نحوه نوشتن یادداشت [Template & Examples]

یادداشت (همچنین به عنوان یادداشت یا “یادآوری” شناخته می شود) برای ارتباطات داخلی در مورد رویه ها یا تجارت رسمی در سازمان استفاده می شود.

برخلاف ایمیل، یادداشت پیامی است که شما برای گروه بزرگی از کارمندان مانند کل بخش خود یا همه افراد شرکت ارسال می کنید. ممکن است لازم باشد یادداشتی بنویسید تا کارکنان را از رویدادهای آینده مطلع کنید یا تغییرات داخلی را پخش کنید.

اگر نیاز دارید که کارمندان خود را در مورد تجارت داخلی رسمی مطلع کنید، ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه یک یادداشت بنویسید تا پیام خود را بهتر منتقل کنید. اما قبل از اینکه آن را تجزیه کنیم، اجازه دهید در مورد اهداف متعدد یادداشت ها صحبت کنیم.

یادداشت‌ها برای اطلاع خوانندگان از اطلاعات جدید به اشتراک گذاشته می‌شوند و برنامه‌هایی برای جوامع و مشاغل مختلف دارند.

جوامع می تواند از یادداشت ها برای اطلاع رسانی به افراد در آن در مورد دستورالعمل های ایمنی عمومی، تبلیغ رویدادهای مختلف، افزایش آگاهی در مورد موضوعاتی که بر زندگی آنها تأثیر می گذارد استفاده کند.

رشد کسب و کار می‌تواند از یادداشت‌ها برای انتقال اطلاعاتی از جمله سیاست‌های اخیراً به‌روزرسانی‌شده، تغییرات رویه، یا متقاعد کردن کارمندان برای انجام اقدامی مانند شرکت در یک جلسه آینده، همایش یا جشن نقطه عطف سازمانی استفاده کند.

سپس شما را در نوشتن یادداشت خود راهنمایی می کنیم.

می توانید در چند مرحله کوتاه یادداشت بنویسید. تمام یادداشت ها باید شامل موارد زیر باشد:

1. عنوانی بنویسید.

مهم نیست که چه نوع یادداشتی را می نویسید، باید عنوانی را درج کنید. این بخش باید شامل چه کسی یادداشت است (خواه یک فرد یا یک بخش)، تاریخ، یادداشت از چه کسی است، و یک موضوع.

خط موضوع شما باید کوتاه، جذاب باشد و به خوانندگان یک ایده کلی از موضوع یادداشت ارائه دهد.

2. یک مقدمه بنویسید.

مقدمه شما باید هدف یادداشت شما را در دو تا سه جمله خلاصه کند. باید موضوع یا مشکل و راه حلی را که تصمیم گرفته اید با آن پیش بروید برجسته کند.

3. اطلاعاتی در مورد مشکل ارائه دهید.

در این بخش، دلیل پشت این یادداشت را توضیح دهید. به عنوان مثال، می تواند تغییرات بودجه، تجدید ساختار شرکت یا رویه های جدید باشد. این توضیح باید دلیلی برای تغییرات ایجاد شده ارائه دهد.

4. موارد اقدام و برنامه (اختیاری) را مشخص کنید.

بسته به هدف یادداشت خود، ممکن است موارد اقدامی برای کارمندان داشته باشید تا آنها را تکمیل کنند یا یک جدول زمانی برای زمان رخ دادن تغییرات ارائه دهید. به عنوان مثال، آنها ممکن است نیاز به تکمیل یک کار یا ارائه اطلاعات در یک مهلت خاص داشته باشند. این بخش باید شامل موارد زیر باشد:

• چه زمانی کارکنان می توانند انتظار داشته باشند که تغییرات اعمال شود؟
• چه تغییراتی قبلاً ایجاد شده است و چه چیزی در آینده باید انتظار داشت
• مهلت هایی که باید رعایت کنند

اگر هیچ اقدامی از طرف کارمند مورد نیاز نیست، می توانید از این بخش صرفنظر کنید.

5. بیانیه پایانی را درج کنید.

بیانیه پایانی شما شامل هر گونه اطلاعاتی است که می خواهید تقویت کنید. آیا مخاطبین خاصی وجود دارد که خوانندگان باید با سؤالات با آنها تماس بگیرند؟ اگر چنین است، آنها را در اینجا قرار دهید.

6. بررسی و اصلاح قبل از ارسال.

