داستان اتوماسیون کسبوکار از آنجاییی برای من شروع شد که باید چند فعالیت را هر روز تکرار می‌کردم، مثلا آیا متن قرارداد کامل شده؟ جزئیات تماس در اختیار کارشناس فروش قرار گرفته؟ و کارهایی از این قبیل. در کسب‌وکارهای امروزی، مدیریت زمان حرف اول را می‌زند. خودکارسازی فرآیندهای تکراری و زمان‌بر، کمک بزرگی به کارکنان کسبوکار می‌کند. زیرا می‌توانند بر روی وظایف مهم‌تری تمرکز کنند. اتوماسیون فرآیندهای کسبوکار، علاوه بر کارآمد کردن پروسه‌ها، سبب کاهش حجم کار کارمندان نیز می‌شود.
به همین دلیل در این مقاله قصد داریم در مورد اتوماسیون رشد کسب و کار، مزایا و چالش‌های آن با شما صحبت کنیم.
اتوماسیون رشد کسب و کار چیست؟
اتوماسیون کسبوکار (BPA) یک فعالیت یا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که برای دستیابی به یک هدف سازمانی خاص استفاده می‌شود؛ مانند تولید محصول، جذب کارمندان و مشتریان جدید.
اتوماسیون کسبوکار معمولاً شامل چندین مرحله است و با یک اقدام شروع می‌شود. به عنوان مثال در فرآیند جذب کارمند جدید، سیستم منابع انسانی می‌تواند مجموعه‌ای از مراحل گردش کار از پیش تعریف‌شده را فعال کند. خودکارسازی مراحل گردش کار، کارایی و دقت هر مرحله را بهبود می‌بخشد. بهینه‌سازی اتوماسیون کسبوکار (BPA) از فناوری‌های پیشرفته مختلفی بهره می‌برد، از جمله ابزارهای اتوماسیون و پلتفرم‌های ابری.
مزایای اتوماسیون رشد کسب و کار
اتوماسیون کسبوکار مزایای بسیاری را به همراه دارد، از جمله:
- افزایش بهره‌وری
- کاهش هزینه‌ها
- کاهش نرخ خطای انسانی
- افزایش رضایت کارکنان
- درآمد بالاتر
- بهبود خدمات مشتریان
- بینش پیدا کردن نسبت به موفقیت‌ها و شکست‌های یک فرآیند
- حسابرسی و انطباق بهتر
- مدیریت آسان انطباق
چالش‌های اتوماسیون رشد کسب و کار
چالش‌هایی که کسب‌وکارها در مورد BPA با آن مواجه می‌شوند عبارتند از:
- مقیاس‌گذاری: کسب‌وکارها می‌توانند ابزارهای BPA را برای یک کار خاص یا مجموعه‌ای از وظایف استفاده کنند. توسعه ابزارهای اتوماسیون کسبوکار (BPA) برای دستیابی به اهداف جدید در آینده، مناسب نیست.
- همگام‌سازی: آموزش افراد برای کار با ابزارهای اتوماسیون و ارائه تمام اطلاعات مورد نیاز؛ به طوری که ابزارها بتوانند به طور موثر کار کنند، کاری دشوار است.
- غلبه بر موانع: ابزارهای BPA برای تسریع فرآیندها، بدون در نظر گرفتن اختلالات احتمالی که می‌تواند کار ابزارهای BPA را کند یا متوقف کند، ایجاد شده‌اند.
- مستندات ناکافی: فرآیندهای BPA باید به‌صورت گام‌به‌گام و با مستندات واضح ارائه شوند. کسب‌وکاری که مستندات کافی ندارد، قبل از استفاده از BPA باید این مشکل را رفع کند.
نمونه‌هایی از اتوماسیون رشد کسب و کار
فرآیندهای تجاری که قابلیت خودکار شدن دارند، در بسیاری از بخش‌های کسبوکار، از جمله مدیریت، زنجیره‌های تامین، فرآیندهای منابع انسانی و بازاریابی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
در ادامه کاربردهای استفاده از اتوماسیون کسبوکار آورده شده است:
- استخدام کارمندان جدید: استخدام کارمند جدید یک فرآیند مهم بوده که شامل چندین مرحله است. این مراحل شامل پر کردن فرم‌های کارمندان، برنامه‌ریزی جلسات آموزشی، تکمیل اسناد مالیاتی و تنظیم واریز دستمزد است. خودکارسازی پروسه استخدام، مزایای متعددی در زمینه جذب و حفظ کارمندان به همراه دارد.
