راهنمای کامل اصول مدیریت پروژه

مدیریت پروژه فقط ساختن نرم افزار و سخت افزار نیست. مدیران پروژه منابع را به طور مناسب تخصیص می دهند، جدول زمانی را مدیریت می کنند و در طول فرآیند از ذینفعان مراقبت می کنند.

با این حال، اغلب گفتن این کار آسان تر از انجام آن است. به هر حال، دلیلی وجود دارد که مدیران پروژه دائماً رویکردهای خود را تغییر می دهند و در فرآیندهای خود تجدید نظر می کنند.

در این مقاله با اصول مدیریت پروژه و نحوه اعمال آن در رشد کسب و کار خود آشنا خواهید شد. بیا شروع کنیم.

محتوا

این فرآیند شامل توسعه برنامه هایی برای رسیدن به ضرب الاجل ها و در عین حال حفظ اهداف کیفیت در محدودیت های زمانی و بودجه است. این رشته می تواند متعلق به یک مدیر اختصاصی یا رهبر پروژه باشد.

چرا مدیریت پروژه مهم است؟

فرآیندهای مدیریت پروژه برای پروژه های موفق ضروری هستند. تحقیقات موسسه مدیریت پروژه نشان داد که سازمان‌هایی که مدیریت پروژه را یکپارچه نمی‌کنند، شاهد افزایش شدید نرخ شکست پروژه با ضریب 2/3 خواهند بود.

این یک آمار تکان دهنده است. بنابراین بیایید به برخی از مزایای کلیدی که از فرآیندهای مدیریت پروژه بالغ می‌آیند، بپردازیم.

ضرب الاجل های مهمی را رعایت خواهید کرد.

مدیریت پروژه به شما امکان می دهد وظایف بزرگ را به ضرب الاجل های کوچکتر تقسیم کنید. با پایبندی به این نقاط عطف، پروژه ها به راحتی می توانند از ابتدا تا انتها بر اساس برنامه زمان بندی باقی بمانند.

در واقع، شرکت‌هایی که فرآیندهای تحویل ارزش بالغ دارند، پروژه‌ها را بیشتر از شرکت‌هایی که مدیریت پروژه ندارند، به موقع تحویل می‌دهند (63 درصد در مقایسه با 39 درصد).

خرید را افزایش خواهید داد.

مدیریت پروژه به تیم اجازه می دهد تا بین همتایان، مشتریان و ذینفعان اعتماد و اعتبار ایجاد کند. به هر حال، اگر به طور مداوم نتایج با کیفیت بالا را به موقع ارسال می کنید، مطمئناً مردم را جذب خواهید کرد.

شما به راحتی می توانید هزینه ها را پیگیری کنید.

شما قادر خواهید بود در بودجه خود یا حتی کمتر از بودجه خود بمانید. PMI دریافت که 11.4 درصد از کل منابع به دلیل فرآیندهای مدیریت پروژه ضعیف تر هدر می رود.

صرفه جویی در پول به ویژه در محیطی که تنها 43 درصد از شرکت ها گزارش می دهند که پروژه ها را با بودجه «بیشتر اوقات» یا «همیشه» تکمیل می کنند، مهم است.

شما فرهنگ خود را ارتقا خواهید داد.

شما می توانید فرهنگ بهبود مستمر فرآیند را از طریق مدیریت دانش توسعه دهید. اگر محیطی را ایجاد کنید که بهینه سازی و یادگیری را در اولویت قرار دهد، احتمالاً الهام بخش دیگران و جذب کارمندان با همان طرز فکر خواهید بود.

مسئولیت های مدیر پروژه

مدیر پروژه، اجرای یک پروژه را برنامه ریزی، سازماندهی و هدایت می کند. این تضمین می کند که اهداف مورد انتظار را برآورده می کند و در عین حال ویژگی های مورد نیاز را در محدودیت های زمانی و بودجه ارائه می دهد.

متخصصان مدیریت پروژه رهبری را از طریق پویش محیطی موثر، ترکیب اطلاعات به داده های معنادار و تجزیه و تحلیل عینی ارائه می کنند. این طیف وسیعی از مسئولیت ها است که نیاز به آموزش و تجربه دارد.

منبع تصویر

در مورد مهارت هایی که برای این نقش نیاز دارید صحبت خواهیم کرد.

مجموعه مهارت های مدیر پروژه

برای اطمینان از اینکه تیم ها سازنده باقی می مانند و پروژه ها طبق برنامه هستند، مدیران پروژه به طیف گسترده ای از مهارت ها نیاز دارند. در اینجا برخی از مهم ترین مهارت هایی که برای برتری در این نقش به آنها نیاز دارید آورده شده است.

مهارت های بین فردی

مدیران پروژه (PMs) باید با افراد زیادی از جمله اعضای تیم، ذینفعان و سایر مدیران پروژه تعامل داشته باشند. PM های بزرگ می توانند با گروه های متنوعی از افراد برای رسیدن به یک هدف مشترک کار کنند.