این مرحله ممکن است بی‌معنا به نظر برسد، اما مهم است که سند خود را قبل از ارسال آن بررسی کنید. یادداشت ها برای اطلاع خوانندگان از تغییرات آتی و انتقال اطلاعات مهم در نظر گرفته شده است. نمی‌خواهید با اشتباه تایپی یا تحریف خطر ایجاد سردرگمی کنید.

برای اینکه شروع به ایجاد یادداشت‌های تجاری خود کنید، در اینجا یک الگوی یادداشت تجاری ساده با نمونه‌هایی از نحوه استفاده از آن برای برآوردن نیازهای مختلف به عنوان یک دستورالعمل آورده شده است.

قالب یادداشت تجاری

یادداشت

به:

از جانب:

تاریخ:

موضوع:

من برای اطلاع شما می نویسم [reason for writing memo].

همانطور که شرکت ما به رشد خود ادامه می دهد… [evidence or reason to support your opening paragraph].

لطفا اگر سوالی دارید به من اطلاع دهید. در ضمن، من از کمک شما به عنوان قدردانی می کنم [official business information] دارد اتفاق می افتد.

قالب یادداشت تجاری

قالب یادداشت تجاری برای انتقال موثر پیام شما طراحی شده است. یادداشت باید اطلاعات لازم را به گونه ای منتقل کند که برای تعداد زیادی از کارمندان به راحتی قابل درک باشد.

موضوع مناسب به آنها هشدار می دهد که این یادداشت مخصوص آنهاست. و شروع با یک خلاصه به گیرندگان این امکان را می دهد که پیام کلی را قبل از فرو رفتن عمیق تر در جزئیات درک کنند. اطلاعات پس‌زمینه زمینه پیام را ارائه می‌دهد و مرور کلی و جدول زمانی باید به سؤالاتی پاسخ دهد که احتمالاً ایجاد می‌شوند.

عنوان:

در هدر خود، می‌خواهید به وضوح محتوای خود را به عنوان “یادداشت” برچسب بزنید تا خوانندگان شما دقیقا بدانند که چه چیزی دریافت می‌کنند. همانطور که قبلاً ذکر شد، می‌خواهید «TO»، «FROM»، «DATE» و «SUBJECT» را وارد کنید. این اطلاعات برای ارائه محتوایی مانند اینکه با چه کسی و چرا تماس می گیرید مرتبط است.

پراگراف اول:

در پاراگراف اول، می خواهید هدف یادداشت خود را سریع و واضح بیان کنید. می توانید جمله خود را با عبارت «برای اطلاع شما می نویسم…» یا «برای درخواست… می نویسم» شروع کنید. یادداشت باید کوتاه، واضح و دقیق باشد. می‌خواهید مهم‌ترین اطلاعات خود را از قبل ارائه دهید و سپس از پاراگراف‌های زیر به عنوان فرصت‌هایی برای بررسی جزئیات بیشتر استفاده کنید.

پاراگراف دوم:

در پاراگراف دوم، شما می خواهید زمینه یا شواهدی را ارائه دهید. به عنوان مثال، فرض کنید یادداشت شما شرکت را از یک سازماندهی مجدد داخلی مطلع می کند. اگر چنین است، بند 2 باید چیزی شبیه به این باشد: «در حالی که شرکت ما به رشد خود ادامه می دهد، ما تصمیم گرفتیم که تیم تولید ویدیو خود را از تیم محتوای خود جدا کنیم. به این ترتیب، این تیم ها می توانند بیشتر روی اهداف فردی خود تمرکز کنند.”

بند سوم:

در پاراگراف سوم، می‌خواهید درخواست خاص خود را برای هر کارمند درج کنید—اگر در حال برنامه‌ریزی یک گردش تیمی هستید، اینجاست که عبارت «لطفاً با محدودیت‌های غذایی پاسخ دهید» یا «لطفاً سؤالات خود را به من ایمیل کنید». “

برعکس، اگر به کارکنان در مورد ساخت و ساز آینده ساختمان اطلاع دهید، می توانید بگویید: “از کمک شما در این مدت قدردانی می کنم.” حتی اگر هیچ اقدام خاصی که انتظار دارید کارمندان انجام دهند وجود نداشته باشد، مفید است که نحوه برخورد آنها با اخبار و اینکه آیا انتظار دارید آنها در پاسخ به یادداشت کاری انجام دهند یا خیر مفید است.

دانلود قالب یادداشت

آیا می خواهید فرمت یادداشت فوق را در شکل نهایی خود ببینید؟ قالب های رایگان یادداشت تجاری HubSpot را که در زیر نشان داده شده است دانلود کنید. این سند چارچوبی به شما می دهد که یادداشت شما را در موضوعات فرعی مرتب می کند تا به کارمندان کمک کند اطلاعات را بهتر جذب کنند و بفهمند که پس از خواندن آن چه انتظاری از آنها می رود.

