا حذف شود، ردیف اول به عنوان داده تلقی می شود. توصیه می‌کنم برای تجربه آسان‌تر، سرصفحه‌های خط اول خود را بسازید و آن را روی ۱ تنظیم کنید.

پرس و جوها به ویژه زمانی مفید هستند که شما نیاز به استخراج زیرمجموعه ای از داده ها از یک مجموعه داده بزرگ دارید و زمانی که می خواهید محاسبات پیچیده یا تبدیل روی داده ها انجام دهید.

نحوه استفاده از پرس و جو در Google Sheets در سه مرحله آسان

فهرستی از مراحل شماره گذاری شده در مورد نحوه انجام این کار توسط افراد ایجاد کنید. شامل اسکرین شات ها

1. داده های خود را نام ببرید.

ابتدا می خواهید اولین محدوده نامگذاری شده خود را ایجاد کنید تا مجبور نباشید هر بار که می خواهید از سلول ها استفاده کنید آنها را کپی کنید. با استفاده از Command برای Mac یا CTRL برای ویندوز، هر سلول داده را برجسته کنید. روی Data و سپس روی Named Ranges (تصویر زیر) کلیک کنید.

در مرحله بعد، کل مجموعه داده خود را نام می برید، بنابراین از آنجایی که این صفحه گسترده بر روی نام، جنسیت و فعالیت های فوق برنامه دانش آموزان تمرکز دارد، نام آن را “کلاس” گذاشته ام. دقت کنید که هنگام نامگذاری از فاصله استفاده نکنید.

در مرحله بعد، یک سلول خالی برای آزمایش محدوده نامگذاری شده خود وارد می کنید. “=query(نام داده خود را وارد کنید)” و ببینید که آیا تمام سلول ها را برای شما تیک می کند (مانند تصویر زیر).

اگر براکت ها را ببندید و اینتر را بزنید، یک کپی مشابه از داده های شما باید در سمت راست ایجاد شود.

2. مشخص کنید چه داده هایی را می خواهید.

اکنون می توانید مشخص کنید که می خواهید درخواست شما به کدام سرفصل ها برسد. از فرمول زیر برای تعیین ستون هایی که می خواهید نمایش داده شوند استفاده کنید. من ستون های A و D را در نمودار انتخاب کردم تا بتوانم نام دانش آموزان و وضعیت خانه آنها را ببینم.

پس از تکمیل این فرمول، ادامه دهید و اینتر را فشار دهید. اگر با مشکلی مواجه شدید، مطمئن شوید که آن را به درستی تایپ کرده‌اید و کاما یا براکت را از دست ندهید.

می توانید با اضافه کردن یک کاما و سپس حرف ستون، ستون های دلخواه را به معادله اضافه کنید.

بنابراین اگر نام، جنسیت و وضعیت محل سکونت دانش آموز را می خواستم، تایپ می کردم:

=query(کلاس، “انتخاب A، B، D”، 1)

3. داده های دقیق تری دریافت کنید.

فرض کنید ستون دیگری شامل معدل یک دانش آموز است (به زیر مراجعه کنید) و می خواهیم بدانیم کدام دانش آموزان معدل بالاتر از 3.0 دارند.

می‌توانید از فرمول زیر برای مرتب‌سازی بر اساس معدل استفاده کنید و گزارشی حاوی نام، جنسیت و معدل دانش‌آموزانی که بالاتر از 3.0 هستند، تهیه کنید.

بگویید می خواهید بدانید چند دانش آموز هنر را به عنوان فعالیت فوق برنامه خود می گیرند. برای تولید این داده ها می توانید از این فرمول استفاده کنید:

سپس یک گزارش (مانند زیر) ایجاد می شود تا بتوانید بدانید که هفت دانشجوی هنر وجود دارد.

اگر می خواهید بدانید کدام دانش آموزان دختر بالاترین معدل را دارند، می توانید از فرمول زیر استفاده کنید:

و گزارش زیر تولید خواهد شد:

نمونه هایی از پرس و جوها در برگه های گوگل

1. در زمان صرفه جویی کنید

وانمود کنید که یک برگه گوگل غول پیکر با نام، جنسیت، نقش و سن همه افراد در شرکت دارید.

رئیس شما از شما می خواهد که نام هر فردی را که در شرکت شما به عنوان یک زن معرفی می شود، به او بدهید تا بتوانند به یک کنفرانس ویژه به رهبری زنان دعوت شوند.

می‌توانید تمام بعدازظهر را صرف کپی کردن نام و نقش‌های این زنان کنید، یا می‌توانید با استفاده از پرسشی که در کمتر از یک ثانیه گزارشی به شکل زیر ایجاد می‌کند، در زمان خود صرفه‌جویی کنید:

=پرس و جو(کارکنان، “انتخاب A، B که در آن B = “زن”، 1)

در اینجا ستون ‘A’ نام آنها و ستون ‘B’ جنسیت آنها است.

2. نتایج دقیق تری دریافت کنید

خطای انسانی اجتناب ناپذیر است، به خصوص زمانی که ساعت ها به همان صفحه خیره می شوید و سعی می کنید داده ها را فیلتر کنید. هرکسی که با حجم زیادی از داده ها سروکار داشته باشد، می تواند مشکل ایجاد خطاهای کپی و پیست را تایید کند.

استفاده از پرس و جو در برگه های گوگل یک فرمول دقیق است. اگر شرایط دقیق داده های مورد نظر خود را وارد کنید، گزارش دقیقی ایجاد خواهید کرد.

3. از همان فرمول ها دوباره استفاده کنید

هنگامی که فرمولی دارید که می دانید اغلب از آن استفاده می کنید، نیازی نیست آن را بارها و بارها بنویسید. شما می توانید به سادگی بر روی گزارش کلیک کنید تا فرمول خود را تنظیم کنید، یا می توانید الگوی این فرمول را در یک سند جداگانه ذخیره کنید.

به عنوان مثال، اگر در بخش فروش کار می‌کنید و در هر فصل از شما خواسته می‌شود که درآمدهای فصلی را از بالاترین به پایین‌ترین عملکرد ارائه کنید، می‌توانید از آنها بخواهید درآمد خود را در صفحه‌گسترده Google اضافه کنند.

سپس، زمانی که زمان ارائه فرا می رسد، فقط باید با استفاده از فرمولی مانند زیر یک گزارش ایجاد کنید:

=درخواست(فروشندگان، “انتخاب ترتیب A، C توسط C صعودی”، 1)

بنابراین “A” نام معامله گران، “C” فقط درآمد آنها برای یک سه ماهه خاص خواهد بود، و “صعودی” از بالاترین به پایین ترین خواهد بود و به شما امکان می دهد بهترین عملکرد را شناسایی کنید.

برای شروع آماده می شویم

پرس و جوها به شما امکان می دهند داده های خود را به روش های مختلف تجزیه و تحلیل و تجسم کنید و به دست آوردن بینش و تصمیم گیری آگاهانه را آسان تر می کند.

از آزمایش با توابع مختلف پرس و جو لذت ببرید تا ببینید با داده های خود چه کاری می توانید انجام دهید!