منشور پروژه چیست؟ راهنمای کامل

منشورهای پروژه جهت هر ابتکار جدیدی را ارائه می دهند. بنابراین چه به عنوان مدیر پروژه یا یک متخصص عملیات کار کنید، باید در نوشتن این اسناد حرفه ای شوید.

منشورهای پروژه علاوه بر اینکه به شما اجازه راه اندازی پروژه ها را می دهند، به شما کمک می کنند تا قابلیت اجرای پروژه خود را به سهامداران بفروشید. این سند همچنین به کل تیم شما کمک می کند تا با برنامه ها و ضرب الاجل های شما آشنا شوند.

در این راهنما، همه چیزهایی را که در مورد منشور پروژه باید بدانید را بررسی خواهیم کرد. پوشش خواهیم داد:

مزایای ایجاد منشور پروژه

ریتا مولکاهی، مدیر پروژه، مربی و نویسنده مشهور می گوید: «منشور پروژه چنان سند مهمی است که بدون آن نمی توان پروژه ای را راه اندازی کرد. این سند می تواند تیم شما را در مسیر رسیدن به اهداف پروژه خود به موقع نگه دارد.

در اینجا سایر مزایای ایجاد یک منشور پروژه به خوبی نوشته شده است:

• شما در مورد بودجه پروژه تصمیم خواهید گرفت.
• شما می توانید نتیجه پروژه را تعیین کنید.
• شما از خزش دامنه جلوگیری خواهید کرد و ضرب الاجل های خود را رعایت خواهید کرد.
• شما می توانید از حمایت سهامداران برای پروژه خود بهره مند شوید.
• می توانید تاریخ شروع و پایان مورد انتظار پروژه را تعیین کنید.
• شما می توانید به وضوح توضیح دهید که چگونه اهداف پروژه شما با اهداف سازمان هماهنگ است.

در مرحله بعد، بهترین روش ها برای نوشتن منشور پروژه را بررسی خواهیم کرد.

نحوه نوشتن منشور پروژه

هنگام نوشتن منشور مدیریت پروژه، مهم است که از همان ابتدا آن را درست انجام دهید. مری بث ایمباراتو، نویسنده نقشه راه پروژه، می گوید: «نباید منشور پروژه را پس از تأیید تغییر دهید. تغییرات لحظه آخری می تواند باعث شود که ذینفعان امکان سنجی پروژه را زیر سوال ببرند.

این راهنمای گام به گام به شما کمک می کند تا یک منشور پروژه عالی را از ابتدا بنویسید.

1. از تیم پروژه خود اطلاعات جمع آوری کنید.

هنگام ایجاد منشور پروژه، صحبت با اعضای تیم ضروری است. همکاران شما می توانند به شما در تعیین ضرب الاجل های واقعی پروژه کمک کنند. آنها همچنین می توانند به شما در کشف اهداف، محدوده و برنامه های کاهش ریسک پروژه کمک کنند.

ویل یانگ، رئیس بخش رشد Instrumentl می گوید: “شما باید زمانی را برای اعضای تیم خود اختصاص دهید تا در مورد پروژه بحث کنند، چگونه می خواهند به آن نزدیک شوند و پهنای باند فعلی آنها چقدر است.” “این تضمین می کند که تیم پروژه شما در همان صفحه است.”

2. منشور را در یک مکان مرکزی نگه دارید.

برای تشویق همکاری، منشور پروژه خود را در یک مرکز مرکزی ذخیره کنید تا اعضای تیم بتوانند نظر بدهند و آن را ویرایش کنند.

این به همه احساس مالکیت پروژه را می دهد. برنامه هایی مانند Google Drive و Dropbox قابلیت ویرایش مشترک را ارائه می دهند.

3. منشور پروژه را کوتاه نگه دارید.

ممکن است وسوسه شوید که تمام جزئیات را در منشور پروژه خود ثبت کنید. اما به یاد داشته باشید: شما باید به سند برنامه ریزی پروژه عمیق بروید، نه منشور پروژه.

کنستاندینوس کریستوفاکیس، رئیس بازاریابی در ULTATEL، توصیه می‌کند: «ذینفعان زمانی برای خواندن منشور 15 صفحه‌ای ندارند، زیرا اولویت‌های دیگری دارند. به همین دلیل است که منشورها باید یک نمای کلی از پروژه‌ها در سطح بالایی باشند، به اندازه کافی کوتاه باشند تا مفید باشند و به اندازه کافی طولانی باشند تا ارزشمند باشند.»

به گفته کریستوفاکیس، اگر اطلاعات قابل هضم باشد، شانس تایید پروژه افزایش می یابد.

4. تصاویر را به منشور خود اضافه کنید.

استفاده از تصاویر یا عناصر طراحی می تواند به بهبود خوانایی منشور پروژه شما کمک کند و سند شما را مختصر نگه دارد.