- پذیرش مشتریان جدید: در صنعت خدمات مالی، بانکداری و بیمه، کارمندان باید پیشینه مشتریان جدید را بررسی کرده و به مراکز مربوطه اطلاع دهند. BPA می‌تواند با استفاده از هوش مصنوعی (AI) به تسهیل این فرآیندها کمک کند. فرآیندهای سریع و خودکار (برخلاف فرآیندهای دستی)، سبب رضایت مشتری خواهند شد.
- پشتیبانی میز خدمات فناوری اطلاعات (IT): نرم‌افزار اتوماسیون می‌تواند درخواست‌های ورودی را تجزیهوتحلیل و طبقه‌بندی نموده و به پرسنل پشتیبانی مربوطه ارسال کند. به کارکنان IT در مورد مشکلاتی که نیاز به توجه فوری دارند، هشدار دهد و به‌روزرسانی‌های خدمات را به مشتریان ارائه دهد.
- اتوماسیون بازاریابی: نرم‌افزار اتوماسیون بازاریابی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا با مشتریان از طریق کانال‌های مختلف مانند ایمیل، وب‌سایت‌ها، شبکه‌‌های اجتماعی و پیام‌های متنی، برای ایجاد سرنخ‌های فروش ارتباط برقرار کنند. این فناوری بخشی از مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است. CRM می‌تواند توسط بخش بازاریابی، برای حذف وظایف تکراری از گردش کار کارمندان و افزایش کارایی استفاده شود.
- اتوماسیون فروش: نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری که تاثیر زیادی در اتوماسیون فروش دارد و بخش قابل توجهی از فرآیند بیزینس به ویژه در ارتبط با مشتری‌ها را حذف یا جایگزین می‌کند.
مقایسه BPA/ RPA/BPM
برای مقایسه 3 اصطلاح BPA/ RPA/BPM ابتدا باید یک تعریف کوتاه از این نوع اتوماسیون‌ها بخوانیم:
- اصطلاح BPA برای توصیف مجموعه‌ای از قابلیت‌های اتوماسیون برای ساده‌سازی و بهبود فرآیندهای تجاری استفاده می‌شود.
- اتوماسیون فرآیندهای رباتیک (RPA) زیرمجموعه‌ای از BPA است که بر اتوماسیون نحوه استفاده انسان از برنامه‌های نرم‌افزاری در محل کار تمرکز دارد. RPA راهی سریع برای خودکارسازی ورود داده‌ها و کپی آنها بین برنامه‌ها می‌باشد.
- اتوماسیون هوشمند فرآیند و اتوماسیون فرآیند دیجیتال (DPA) قابلیت‌های اساسی RPA را با ابزارهای هوش مصنوعی ترکیب نموده، تا اتوماسیون‌های پیچیده‌تری ایجاد کند. به عنوان مثال الگوریتم‌های بینایی خودرو می‌توانند، وظایفی مانند تخمین خسارات بیمه را انجام دهند.
| اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) | اتوماسیون فرآیند کسبوکار (BPA) | اتوماسیون فرآیند دیجیتال (DPA) |
| وظایف را خودکار می‌کند | فرآیندهای چند مرحله‌ای را خودکار می‌کند | فرآیندهای نیازمند به تعاملات انسانی را، خودکار می‌کند |
| در فرآیندهای موجود کار می‌کند | فرآیندهای موجود را ساده می‌کند | UX را از طریق اتوماسیون بهبود می‌بخشد |
| با Uls موجود روی دسکتاپ کار می‌کند | برای تبادل اطلاعات در سیستم‌های مختلف نیاز به یکپارچه‌سازی، API و دسترسی به پایگاه‌داده دارد | فرآیندهای دیجیتالی خودکار را بهینه می‌کند |
| از ویژگی‌های کم‌کد یا بدون کد برای فعال کردن کاربران تجاری استفاده می‌کند | دارای پیچیدگی است و برای کدنویسی و توسعه، به مهارت‌های فناوری اطلاعات نیاز دارد | به مکانیسم تعامل تجاری، با تمرکز بر بهینه سازی UX سرتاسری نیاز دارد |
| کارآمد و کم‌هزینه است | نیاز به تجزیهوتحلیل مجدد فرآیندهای موجود، برای ارائه حداکثر ارزش دارد | بر ایجاد تعاملات با مشتری، توسط سیستم‌های نرم‌افزاری تمرکز دارد |
هدف BPA و BPM کمک به کسب‌وکارها در بهبود فرآیندهای تجاری، برای دستیابی به اهداف سازمانی‌شان است. با این حال، حوزه‌های فعالیت آنها متفاوت است. BPA بر ساده سازی و کارآمد کردن فرآیند اتوماسیون کسبوکار متمرکز است. BPM از روش‌های گوناگونی برای کشف، مدل‌سازی، تجزیهوتحلیل، تغییر و بهینه‌سازی فرآیندهای تجاری سراسری استفاده می‌کند. در مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPM) فرآیندهای تجاری به صورت جمعی مدیریت می‌شوند؛ تا نرخ خطا کاهش پیدا کرده و کارایی گردش کار بهبود یابد.
