شما به عنوان مدیر پروژه با چه مشکلات و موانعی روبرو هستید؟ برای بسیاری، خزش دامنه، ارتباطات ضعیف و تأخیر در کار در صدر فهرست قرار دارند.
برای بیان واضح، مدیریت پروژه می تواند دشوار باشد. بدون برنامه ریزی دقیق و استراتژی، ممکن است احساس کنید که کورکورانه عمل می کنید.
بنابراین اگر در یک موقعیت مدیریت پروژه هستید، بهترین گزینه این است که با اصول اولیه شروع کنید. در اینجا، پروژه‌ها را به پنج مرحله تقسیم می‌کنیم تا به شما کمک کنیم بهتر بفهمید چه کاری و چه زمانی باید انجام شود.
چرخه عمر مدیریت پروژه
پنج مرحله مدیریت پروژه
مرحله 1: مفهوم و شروع پروژه
مرحله 2: برنامه ریزی پروژه
مرحله 3: اجرای پروژه
مرحله 4: نظارت و کنترل پروژه
مرحله 5: پروژه را ببندید
آینده مدیریت پروژه روشن تر از همیشه به نظر می رسد.
چرخه عمر مدیریت پروژه
صرف نظر از اندازه یا محدوده، همه پروژه ها از یک روند مشابه پیروی می کنند. در مدیریت پروژه به این فرآیند چرخه عمر پروژه می گویند.
چرخه عمر پروژه معمولاً شامل چهار مرحله است: شروع، برنامه ریزی، اجرا و بسته شدن. با این حال، برخی از مدیران پروژه مرحله پنجمی به نام نظارت و کنترل را اضافه می کنند.
مرحله اضافی می تواند به مدیران کمک کند تا پروژه را در مسیر خود نگه دارند و اطمینان حاصل کنند که مشکلات به موقع شناسایی و رسیدگی می شوند.
در نتیجه، مدل های پنج مرحله ای انعطاف پذیرتر و موثرتر در کمک به موفقیت پروژه ها در نظر گرفته می شوند. در واقع، موسسه مدیریت پروژه (PMI) یک چرخه عمر پنج فازی را نیز ترویج می کند.
در بخش بعدی، نگاه دقیق تری به هر مرحله از چرخه حیات مدیریت پروژه خواهیم داشت.
پنج مرحله مدیریت پروژه
هر پروژه موفق پنج مرحله یکسان را طی می کند: شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل.
مرحله 1: مفهوم و شروع پروژه
هر پروژه با یک مفهوم و شروع شروع می شود. در طول این مرحله، یک ایده به یک طرح تجاری کامل با اهداف، منشورهای پروژه و سهامداران تبدیل می شود.
این نیز زمانی است که تیم های پروژه با مدیر پروژه گرد هم می آیند تا یک نقشه راه گسترده برای پروژه ایجاد کنند.
تیم ها باید در این مرحله به چندین سوال پاسخ دهند، از جمله:
-
هدف از این پروژه چیست؟
-
برخی از موانع احتمالی چیست؟
-
ذینفعان اصلی چه کسانی هستند؟
-
آیا حداقل یا حداکثر بودجه وجود دارد؟
-
این پروژه چقدر طول می کشد؟
به عنوان بخشی از این مرحله، اسپانسر پروژه (فردی که درخواست تکمیل پروژه را داشته است) بودجه و زمان بندی را تایید می کند.
مرحله 2: برنامه ریزی پروژه
هنگامی که پروژه را در سطح وسیعی تعریف کردید، زمان آن است که جزئیات را مشخص کنید.
در طول این مرحله، مدیر پروژه یک برنامه دقیق برای اجرا، نظارت و کنترل پروژه ایجاد می کند. این معمولاً با تعیین اهداف شروع می شود.
هنگام تعریف اهداف یک پروژه معین، متدولوژی های SMART و CLEAR محبوب ترین هستند.
مخفف SMART مخفف عبارت Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timely است. استفاده از این چارچوب تضمین می کند که اهداف شما به وضوح تعریف شده، واقع بینانه و قابل دستیابی هستند.
بیایید به یک مثال نگاه کنیم. یک هدف مبهم ممکن است “توسعه برنامه ای باشد که انجام سفارش را ساده تر کند.” با استفاده از روش SMART، این هدف چیزی شبیه به “توسعه یک برنامه کاربردی است که زمان انجام سفارش را 20٪ کاهش می دهد.”
مخفف CLEAR مخفف Collaborative، Limited، Emotional، Acceptable و Refined است.
در این روش، تیم پروژه به سمت هدفی کار می کند که در مهلت و بودجه پروژه مشخص و قابل دستیابی است. همه باید برای دستیابی به آن اشتیاق داشته باشند و باید با اهداف کلی پروژه مرتبط باشد.
این طرح همچنین باید شامل نقاط عطف و قابل تحویل باشد تا همه بدانند چه کاری باید انجام شود، چه کسی چه کاری را انجام می دهد و چه زمانی نقاط عطف باید تکمیل شود. همچنین شامل تفکیک وظایف، جدول زمانی، برنامه ارتباطی، استراتژی کاهش ریسک و برنامه بدترین سناریو است.