این قالب را دانلود کنید

نمونه هایی از یادداشت ها

صنایع یا موقعیت های مختلف به یادداشت های کمی متفاوت نیاز دارند. برخی باید طولانی تر یا کوتاه تر باشند، برخی ممکن است برنامه زمانی نداشته باشند، و برخی اطلاعات پس زمینه گسترده ای دارند. قالب یادداشت شما باید متناسب با پیامی که می خواهید کارمندانتان دریافت کنند تغییر کند.

نکته ای در مورد تاخیر در راه اندازی

هدف از این اطلاعیه اعلام تاخیر در عرضه یک محصول می باشد. ورودی شامل تاریخ جدید است، بنابراین جدول زمانی یا مروری طولانی لازم نیست. این فرمت این یادداشت را می توان در موقعیت های دیگری که یک تغییر ساده اما مهم در حال رخ دادن است نیز اعمال کرد.

چیزی که ما دوست داریم: یادداشت راه اندازی بینشی در مورد تاخیرهای عرضه محصول در اختیار خوانندگان قرار می دهد، که می تواند تا حدی ناامیدی را که مشتریان یا کارمندان در صورت عدم اطلاع ممکن است تجربه کنند، کاهش دهد.

سایر تغییرات تاریخ، تبلیغات، رویدادهای مهم یا اعلامیه های محصول نیز ممکن است از این قالب استفاده کنند.

یادداشت به روز رسانی ساختمان

جنبه های تدارکاتی رشد کسب و کار وجود دارد که بر کارمندان شما تأثیر می گذارد، اما لزوماً کار آنها را شامل نمی شود. این یادداشت نمونه ای از بازسازی آشپزخانه اداری را به تصویر می کشد. کمی ناراحت کننده است، اما مهم نیست.

چیزی که ما دوست داریم: این یادداشت درک کسب‌وکار از تأثیری که ارتقا می‌تواند بر کارمندان داشته باشد را نشان می‌دهد و احترام و توجه به نیازهای آنها را نشان می‌دهد.

این قالب یادداشت را می‌توان برای سایر به‌روزرسانی‌های ساختمان، روزهای کاری از خانه، یا سایر اطلاعیه‌های گسترده اما جزئی اعمال کرد.

یادداشت جامعه

جشن‌ها، رویدادها، روزهای موضوعی یا دیگر چیزهای سرگرم‌کننده برای کارمندان شما نیز می‌توانند از طریق یادداشت‌ها به اشتراک گذاشته شوند. یادداشت‌های انجمن مانند این مثال معمولاً کوتاه‌تر هستند زیرا به اطلاعات پس‌زمینه یا جزئیات زیادی نیاز ندارند.

چیزی که ما دوست داریم: این یادداشت حاوی دستورالعمل‌های واضحی در مورد مکان یافتن رویدادی است که در حال وقوع است، چیزی که اگر فقط شماره طبقه را شامل می‌شد کمتر مؤثر بود.

یادداشت هایی از این نوع باید حداقل شامل خلاصه، تاریخ و مکان باشد.

یک یادداشت متقاعد کننده

یادداشت های متقاعد کننده برای تشویق خوانندگان به اقدام در مورد یک رویداد یا پیشنهاد، مانند رای یا دادخواست استفاده می شود.

چیزی که ما دوست داریم: این یادداشت متقاعدکننده در اولویت قرار دادن اطلاعات به خواننده است تا خودش یاد بگیرد و بر اساس یافته‌هایش تصمیم بگیرد.

اجزای اصلی یک یادداشت متقاعدکننده باید شامل نمای کلی از کار، زمینه برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد آن، و فراخوانی برای اقدامی باشد که تأثیری را که خواننده به طور بالقوه می تواند بگذارد را برجسته کند.

یادداشت های خود را به درستی بنویسید

تفاوت اصلی بین یک یادداشت و یک ایمیل ساده در سطح پیچیدگی نیست، بلکه اندازه مخاطب است. یادداشت می تواند ساده یا پیچیده باشد تا زمانی که پیام شما را به طور موثر منتقل کند و به گروه کارمند دریافت کننده مرتبط باشد. و خود پیام باید واضح و مختصر باشد، مهم نیست از کدام قالب یادداشت استفاده می کنید.

یادداشت سردبیر: این پست در ابتدا در اکتبر 2018 منتشر شد و برای کامل شدن به روز شده است.