نحوه ایجاد گروه جیمیل

وقتی بزرگ شدم، تنها یک کار را مادرم می دانست که چگونه در اینترنت انجام دهد و من هرگز نمی توانستم آن را بفهمم: ایجاد یک گروه ایمیل.

حتی شگفت‌انگیزتر این است که من همیشه به دوستانم ایمیل می‌زدم، اما هرگز از مادرم نپرسیدم که چگونه یک گروه ایمیل بسازم. من فقط به صورت دستی آدرس ایمیل دوستانم را در قسمت گیرندگان وارد می کنم. خدایا من خیلی شورشی بودم

اگر بر اضطراب نوجوانی خود غلبه کرده‌اید و نمی‌خواهید هر بار که می‌خواهید آدرس ایمیل خانواده، دوستان یا همکاران خود را به آنها ایمیل کنید، به صورت دستی وارد کنید، ما شما را تحت پوشش قرار داده‌ایم.

راهنمای سریع ما برای ایجاد یک گروه Gmail را بررسی کنید. به خواندن ادامه دهید یا به بخش مورد نظر بروید:

1. از Google Contacts دیدن کنید.

می توانید Google Contacts را در وسط ردیف پایین برگه Google Apps خود پیدا کنید.

2. در قسمت Labels، روی Create Label کلیک کنید.

3. برچسب خود را نام ببرید.

4. روی “Contacts”، “Frequently Contacts” یا “Directory” کلیک کنید.

احتمالاً هیچ مخاطبی در Google Contacts ذخیره نخواهید کرد، اما همچنان می‌توانید با کلیک کردن بر روی تماس‌های متداول به آدرس ایمیل افرادی که مرتباً با آنها در ارتباط هستید یا همه افرادی که در حال حاضر در شرکت شما کار می‌کنند با کلیک بر روی «اشاره‌گر» در نوار کناری سمت چپ، به آدرس ایمیل افرادی که با آنها در ارتباط هستید دسترسی داشته باشید. .

5. مخاطبینی را که می خواهید اضافه کنید انتخاب کنید، سپس روی نماد برچسب در بالا کلیک کنید تا آنها را به گروه جدید خود اضافه کنید.

6. روی Apply کلیک کنید.

7. به اکانت جیمیل خود بروید.

8. نام گروه خود را در قسمت گیرنده وارد کنید تا یک ایمیل به گروه شما ارسال شود.

اشاره کوتاه: سعی در ارسال ایمیل بازاریابی دارید؟ نرم افزار بازاریابی ایمیلی رایگان HubSpot را بررسی کنید.

1. جیمیل را باز کنید.

2. برای ایجاد یک ایمیل جدید، روی “پیام جدید” در گوشه سمت چپ بالای پنجره جیمیل کلیک کنید.

3. در قسمت To، CC یا BCC در بالای پنجره پیام جدید، شروع به تایپ نام گروه خود کنید.

4. نام گروه خود را از لیست پاپ آپی که در زیر ظاهر می شود انتخاب کنید.

5. برای گروه خود پیام بنویسید.

6. وقتی ایمیل گروهی شما کامل شد، «ارسال» را علامت بزنید و کلیک کنید.

نحوه ایجاد یک گروه ایمیل

شما مراحل ایجاد یک گروه جیمیل را می دانید، اما چه چیزی یک گروه ایمیل را مفید می کند؟

استفاده از گروه های ایمیل برای برقراری ارتباط با تیم های کاری داخلی یا تماس با گروه های مخاطبین فروش معمول است. اما راه های دیگری برای ایجاد گروه ایمیل وجود دارد.

ابتدا، می توانید مخاطبین خود را بر اساس علایق آنها، مانند به روز رسانی اخبار، یا بر اساس مکان، تقسیم بندی کنید. این می تواند به شما کمک کند تا دسترسی ایمیل خود را برای کاربران خاص سازماندهی کنید. همچنین به شما امکان می دهد از ارسال اطلاعات گیج کننده یا غیر ضروری درباره مخاطبین خود جلوگیری کنید.

روش دیگر ایجاد گروه های ایمیل خاص پروژه است. با جمع شدن پروژه، می توانید مخاطبین را به گروه اضافه کنید. این می تواند به ساده سازی ارتباطات با افزایش شتاب پروژه کمک کند. همچنین از غرق شدن اعضای تیم غیر پروژه توسط ایمیل های خاص پروژه جلوگیری می کند.

هنگامی که شروع به تکیه بر ایمیل گروهی برای ارتباطات خود می کنید، حتماً از همان ابتدا مخاطبین جدید را به گروه های خود اضافه کنید. به این ترتیب ایمیل های مهمی که بقیه گروه می بینند را از دست نمی دهند.