چندین ایدئولوژی وجود دارد که می توانید برای برنامه ریزی این مرحله از آنها استفاده کنید. با استفاده از مدیریت پروژه چابک، از منابع توسعه به نحو احسن استفاده می شود و نیازهای مشتری برآورده می شود.
علاوه بر اینکه همه را در جریان پیشرفت قرار می دهد، امکان تغییرات سریع و آسان را نیز فراهم می کند. مدیریت پروژه چابک مدیریت پروژه توسعه نرم افزار را کارآمدتر و موثرتر می کند.
مرحله 3: اجرای پروژه
به محض اتمام مرحله برنامه ریزی، زمان شروع اجرای طرح است. اینجاست که کار واقعی انجام می شود.
در طول این مرحله، مدیران پروژه گردش کار را ایجاد می کنند، وظایف را به اعضای تیم اختصاص می دهند و اطمینان می دهند که همه در مسیر درست هستند. آنها همچنین ذینفعان و تیم ها را با پیشرفت پروژه به روز نگه می دارند.
بسیاری از مدیران پروژه از ابزارهای همکاری مانند Asana، Trello و نرم‌افزار مدیریت پروژه HubSpot برای ردیابی وظایف، ضرب‌الاجل‌ها و بودجه‌ها در یک مکان مرکزی، با جزئیات بسیار زیادی استفاده می‌کنند.
یک ابزار مدیریت پروژه که به خوبی طراحی شده است، شما را در مسیر حرکت نگه می دارد و به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می کند. برای لیستی از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه، این راهنمای مفید را بررسی کنید.
مرحله 4: نظارت و کنترل پروژه
مرحله چهار معمولاً همزمان با مرحله سوم اجرا می شود. به هر حال، برای نظارت بر یک پروژه، در وهله اول باید کار کند.
در طول این مرحله، مدیر پروژه با تیم خود برای حل هر گونه مشکل همکاری می کند. این شامل بررسی‌های دوره‌ای و به‌روزرسانی‌های برنامه برای منعکس کردن تغییرات در محدوده پروژه یا در دسترس بودن منابع است.
همچنین نظارت بر پیشرفت در برابر طرح و انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم بسیار مهم است. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد برنامه را اصلاح کنید تا با تاخیرها یا تغییرات غیرمنتظره مقابله کنید.
علاوه بر این، مدیران پروژه می‌توانند پیشرفت را بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) یا عوامل حیاتی موفقیت (CSF) بررسی کنند. به عنوان مثال، می توانید اندازه گیری کنید که آیا پروژه شما طبق برنامه و بودجه است یا اینکه آیا وظایف خاصی در حال تکمیل شدن هستند.
مرحله 5: پروژه را ببندید
این آخرین مرحله از چرخه حیات مدیریت پروژه است. این زمانی است که نتایج را برای تایید به اسپانسر پروژه ارسال می کنید. در این مرحله، تیم منحل شده و تمام قراردادهای استخدام شده برای پروژه فسخ خواهد شد.
پس از تکمیل، مدیر پروژه یک بررسی نهایی را انجام می دهد که درس های آموخته شده از پروژه و همچنین هر گونه داده ضروری که ممکن است در آینده مفید باشد را مستند می کند.
اعضای تیم و ذینفعان نیز در طول ارائه گزارش درباره شکست ها و موفقیت ها بحث می کنند. این به بهبود عملکرد و بهره وری در سراسر سازمان کمک می کند.
آینده مدیریت پروژه روشن تر از همیشه به نظر می رسد
به طور سنتی، مدیریت پروژه با قلم و کاغذ یا در بهترین حالت، یک صفحه گسترده انجام می شد. به دلیل پیچیدگی پروژه ها و پراکندگی نیروی کار، این روش ها بی اثر شده اند.
ردیابی پیشرفت و رعایت ضرب الاجل ها نیازمند رویکرد دیجیتال اول است. نرم افزار مدیریت پروژه HubSpot یکی از ابزارهایی است که قطعا می تواند به مدیریت پروژه کمک کند.
با این نرم افزار، تیم ها می توانند گردش کار خود را ساده کنند، پیشرفت خود را پیگیری کنند، اسناد را به اشتراک بگذارند و وظایف خود را مدیریت کنند.
علاوه بر این، پلت فرم HubSpot CRM به شما این امکان را می دهد که به راحتی آن را با سایر ابزارهای فروش و بازاریابی خود ادغام کنید. این امر ردیابی پیشرفت را آسان می کند و اطمینان حاصل می کند که همه در یک صفحه هستند.
علاوه بر این، این نرم افزار اطلاعات بلادرنگی را در مورد گردش کار در اختیار کاربران قرار می دهد و به آنها اجازه می دهد گلوگاه ها را شناسایی کرده و بر اساس آن تنظیم کنند.
بنابراین اگر به دنبال راه‌هایی برای ارتقای سطح مدیریت پروژه خود بوده‌اید، در اینجا شانس شماست. الگوی مدیریت پروژه خود را در زیر دریافت کنید تا پیشرفت تیم خود را ردیابی کنید و گردش کار خود را برای افزایش کارایی ساده کنید.