ذینفعان اغلب اهداف رقابتی دارند. برای ایجاد انسجام، نخست وزیران باید دیپلماتیک باشند زیرا روابط حرفه ای با افرادی را مدیریت می کنند که ممکن است دیدگاه ها، سطوح مهارت و سیاست شخصی متفاوتی داشته باشند.

روابط خوب اعضای تیم را با انگیزه نگه می دارد و حل و فصل اختلافات تیم را تسهیل می کند.

مهارت های ارتباطی

مدیران پروژه باید جلسات مکرر بین همکاران را برنامه ریزی کنند و در مورد عملکرد بازخورد ارائه دهند. نه تنها باید بدانید که چه کسی و چه زمانی ملاقات کنید، بلکه باید سبک های ارتباطی متعددی را نیز متعادل کنید.

برای مثال، حقوقی به‌روزرسانی شما را در مورد قراردادها و ریسک می‌خواهد. در همین حال، امور مالی مشتاق شنیدن بودجه و هزینه های شما خواهد بود. مهندسان و تیم بازاریابی نیز علایق متفاوتی خواهند داشت که به انواع مختلفی از ارتباطات نیاز دارد.

مهارت های تصمیم گیری

مدیر پروژه باید تصمیم بگیرد و پاسخگوی نتایج باشد. وضوح اهداف و تعیین انتظارات بالا به حفظ روحیه کمک می کند.

مهارت های تصمیم گیری شامل اولویت بندی منابع، توسعه ارزیابی های جایگزین، ارزیابی ریسک ها و اطمینان از مدیریت مناسب بودجه است.

مهارتهای مدیریتی

مدیران پروژه مسئول هدایت یک تیم و گزارش پیشرفت به بازیکنان ارشد هستند.

شما نیاز به تجربه رهبری یک تیم، برگزاری جلسات انفرادی و مقابله با چالش‌ها دارید. PM ها همچنین باید بتوانند از طرف تیم خود با مدیریت ارتباط برقرار کنند.

در برخی موارد، مدیران پروژه نیاز به ایجاد یک تیم برای ابتکار عمل خود دارند. این ممکن است شامل یافتن بازیگران داخلی مناسب یا جستجوی خارج از سازمان باشد. در حالت ایده آل، نخست وزیر تجربه ای در استخدام اعضای تیم جدید دارد.

چرخه عمر مدیریت پروژه

بهتر است کل فرآیند PM را به صورت یک سری مراحل مشاهده کنید. هر مرحله یک هدف دارد. در کل، پنج مرحله حیاتی در چرخه حیات مدیریت پروژه وجود دارد. ما یک مرور مختصر از هر مرحله ارائه خواهیم کرد.

• شروع. در این مرحله مدیران پروژه به صورت واقع بینانه به پروژه نگاه می کنند. آنها تخمین می زنند که چقدر پروژه باید طول بکشد، که در نهایت بودجه و برنامه اولیه پروژه را تعیین می کند.
• برنامه ریزی. مرحله برنامه ریزی شامل تجزیه و تحلیل جزئیات فنی، تعیین وظایف به اعضای تیم مناسب و شناسایی ریسک های مرتبط با بخش های مختلف پروژه است.
• اجرا. اینجاست که شما شروع به عمل بر روی طرحی که در حالت قبلی ایجاد کرده اید می کنید.
• نظارت و کنترل. این مرحله تضمین می کند که ضرب الاجل خود را رعایت کنید. شما نه تنها کارهای تعیین شده در برنامه خود را انجام می دهید، بلکه بر پیشرفت خود نیز نظارت می کنید. اینجاست که تعیین می کنید که آیا با تمام مقررات دولتی و استانداردهای صنعت مطابقت دارید یا خیر. شما همچنین تمام هزینه ها و پیشرفت پروژه را پیگیری می کنید.
• بسته شدن تکمیل پروژه مرحله نهایی آن است. اینجاست که شما تعیین می کنید که آیا پروژه نتایج مورد انتظار را ارائه می دهد و آیا پروژه را لغو کنید یا ادامه دهید.

رویکردهای محبوب مدیریت پروژه

اگرچه اکثر سازمان ها موافق هستند که مدیریت پروژه مهم است، سبک های مختلفی وجود دارد که PM ها از آنها استفاده می کنند. در این بخش، چهار رویکرد رایج در مدیریت پروژه را بررسی خواهید کرد.

برنامه ریزی محصول

برنامه ریزی مبتنی بر محصول رویکرد خود را حول بروندادها و نتایج پروژه متمرکز می کند. این رویکرد بر انتقال یک محصول یا خدمات از مفهوم تا تکمیل تمرکز دارد که نتیجه نهایی آن فروش محصول یا خدمات است.

برنامه ریزی مبتنی بر فرآیند

برنامه ریزی مبتنی بر فرآیند تضمین می کند که تمام فعالیت های پروژه به دستیابی به اهداف سازمان کمک می کند. با این رویکرد، مدیر پروژه پروژه ها را در راستای ارزش های اصلی رشد کسب و کار ایجاد، مدیریت و بهبود می بخشد.