ایمیل های گروهی در نکات سریع جیمیل

1. گروه های خود را به طور مداوم به روز کنید.

علاوه بر حفظ مخاطبین جدید، به روز رسانی منظم و تمیز کردن لیست ضروری است. برای شروع، از Merge & Fix برای پاکسازی مخاطبین تکراری استفاده کنید.

سپس تمام مخاطبین قدیمی را حذف کنید. در مرحله بعد، نام مخاطبین خود را پاک کنید تا غلط املایی، غلط املایی و نام های قدیمی حذف شود. در نهایت، جزئیات مفید را به سوابق تماس خود اضافه کنید. این ممکن است شامل نام بخش، شماره تلفن یا منطقه زمانی باشد تا اتصال گروه را آسان‌تر کند.

بسته به ماهیت گروه جیمیل خود، ممکن است بخواهید دستورالعمل هایی برای ارتباط گروهی ایجاد کنید. Google Groups گزینه‌هایی برای ایجاد صندوق‌های ورودی مشترک، قوانین پست کردن، پاسخ‌های خودکار و نظارت اعضا دارد.

2. گروه خود را با یک موضوع خاص درگیر کنید.

از یک موضوع سریع برای تعامل و ایجاد انگیزه در گروه خود استفاده کنید. از آنجایی که ایمیل های گروهی می توانند به سرعت رشد کنند، خطوط کوتاه با موضوعات خاص بهترین هستند. اگر به دنبال کمک، اطلاعات بینش یا اقدامی هستید، افزودن یک مهلت یا سؤال باز به موضوع می‌تواند به شما در رسیدن به نتیجه کمک کند.

برای مشاوره در مورد موضوعات بیشتر، این منابع را بررسی کنید:

3. برای ایجاد انتظارات، یک سلام عالی بنویسید.

احوالپرسی می تواند یک چالش در یک محیط گروهی باشد. برخی احساس می کنند بیش از حد رسمی هستند، در حالی که برخی دیگر ممکن است خیلی معمولی به نظر برسند یا به اعضای گروه توهین کنند. پس سلام مناسب برای گروه شما چیست؟

برای نوشتن تبریک کامل، از ارتباط خود با گروه شروع کنید. اگر به همه نزدیک هستید، سلامی مانند «سلام به همه» یا «هی تیم» به خوبی جواب می دهد.

اگر گروه شما پنج نفر یا کمتر است، ممکن است بخواهید نام اعضای گروه را اضافه کنید تا آن را شخصی تر کنید. به عنوان مثال، “سلام، بانی، اد، جیمی و آلانا.”

برای گروه‌هایی که با آن‌ها صمیمی نیستید، احوالپرسی‌هایی مانند «درود تیم» یا «سلام (نام گروه)» انتخاب‌های خوبی هستند.

احوالپرسی صحیح به شخصیت تیم شما نیز بستگی دارد. به عنوان مثال، احوالپرسی های سرگرم کننده با ارجاعات فرهنگی مرتبط یا شوخی های مربوط به گروه می تواند شامل اعضای جدید گروه شود و احساس راحتی و تعلق ایجاد کند. اما اگر گروهی حرفه ای را مخاطب قرار می دهید که یکدیگر را به خوبی نمی شناسند، احوالپرسی مانند «تیم عزیز» ممکن است مناسب تر باشد.

منابع بیشتر:

4. سفارشی کردن برای گروه، نه برای فرد.

شخصی سازی یک ایمیل برای شخصی که به او نزدیک هستید بسیار آسان است. اما شخصی سازی یک ایمیل گروهی می تواند تلاش بیشتری را بطلبد.

شخصی‌سازی گروهی با شرح مختصری از آنچه افراد در گروه را به هم پیوند می‌دهد آغاز می‌شود. اگر با یک گروه بزرگ شروع به کار می کنید، می توانید این را با تقسیم بندی اصلاح کنید. سایر کیفیت‌هایی که می‌توانند به شما در سفارشی‌سازی کمک کنند شامل فهرستی از کیفیت‌های مشترک مانند:

• رفتارهایی مانند زود حاضر شدن
• علایق مانند موسیقی، ورزش یا گرایش های فرهنگ پاپ
• عاداتی مانند حفظ لیست کارهایی که باید انجام دهید

هنگام پیش نویس متن گفتگو، اضافه کردن جوک، یا برجسته کردن اعضای مختلف گروه از این جزئیات استفاده کنید. این لمس‌های اضافی کمک می‌کند ایمیل گروهی شما طوری به نظر برسد که برای همه افراد گروه در نظر گرفته شده است.

منابع بیشتر:

5. دنباله های ایمیل گروهی را با گردش کار ایجاد کنید.

