نحوه نوشتن اسناد فرآیند

چه در حال انجام کارهای تکراری یا ایجاد یک برنامه جدید باشید، مستندات فرآیند می تواند به شما کمک کند تا تلاش های تجاری خود را رسمی کنید. در واقع، ایجاد مستندات به بهبود هماهنگی، ساختار و ثبات در سازمان شما کمک می کند.

این نشریه بهترین شیوه ها را برای مستندسازی فرآیند جمع آوری می کند. در اینجا یاد خواهید گرفت:

مستندات فرآیند می تواند یک آموزش گام به گام برای یک ابزار نرم افزاری جدید یا یک سند کارمند جدید باشد. این عمل به شما امکان می دهد در طراحی سیستم ها و فرآیندهای داخلی که در زمان، سرمایه و انرژی ارزشمند صرفه جویی می کنند فعال باشید.

چرا اسناد پردازش اهمیت دارد

اگر ساختار و جزئیات در مورد فرآیندهای سازمانی اصلی ندارید، رشد کسب و کار شما بیشتر در معرض خطر ناکارآمدی است. اسناد فرآیند یک لایه حفاظتی اضافی برای سازمان شما فراهم می کند.

فقدان مستندات می تواند منجر به چالش های سازمانی زیر شود.

عدم حفظ اطلاعات

اگر فقط یک نفر دانش گسترده ای از یک فرآیند داشته باشد، سازمان در صورت خروج از آن در معرض خطر از دست دادن آن دانش قرار دارد. مستندسازی این فرآیند به ترسیم اطلاعاتی که شخص دارد کمک می‌کند و به شما امکان می‌دهد آن‌ها را به گونه‌ای ذخیره کنید که دیگران بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.

اختصارات

بدون نقشه راه، شانس بیشتری برای تلف شدن زمان برای کارهای غیر ضروری یا تکراری وجود دارد. مستندات فرآیند می تواند به شما کمک کند تا این موارد اضافی را ترسیم و تجسم کنید تا بتوانید راه حل بهتری ایجاد کنید.

مکان های باریک

تنگناها ممکن است در هر مرحله از فرآیند رخ دهد. مهم است که بفهمیم تنگناها از کجا می آیند و چرا. شناسایی این تاخیرها و موانع در ایجاد کارایی بیشتر کمک کننده خواهد بود.

از دست دادن درآمد

بهره وری کمتر به معنای صرف زمان و انرژی بیشتر برای اجرای فرآیندهای سازمان شما است. سپس اعضای تیم در دسترس کمتری برای انجام پروژه های جدید خواهند بود. این بی سازمانی می تواند منجر به از دست دادن درآمد یا حتی گردش مالی در رشد کسب و کار شما شود.

مزایای مستندسازی فرآیند

مستندسازی فرآیند برای عملکرد کلی و جریان سیستم ها در سازمان شما حیاتی است. در زیر سایر مزایای کلی مستندسازی فرآیند آورده شده است.

در برابر تغییر تاب آوری ایجاد می کند.

مستندسازی فرآیند به سازمان شما این امکان را می دهد که با وجود قطعات متحرک، سرعت و شتاب ثابتی را حفظ کند. با شکستن همه چیز (با جزئیات هر چه بیشتر)، اجزای تکی فرآیند را می توان با سهولت قابل توجهی جابجا یا جایگزین کرد.

این می تواند به ویژه زمانی مفید باشد که تجدید ساختار یا تغییرات پرسنلی در سازمان شما وجود داشته باشد. وقتی یک نفر تیم شما را ترک می کند، دانش او می تواند ادامه یابد. اگر یک هم تیمی جدید بپیوندد، مستندات به آنها کمک می کند تا به سرعت توسعه پیدا کنند.

شما فرآیندها و مراحل ضروری را شناسایی خواهید کرد.

هنگامی که در فرآیندهای سازمانی خود غوطه ور می شوید، تعیین خواهید کرد که آیا یک فرآیند ارزش قابل توجیهی برای سازمان شما به ارمغان می آورد یا خیر. شما قادر خواهید بود تعیین کنید که کدام مراحل در فرآیندهای شما ضروری و کارآمد هستند.

آیا مراحلی وجود دارد که بتوان آنها را تغییر داد یا حذف کرد، بدون اینکه اثربخشی کاهش یابد؟ این تمرین برای تیم شما شفافیت ایجاد می کند.

دانش را جمع آوری و سازماندهی می کند.

یک سند فرآیند شامل دانش جمعی در مورد یک رویکرد معین به یک موضوع معین است. با دسترسی آسان به این اسناد برای اعضای تیم، رشد و جریان اطلاعات را در سراسر سازمان امکان پذیر می کنید.

این امکان را برای خود ارزیابی و محاسبه متغیرها فراهم می کند.