به عنوان مثال، اگر می خواهید یک برنامه ارتباطی طولانی یا نقطه عطف در منشور خود را ترسیم کنید، نمودار گانت می تواند کمک کند. این نمودارها همچنین در منشور پروژه برجسته می شوند و به اعضای تیم اجازه می دهند به راحتی به آنها مراجعه کنند.

منبع تصویر

5. یک الگوی منشور پروژه ایجاد کنید.

آیا در گذشته منشور پروژه ای نوشته اید؟ یا شاید سندی که به تازگی پر کردید یک شاهکار باشد. این اسناد را به قالب هایی تبدیل کنید که بتوانید در آینده از آنها استفاده کنید.

داشتن یک الگو برای منشور مدیریت پروژه به شما کمک می کند در زمان خود صرفه جویی کنید و در آینده ثبات خود را حفظ کنید. این رویکرد به منشورهای پروژه همچنین تضمین می کند که عناصر مهم در سند خود را از دست ندهید.

نکته حرفه ای: اگر هنوز قالبی ندارید، می توانید گزینه ها را به صورت آنلاین مرور کنید. HubSpot یک الگوی منشور پروژه رایگان ارائه می دهد که می توانید در هر زمان آن را دانلود کنید.

منبع تصویر

اکنون که اصول ایجاد منشورهای مدیریت پروژه را می دانید، بیایید نگاهی به آناتومی یک منشور پروژه بیندازیم.

آناتومی یک منشور مدیریت پروژه

پس از تدوین منشور پروژه، مدیران پروژه آن را برای تایید به حامی پروژه ارسال می کنند. حامی ممکن است شامل یک دولت، تامین کننده مالی فردی یا مدیریت ارشد سازمان مجری پروژه باشد.

در اینجا عناصری وجود دارد که منشور پروژه شما برای دریافت تاییدیه از حامیان مالی نیاز دارد.

1. هدف پروژه

هدف پروژه دلیل سطح بالا برای انجام پروژه است. گره زدن اهداف به اهداف شرکت شما راهی عالی برای علاقه مند کردن سهامداران به پروژه شما است.

نکته حرفه ای: از چارچوب SMART استفاده کنید تا اهداف خود را مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان کنید.

2. نمای کلی پروژه

نمای کلی پروژه شما شامل جزئیات بیشتری در مورد جدول زمانی و مالکیت پروژه است. در این بخش جزئیاتی مانند نام پروژه، حامی پروژه، مدیر پروژه، تاریخ شروع و پایان مورد انتظار و بودجه تخمین زده شده است.

نکته حرفه ای: یک جدول به نمای کلی پروژه خود اضافه کنید. این باعث می شود اطلاعات قابل مشاهده و به راحتی پیدا شوند.

منبع تصویر

3. نتایج پروژه

این لیستی از خدمات یا محصولاتی است که تیم پروژه به ذینفعان ارائه می دهد. در مورد آنچه که تیم شما ارائه می دهد واضح باشید تا از هرگونه اختلاف نظری که باعث تمدید مهلت شما می شود جلوگیری کنید.

4. محدوده پروژه

محدوده پروژه مرزهای پروژه را توضیح می دهد. در حالی که PM ها معمولاً محدوده پروژه را با جزئیات می نویسند، خلاصه نگه داشتن منشور پروژه بهترین روش است. چرا؟ در مرحله برنامه ریزی پروژه می توانید یک بیانیه دامنه دقیق ایجاد کنید.

5. ذینفعان پروژه

این لیستی از اسامی و مسئولیت های طرف های درگیر در پروژه است. تعیین اینکه چه کسی مسئول وظایف مختلف است، اعضای تیم شما را پاسخگو نگه می دارد.

6. خطرات پروژه

تشریح ریسک های پروژه به شما کمک می کند تا موانع موفقیت پروژه و تأثیر بالقوه آنها را شناسایی کنید. انجام این کار به شما امکان می دهد تا استراتژی های کاهش ریسک را توسعه دهید.

نکته حرفه ای: جدولی از خطرات احتمالی ایجاد کنید. حتما توضیح دهید که چرا ریسک پروژه شما را تهدید می کند و استراتژی های کاهشی که قصد دارید اجرا کنید.

منبع تصویر

7. منابع پروژه

همیشه فهرستی از منابعی که پروژه شما نیاز دارد ایجاد کنید. و این فقط پول نیست. منابع شما باید شامل اعضای تیم، امکانات، تجهیزات و سایر عناصر ضروری باشد که برای موفقیت پروژه شما حیاتی هستند. این به شما کمک می کند تا همه چیزهایی را که برای رسیدن پروژه به خط پایان نیاز دارید پیگیری کنید.

منبع تصویر

نمونه هایی از منشور پروژه

1. منشور مدیریت پروژه ناب شش سیگما

منبع تصویر

این منشور پروژه نمونه از فرمت Lean Six Sigma، یک روش مدیریت پروژه پیروی می کند. تیم‌هایی که قبلاً از این چارچوب استفاده می‌کنند، ممکن است منشور پروژه خود را به این شکل ساختار دهند.