چگونه فرآیندهای کسبوکار را خودکار کنیم؟
در این بخش گام‌های اولیه و ضروری جهت اتوماسیون کسبوکار آورده شده است:
1- تجزیهوتحلیل میزان تمایل سازمان به اتوماسیون کسبوکار
اتوماسیون فرآیندهای کسبوکار نحوه انجام وظایف را تغییر می‌دهد، بنابراین نیازمند همراهی کارکنان است. کارمندان باید در مورد گردش کار جدید آموزش ببینند و همچنین ارزش تجاری ارائه شده توسط فناوری BPA را درک کنند.
2- شناسایی کاندیداهای بالقوه برای اتوماسیون
قبل از استقرار ابزار اتوماسیون، باید بدانید که فرآیند موجود شامل چه مواردی است. درک فرآیندهای تجاری موجود و قوانین تجاری حاکم بر آنها برای بسیاری از سازمان‌ها، سخت است.
3- محدود کردن پروژه بر اساس اتوماسیون
شرکت‌ها معمولاً بیشترین بازده را در پروژه‌های BPA به دست می‌آورند. کارشناسان به شرکت‌هایی که تجربه اندکی در اتوماسیون دارند، توصیه می‌کنند که روی وظایف تکراری و مبتنی بر قوانین، مانند سفارش‌های خرید که مراحل آن واضح است، تمرکز کنند.
4- دریافت ورودی از ذینفعان اصلی در مورد مراحل فرآیند برای حذف، بهینه‌سازی و اتوماسیون
خودکارسازی فرآیند بدون بررسی اولیه، توصیه نمی‌شود. کارشناسان BPA معتقدند که یک فرآیند تنها پس از تجزیهوتحلیل چگونگی موثرتر بودن آن، باید خودکار شود.
ابزارها و نرم‌افزارهای اتوماسیون کسبوکار
BPA شامل مجموعه گسترده‌ای از فناوری‌های اتوماسیون کسبوکار تثبیت‌شده بوده و به سرعت در حال تحول است؛ این ابزارها عبارتند از:
- ابزارهای گردش کار که برای کاربران تجاری با تجربه کدنویسی محدود طراحی شده‌اند.
- RPA، ربات‌های نرم‌افزاری ایجاد کرده که نحوه تعامل انسان با سیستم‌های دیجیتال از طریق رابط کاربری را تقلید می‌کنند.
- اتوماسیون هوشمند که از یادگیری ماشین و سایر ابزارهای هوش مصنوعی برای آموزش مدل‌های اتوماسیون استفاده می‌کند.
- DPA، اصطلاحی که منعکس کننده ارتباط بین استراتژی‌های BPA و تحول دیجیتال است.
نتیجه‌گیری
بهره‌وری فرآیندهای تجاری ایده جدیدی نیست، اما اتوماسیون مفهومی نوظهور مرتبط با تحول دیجیتال است. امروزه مدیران کسب‌وکارها به دنبال خودکارسازی هر چه بیشتر وظایف هستند؛ تا کارکنان‌شان بتوانند بر روی وظایف نوآورانه و مهم‌تر تمرکز کنند. از فرآیندهای آنبوردینگ نیروی جدید تا اتوماسیون بازاریابی و فروش، تحول چشمگیری در پیشبرد شرکت شما خواهد داشت. اهمیت نرم افزار CRM برای اتوماسیون فرایندهای کاری هم موضوعی است که پیشنهاد می‌کنم بعد از این مقاله مطالعه کنید. هر چند در این مقاله مراحل ایجاد اتوماسیون کسبوکار، همچنین چالش‌ها و مزایای آن مورد ارزیابی قرار گرفت و هر آنچه باید درباره اتوماسیون رشد کسب و کار می‌دانستید را خواندید.
سوالات متداول
اتوماسیون کسبوکار (BPA) چیست؟
فرآیند خودکارسازی وظایف تکراری برای افزایش بهره‌وری و کاهش خطا در سازمان است.
اتوماسیون رشد کسب و کار چه مزایایی برای کسبوکار دارد؟
افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، کاهش خطای انسانی و بهبود خدمات مشتریان.
چه تفاوتی بین BPA و RPA وجود دارد؟
RPA زیرمجموعه‌ای از BPA است که بر خودکارسازی وظایف ساده‌تر و تکراری تمرکز دارد.