مستندسازی فرآیند به اعضای تیم اجازه می دهد تا در مورد مشارکت های فردی خود فکر کنند. آنها دقیقاً می توانند تأثیر خود را بر نتیجه یک فرآیند ببینند.

ایجاد مستندات همچنین در شناسایی مکان هایی که می توان تنظیمات را برای اصلاح فرآیند برای نتایج بهتر انجام داد، مفید است.

از انطباق اطمینان حاصل کنید.

تیم شما باید اسناد فرآیند مربوطه را در فرآیند ورود و آموزش شامل شود. سپس می توانید اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم، چه جدید و چه قدیمی، تمام اطلاعاتی را که برای تکمیل یک کار نیاز دارند، دارند.

با تعیین پارامترها، می توانید از رعایت الزامات ایمنی، قانونی یا سایر موارد اطمینان حاصل کنید.

خطاها را به حداقل می رساند.

اشتباهات بخشی طبیعی از زندگی هستند. با این حال، شما می خواهید تا حد امکان از اشتباهات در تجارت خود جلوگیری کنید. دستورالعمل های گام به گام برای تکمیل یک کار می تواند به شما کمک کند تا این اشتباهات را به حداقل برسانید.

ایجاد مستندات فرآیند

اکنون که متوجه شدید اسناد فرآیند چقدر برای سازمان شما مهم است، بیایید بررسی کنیم که چگونه می توانید آن را در رشد کسب و کار خود پیاده سازی کنید.

1. هدف خود را مشخص کنید.

قبل از شروع نوشتن، یک جلسه طوفان فکری داشته باشید. در این مدت باید تعیین کنید که سند نهایی شما باید به چه چیزی برسد. آیا در حال ایجاد یک راهنمای مطالعه هستید؟ آیا فرآیندی را برای مدیریت ارشد ترسیم می کنید؟

شما می خواهید یک نام روشن برای فرآیندی که مستندسازی می کنید و یک هدف روشن برای آنچه که می خواهید انجام دهید ایجاد کنید.

2. مخاطب خود را تعریف کنید.

سپس، مخاطبان خود را شناسایی کنید و چرا باید این فرآیند را برای آنها توضیح دهید. به عنوان مثال، این برای تیم فروش یا استخدام های جدید است؟ مخاطب اطلاعاتی را که شما وارد می کنید تعیین می کند.

3. شکل را مشخص کنید.

شما می خواهید تصمیم بگیرید که چه چیزی برای شما مهم است که در اسناد خود بگنجانید. و فراتر از متن است. آیا به تصاویر بصری نیاز خواهید داشت؟ شاید مقاله شما از نمودارها، جداول یا نمودار بهره مند شود. شاید یک پی دی اف یا صفحه وب بهترین فرمت نباشد. برخی از فرآیندها به بهترین وجه از طریق ویدیو توضیح داده می شوند.

در اینجا شما تعیین خواهید کرد که کدام فرمت یا تصویر بصری اطلاعات مورد نیاز شما را به بهترین وجه منتقل می کند.

4. محدوده را تعیین کنید.

محدوده شما مشخص می کند که چه چیزی در مستندات شما گنجانده شده است و چه چیزی نیست. این می تواند به شما کمک کند تا تمرکز محدودی روی کار خاصی که مستند شده است داشته باشید. کار در یک محدوده خاص به تیم شما کمک می کند تا از اضافه بار اطلاعات جلوگیری کند.

5. ابزار و منابع مورد نیاز را شناسایی کنید.

بعد، مشخص کنید که برای تکمیل کار به چه چیزی نیاز دارید. این شامل نرم افزار، ابزار و سرمایه مناسب برای هر مرحله از فرآیند است. این منابع گاهی اوقات ورودی نامیده می شوند.

6. دنباله را تعیین کنید.

در صورت امکان، مراحل متوالی مورد نیاز برای تکرار فرآیند را مشخص کنید. این نقش بسیار زیادی در افزایش کارایی و تعیین موفقیت کلی هر کار ایفا می کند.

با این حال، هر کار دارای یک ترتیب متوالی واضح نیست. گاهی اوقات شما نیاز به ارزیابی سناریوهای مختلف و نتایج بالقوه برای تعیین ترتیب عملیات برای فرآیند خود دارید. در این حالت برای هر سناریو توالی های مختلفی ایجاد کنید.

7. تعیین طرف های مسئول.

گام بعدی این است که به نقش هر یک از ذینفعان فکر کنید. این قسمت از سند شما باید تا حد امکان دقیق باشد. انتظارات برنامه‌ریزی برای هر فرد و اینکه چگونه آن جدول‌های زمانی از اهداف کلی برنامه شما پشتیبانی می‌کنند را در نظر بگیرید.