آنچه ما دوست داریم: منشور پروژه Lean Six Sigma محدوده کاری واضحی را ارائه می دهد. اهداف پروژه همچنین از چارچوب SMART پیروی می‌کنند و به خوبی روشن می‌کنند که پروژه چه سودی برای شرکت خواهد داشت.

محدودیت های منشور پروژه: اگرچه این منشور اطلاعات کلیدی، از جمله هدف پروژه و بیان مشکل را مشخص می کند، اطلاعات کلیدی وجود ندارد. مالک فرآیند هزینه یا ریسک پروژه را مشخص نکرده است. اگر از این قالب تقلید می کنید، حتما این اطلاعات را درج کنید.

2. طراحی مجدد وب سایت منشور مدیریت پروژه

منبع تصویر

در این منشور پروژه، دانشگاه گوئلف دقیقاً آنچه را که تیم وب خود برای طراحی مجدد وب سایت کتابخانه مدرسه باید انجام دهد، بررسی می کند. این شامل همه ذینفعان ضروری و مالک پروژه می شود.

آنچه ما دوست داریم: این پروژه دارای محدوده و زمانبندی کاملاً مشخصی است. حامیان دقیقا می دانند چه کسی و چه زمانی روی چه چیزی کار می کند.

محدودیت های منشور پروژه: در حالی که این پروژه خطرات مرتبط با پروژه را بررسی می کند، برنامه های کاهش این بخش از سند را بهبود می بخشد.

اشتباهاتی که هنگام ایجاد منشورهای مدیریت پروژه باید از آنها اجتناب کرد

1. نداشتن هدف مشخص

هر پروژه باید هدف و هدف مشخصی داشته باشد. اما گاهی اوقات هدف اصلی نامشخص می شود. برای مبارزه با این موضوع، از افکت حقیقت توهمی استفاده کنید، که بیان می‌کند استفاده از اطلاعات مکرر درک را افزایش می‌دهد.

لورن کارتر، مشاور اصلی در مشاوره لورن اشلی، می گوید که از این استراتژی برای کمک به تیمش برای یادآوری هدف پروژه ها استفاده می کند. به قول لورن:

اعضای پروژه اغلب ستاره شمالی را در میانه کار از دست می دهند. یک راه موثر برای جلوگیری از این امر، داشتن یک هدف روشن در منشور است که من به چندین روش در طول چرخه عمر پروژه تکرار می کنم.

“این می تواند به عنوان عنوانی در اسناد پروژه، قرار دادن آن در بالای نمودارها یا نمودارها، یا استفاده از آن به عنوان معیاری باشد که بر اساس آن فعالیت های برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده ای را که رخ می دهند ارزیابی می کنید.”

2. ایجاد پیش نویس منشور موقت

منشورهای پروژه باید ابتکار عمل شما را آغاز کنند. نوشتن بی رویه این سند می تواند منجر به خزش دامنه، مسئولیت های نامشخص و سردرگمی شود.

مری بث ایمباراتو، کهنه کار 25 ساله صنعت مدیریت پروژه، می گوید: «تغییر منشور پروژه پس از شروع و برنامه ریزی به این معنی است که شما باید تمام کارهایی را که تکمیل کرده اید مرور کنید و حتی برخی از کارهای تکمیل شده را دوباره انجام دهید.

وی می افزاید: این امر می تواند منجر به تاخیر، افزایش هزینه ها و ایجاد خطرات بیشتر برای پروژه شود.

مری بث همچنین می گوید که تغییرات منشور می تواند بر نحوه مشاهده اعضای تیم از یک پروژه تأثیر بگذارد. نتیجه؟ کاهش تعهد و مشارکت.

نتیجه نهایی: ایجاد منشور قبل از شروع پروژه به شما کمک می کند تا از خزش دامنه جلوگیری کنید، از اتلاف وقت با انجام مجدد کار جلوگیری کنید و خطرات اضافی را برای پروژه خود حفظ کنید.

3. نادیده گرفتن الگوی منشور پروژه شرکت شما

استفاده از منشورهای پروژه موجود به عنوان الگو می تواند در وقت شما صرفه جویی کرده و از ثبات اطمینان حاصل کند.

به جای ایجاد منشورهای جدید از ابتدا، نمونه ای از یک سند منشور تکمیل شده را که شرکت دوست دارد درخواست کنید و از آن به عنوان الگوی خود استفاده کنید. این الگو به شما کمک می‌کند بفهمید که سازمان شما چگونه ایده‌ها را ترجیح می‌دهد و به شما این امکان را می‌دهد که از همین روش پیروی کنید و پروژه‌ها را با پای راست شروع کنید.

یک پروژه جدید بدون خطا شروع کنید

یک منشور سنجیده نقشه راهی برای دستیابی به اهداف پروژه شما در زمان بی سابقه است.

با جمع آوری اطلاعات از تیم خود و ایجاد یک منشور پروژه که چراغ سبز سهامداران را دریافت می کند، شروع کنید.