رویکرد مرحله‌ای به مدیریت محصول

این رویکرد شامل برنامه ریزی و اجرای پروژه ها در مرحله به دلیل محدودیت های خارجی است. هر مرحله از پنج مرحله در چرخه عمر مدیریت محصول می گذرد. بنابراین این رویکرد برای پروژه های کوچک و کاملاً تعریف شده ایده آل است.

مدیریت تولید پروژه

این رویکرد از نظریه ها و اصول علم عملیات برای درک و بهینه سازی عملکرد پروژه استفاده می کند. مدیریت تولید پروژه از داده های فعالیت برای پیش بینی محدودیت ها و تعیین سطوح دستاورد استفاده می کند.

بهترین روش های مدیریت پروژه

مهم نیست که کدام رویکرد را انتخاب می کنید، نکات جهانی وجود دارد که به همه کمک می کند. در اینجا برخی از این بهترین شیوه ها قابل اجرا برای هر پروژه در هر صنعت یا زمینه ای آورده شده است.

1. در راه حل های نرم افزاری مدیریت پروژه سرمایه گذاری کنید.

امروزه کمتر از 1 از هر 4 سازمان از هر نوع نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند. در عوض، تیم ها بر ترکیبی از صفحات گسترده، یادداشت های کاغذی و ایمیل ها متکی هستند. این رویکرد منجر به بی نظمی می شود. هیچ راهی برای دیدن مکان یک پروژه در زمان واقعی وجود ندارد.

نرم افزار مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا پروژه ها و دستور کار خود را پیگیری کنید، وظایف و فعالیت ها را سازماندهی کنید، با تیم خود ارتباط موثر برقرار کنید و ریسک ها و مسائل را مدیریت کنید.

همچنین می‌توانید داشبوردها را برای ردیابی KPIها سفارشی کنید و گزارش‌هایی برای کمک به پیش‌بینی براساس داده‌های تاریخی و روندهای فعلی برای برنامه‌ریزی آینده ایجاد کنید.

2. با حفظ یک برنامه انعطاف پذیر، تغییرات را پیش بینی کنید.

اکثر پروژه ها با تاخیر مواجه می شوند. متأسفانه، زمانی که از یک برنامه ثابت پیروی می کنید، تاخیرهای جزئی می توانند به مشکلات مهمی تبدیل شوند. از سوی دیگر، یک برنامه منعطف می تواند اکثر تغییرات را در گام ها مدیریت کند.

در حالی که برخی از ضرب الاجل ها انعطاف پذیر هستند، برخی دیگر می توانند سفت و سخت باشند. لیستی از تاریخ هایی که قابل تغییر نیستند را نگه دارید. این به شما این امکان را می‌دهد که ضرب‌الاجل‌های خارجی را با بازه‌های زمانی خاص رعایت کنید، در حالی که ضرب‌الاجل‌های انعطاف‌پذیر را در سایر زمینه‌ها فراهم می‌کند.

3. بر سبک های ارتباطی نظارت کنید.

در ابتدای پروژه خود، با سهامداران مهم بنشینید. بپرسید که چند وقت یکبار می خواهند از شما بشنوند و چگونه می خواهند با شما ارتباط برقرار کنند.

به عنوان مثال، برخی از سهامداران می خواهند یک جلسه هفتگی Zoom با تیم شما داشته باشند. دیگران ممکن است به‌روزرسانی روزانه Slack یا ایمیل پیشرفت ماهانه را ترجیح دهند.

می توانید این اطلاعات را در صفحه گسترده یا بخشی از نرم افزار مدیریت پروژه خود سازماندهی کنید تا سازماندهی شده بمانید.

4. معیارهای خود را بشناسید.

یکی از بزرگترین چالش های هر پروژه، اندازه گیری موفقیت است. بنابراین، شما باید نقاط اندازه گیری را قبل و در حین اجرای پروژه خود تعیین کنید. بدانید چه معیارهایی برای پروژه شما مهم است و چه زمانی.

به یاد داشته باشید که معیارهای کلیدی در طول زمان تغییر خواهند کرد. اگر پروژه شما به تازگی شروع شده است، می توانید به سادگی رسیدن به نقاط عطف را جشن بگیرید.

با گذشت زمان، باید تاثیر پروژه خود را نشان دهید. این شامل معیارهایی مانند تعداد سرنخ ها یا مشارکت در بازگشت سرمایه است.

مدیریت پروژه را بالا ببرید

اگر نگاه دقیق‌تری به اصول اولیه بیندازید، می‌بینید که مدیریت پروژه حوزه وسیعی است که نیاز به درک عمیق ارتباطات و تفاوت‌های ظریف خاص صنعت دارد.

با گنجاندن ابزارها و تکنیک های ذکر شده در بالا در تجربه کاری روزانه خود، می توانید عملکرد خود را به عنوان مدیر پروژه بهبود بخشید.

برای کمک به شما برای شروع، اکنون الگوی رایگان مدیریت پروژه ما را بررسی کنید – این به شما کمک می کند تا زمان و منابع ارزشمند زیادی را ذخیره کنید.