سخت است که مرد جدید یک گروه باشید. وقتی تازه کار هستید، مطمئن نیستید که چه چیزی را از دست داده اید یا سایر اعضای گروه چه انتظاراتی از شما دارند که بدانید. این می تواند بر احساسات شما در مورد پایبندی و مشارکت در گروه تأثیر بگذارد.

برای اینکه هیچ کس در گروه جیمیل شما احساس کند که کنار گذاشته شده است، یک گردش کار اضافه کنید. گردش کار می تواند به طور خودکار هر یک از اعضای جدید گروه شما را به مجموعه ای از اقدامات یا ایمیل ها اضافه کند. شما می توانید تصمیم بگیرید که چقدر، چه چیزی و چه زمانی این پیام ها را ارسال کنید.

به عنوان مثال، می‌توانید ایمیلی حاوی پیوندهای مهم برای گروه ارسال کنید یا به اعضای جدید گروه پیامک ارسال کنید و زمان یا مکان‌های جلسه را یادآوری کنید.

مشتریان HubSpot: می توانید دنباله های ایمیل گروهی را در Gmail با گردش کار ایجاد کنید.

6. از BCC برای کاهش ایمیل های اضافی استفاده کنید.

ناامیدی اصلی دریافت کنندگان نامه انبوه “پاسخ به همه” مخوف است. این ویژگی می تواند مفید باشد. همچنین می‌تواند صندوق‌های ورودی ایمیل را با بسیاری از ایمیل‌های حواس‌پرتی پر کند.

یکی از راه های جلوگیری از این مشکل در گروه ایمیل خود استفاده از فیلد BCC برای ایمیل های گروهی است. این باعث می شود هر ایمیل گروهی مانند یک ایمیل شخصی احساس شود، بنابراین می تواند پاسخ دادن به همه پیام ها را کاهش دهد. همچنین از حریم خصوصی اعضای گروه شما محافظت می کند.

استفاده از فیلد CC انتخاب دیگری است. این روش به هر گیرنده ایمیل اجازه می دهد تا بداند چه کسی در گروه ایمیل است و در صورت پاسخ، چه کسی ایمیل ها را دریافت می کند.

وقتی تصمیم می گیرید بهترین انتخاب را انتخاب کنید، از دانش خود در مورد اولویت های گروه ایمیل خود استفاده کنید.

7. برای سازماندهی گروه های خود برچسب های واضحی اضافه کنید.

برچسب زدن دقیق مهم است، به خصوص برای گروه هایی که سال ها با هم بوده اند. نام تگ ها باید کوتاه و در عین حال خاص و مفید باشند. هر نام برچسب باید انتظارات خود را تعیین کند و به آن وعده عمل کند.

همانطور که برچسب های خود را می نویسید، روش های مختلفی را که کاربران می توانند برچسب را تفسیر کنند، در نظر بگیرید. به عنوان مثال، برچسبی که می گوید “به روز رسانی – وبلاگ” ممکن است حاوی:

• به روز رسانی وبلاگ شرکت
• به روز رسانی برای تیم وبلاگ
• به روز رسانی سیاست وبلاگ

اگر مطمئن نیستید کدام یک، ممکن است لازم باشد به اعضای گروه نگاه دقیق تری بیندازید. این سردرگمی به معنای زمان و تلاش اضافی است و باعث می شود گروه ایمیل برای همه مفید نباشد.

برچسب‌هایی مانند «به‌روزرسانی‌های تیم وبلاگ»، «قوانین وبلاگ» یا «به‌روزرسانی‌های پست وبلاگ» سریع خوانده می‌شوند، خاص و مفید هستند.

چند راه دیگر برای اطمینان از داشتن برچسب های وبلاگ عالی عبارتند از:

• املای خود را بررسی کنید
• علائم نگارشی صحیح را بررسی کنید
• از دیدگاه یک کاربر جدید بنویسید
• از کدگذاری رنگ برای برجسته کردن گروه های مهم استفاده کنید

از Gmail Groups برای صرفه جویی در زمان و اتصال استفاده کنید

ایجاد گروه های ایمیل از دست دادن اطلاعات مهم توسط عزیزان شما جلوگیری می کند. باعث صرفه جویی در زمان و انرژی می شود. و به شما کمک می کند تا مخاطبین خود را مرتب نگه دارید.

با این راهنمای سریع، همه چیزهایی را که برای ایجاد یک فضای گروهی عالی در Gmail و فراتر از آن نیاز دارید، در اختیار دارید. بنابراین، امروز اولین گروه خود را ایجاد کنید. شروع به اتصال کنید.

یادداشت سردبیر: این پست در ابتدا در آوریل 2019 منتشر شد و برای کامل شدن به روز شده است.