8. مرزها را مشخص کنید.

سند شما باید تمام مرزهایی را که فرآیند شما را شکل می دهند مشخص کند. این شامل جدول‌های زمانی فرآیند، تاریخ‌های سررسید، محدودیت‌های بودجه، شاخص‌های کلیدی عملکرد و غیره است.

اگر به فکر تغییر فرآیند خود هستید، ایجاد مرزهای محکم به شما در درک هرگونه محدودیت کمک می کند. شما قادر خواهید بود تعیین کنید چه چیزی را می توانید تغییر دهید و چه چیزی باید ثابت بماند.

در سند فرآیند استخدام زیر، مرزهای مربوط به منابع انسانی به وضوح تعریف شده است. این سند همچنین نشان می‌دهد که دخالت منابع انسانی در کجا متوقف می‌شود.

منبع تصویر

9. استثناها و موارد احتمالی را توضیح دهید.

از استثناهایی که ممکن است رخ دهد آگاه باشید و آنها را در اسناد فرآیند در نظر بگیرید. در مورد حوادث غیر مترقبه هم همینطور. شما باید مشخص کنید که اعضای تیم چه زمانی باید از دنباله مراحل تعریف شده منحرف شوند.

10. بررسی و تست.

پس از در نظر گرفتن همه این عوامل و مستندسازی روند خود، کار خود را بررسی خواهید کرد. سند خود را ویرایش کنید سپس دستورالعمل های خود را با تکمیل کار همانطور که توضیح داده شد آزمایش کنید. اگر همه چیز خوب پیش برود، باید نتایج دلخواه را از کار خود بگیرید.

یادم می آید: اگر فرآیند شما شامل چندین ذینفع باشد، این می‌تواند پروژه‌ای باشد که شامل لایه‌هایی از بازخورد است. هر دیدگاه فرصت بیشتری را برای بهینه سازی بهبود در فرآیندهای خود به شما ارائه می دهد.

نکاتی برای مستندسازی فرآیند

قبل از اینکه تیم شما شروع به نوشتن کند، در اینجا چند دستورالعمل وجود دارد که می تواند به شما کمک کند از تلاش های خود بیشترین بهره را ببرید.

1. مختصر باشید.

شما این انتخاب را دارید که هر چقدر که می خواهید پرحرف باشید و نه محدود. توصیه می کنیم تا حد امکان کوتاه باشید. به اندازه کافی بگویید تا بدون تکرار خود یا استفاده از کلمات اضافی، موضوع را متوجه شوید.

2. شامل تصاویر (در صورت لزوم).

عناصر بصری می توانند سند شما را جذاب تر کنند. به عنوان مثال، تصاویر یا اینفوگرافیک ها می توانند تکه های بزرگی از متن را بشکنند. این می تواند خواندن سند شما را آسان تر کند.

در موارد دیگر، نمودارها یا جداول ممکن است مفیدترین راه برای نمایش اطلاعات باشند. برای موضوعات پیچیده یا فرآیندهای بصری، ویدیو ممکن است بهترین کار را داشته باشد.

نکته حرفه ای: اگر نشان می‌دهید که چگونه یک مرحله به مرحله بعد منتهی می‌شود، یک نمودار را در نظر بگیرید.

منبع تصویر

3. به تیم خود قدرت ویرایش بدهید.

ذینفعان خود را فعال کنید تا اسناد فرآیند را ویرایش کنند. این تغییر ساده در تنظیمات مجوز سند شما می تواند باعث صرفه جویی در زمان و رفت و آمد بین تیم شما شود. همانطور که فرآیندها در طول زمان تغییر می کنند، چندین عضو در سازمان خود خواهید داشت که می توانند محتوای شما را به روز نگه دارند.

4. انعطاف پذیر باشید.

به یاد داشته باشید: هیچ کدام یکی روش صحیح مستندسازی فرآیندها تنها راه برای اشتباه گرفتن اسناد فرآیند این است که آن را به طور کامل از دست بدهید.

روش ایجاد اسناد ممکن است در طول زمان تغییر کند. در واقع، سند شما احتمالاً چندین بار تکرار خواهد شد. برای بهترین نتایج یک ذهنیت منعطف را حفظ کنید.

شروع کار با مستندسازی

اکنون که بهترین روش ها برای مستندسازی فرآیند خود را بررسی کرده اید، می توانید شروع به نوشتن کنید.

یادم می آید: مستندسازی مراحل مربوط به فرآیندهایی که اغلب دنبال می‌شوند، تیم شما را از اختراع مجدد چرخ نجات می‌دهد. تیم شما در عوض یک خط پایه محکم خواهد داشت. در عوض، آنها می توانند نوآوری ها چرخ در صورت لزوم