یک پروژه روی میز کارمند قرار می‌گیرد. او بلافاصله شروع به کار می‌کند، اما مدیرش برای یک بررسی سریع می‌آید و او را متوقف می‌کند. چند دقیقه بعد، ایمیلی درباره پروژه دیگری به صندوق ورودی او می‌رسد. ناهار می‌رسد و بعد از آن جلسه تیمی برگزار می‌شود که در آن تصمیمات جدیدی درباره پروژه صبح گرفته می‌شود. حالا، کارمند به میز کارش برمی‌گردد و سعی می‌کند وظایفش را مدیریت کند. تا پایان روز، پروژه هیچ پیشرفتی نکرده است.
به نظر شما بهتر است از کدام تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کند تا به نتیجه برسد؟ و یا از کدام اشتباهات رایج در مدیریت زمان باید جلوگیری کند؟
اهمیت مهارت‌های مدیریت زمان پروژه
مدیریت زمان در محل کار برای کارکنان و کل کسب‌وکار مفید است. مدیریت زمان خوب به شکل‌های زیر خود را نشان می‌دهد:
- تحویل به موقع کارها
- کیفیت بالاتر کارها
- حجم بیشتر کارها در همان بازه زمانی
- افزایش کارایی.
اما تحقیقات نشان می‌دهد که تا ۸۲٪ از کارکنان سیستم مناسبی برای مدیریت زمان و وظایف خود ندارند.
هفت اشتباه رایج در مدیریت زمان
بیایید با اشتباهات رایج در مدیریت زمان آشنا شویم و ببینیم چطور می‌توانید از آنها اجتناب کنید.
به تعویق انداختن
گاهی دور شدن از یک کار برای شفافیت مفید است، اما به تعویق انداختن در اصل، اجتناب از انجام کار است. این مساله می‌تواند به دلیل عدم اطمینان از گام‌های بعدی یا ترس از شکست باشد و ممکن است به شکل اضطراب، افسردگی و عزت نفس پایین ظاهر شود.
راه‌حل: پروژه‌های بزرگ را به وظایف کوچک‌تر و قابل مدیریت تقسیم کنید. از نرم‌افزارهای مدیریت کار استفاده کنید. همکاری با دیگران نیز می‌تواند به مبارزه با اهمال‌کاری کمک کند.
عدم اولویت‌بندی
زمان منبعی ارزشمند است و باید به درستی استفاده شود. کارکنان ممکن است به دلیل نداشتن دانش کافی یا اولویت‌های نامشخص از سوی مدیران، نتوانند وظایف خود را اولویت‌بندی کنند.
راه‌حل: همه کارهایی که باید در یک بازه زمانی انجام شود را یادداشت کنید و به هر کار اولویت بالا، متوسط یا پایین بدهید. با کارهای با اولویت بالا شروع کنید.
مدیریت حواس‌پرتی ها
حواس‌پرتی از سوی دیگران رایج است و می‌تواند یکی از سخت‌ترین اشتباهات مدیریت زمان باشد.
راه‌حل: اعلان‌ها را در زمان انجام کار های حساس، خاموش کنید. زمان ملاقات با خود را در تقویم رسمی مسدود کنید و پاسخ‌های مودبانه‌ای برای دور کردن دیگران آماده داشته باشید.
برنامه‌ریزی نادرست
برنامه‌ریزی نادرست می‌تواند هر کسی را دچار مشکل کند و به مدیریت زمان آسیب بزند.
راه‌حل: قبل از موافقت با یک پروژه، مطمئن شوید که تمام اطلاعات را دارید و ظرفیت خود را به درستی برآورد کنید. اگر اشتباه کردید، سریعاً آن را بپذیرید و تاریخ جدیدی برای پروژه تعیین کنید.
تعهد بیش از حد
گفتن «بله» به همه چیز می‌تواند مشکلات زیادی ایجاد کند و باعث خستگی شود.
راه‌حل: محدودیت‌های خود را بشناسید و مدیران باید نسبت به کارکنانی که بیش از حد کار می‌کنند آگاه باشند و در صورت نیاز آنها را حمایت کنند.
مدیریت نگرش و استرس
کارکنان بیش از هر زمان دیگری دچار خستگی می‌شوند و نگرش بد، می‌تواند بر عملکرد مالی و غیبت تأثیر بگذارد.
راه‌حل: در طول روز استراحت کنید و از زمان خود برای مدیتیشن، هوای تازه و فعالیت‌های آرامش‌بخش استفاده کنید. مدیران می‌توانند با بررسی وضعیت کارکنان و ارتقای مزایای سلامتی شرکت کمک کنند.
انجام چند کار به صورت همزمان یا multitasking
انجام چند کار به صورت همزمان، کارآمد نیست و باعث کاهش تمرکز و افزایش اشتباهات می‌شود.
راه‌حل: هر بار روی یک پروژه و یک مرحله از آن تمرکز کنید و حواس‌پرتی‌ها را کاهش دهید. استفاده از راه‌حل‌های هوش مصنوعی نیز می‌تواند به کاهش حجم کار کمک کند.
نتیجه‌گیری
مدیریت زمان نه تنها پروژه‌ها را به موقع تکمیل می‌کند، بلکه به کارکنان کمک می‌کند بهره‌وری بیشتری داشته باشند، استرس را کاهش دهند و خطاهای کاری را حذف کنند. اگر می‌خواهید مدیریت زمان را برای خود یا سازمانتان بهبود ببخشید، این مقاله را با دقت بخوانید و از اشتباهات رایج در مدیریت زمان برحزر باشید.
