
مستندسازی انبار و تهیه پروتکل برای موجودی آن یکی از مهمترین بخشهای عملیات انبار است. این قطعات علاوه بر تاثیر بر عملکرد کل سازمان و انبار، بر روابط با تامین کنندگان و خریداران نیز تاثیر می گذارد.
ترجمه و دریافت برخی از ابزارهایی هستند که به بهبود ممیزی انبار و انبار کمک می کنند و برای مستندسازی استفاده می شوند. این دو ابزار تفاوت هایی بین خود دارند و هر کدام به چند نوع مختلف تقسیم می شوند.
در این مقاله به تعاریف و موارد استفاده از رسید انبار، سفارش فروش (یا سفارش انبار) و تفاوت بین این دو می پردازیم. تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
قبض انبار چیست؟
یکی از اشکال مورد استفاده در فعالیت انبار، رسید انبار است. این فرم با ورود کالا به انبار تکمیل می شود و نشان می دهد که انبار مالک کالا است. در واقع این سند افزایش موجودی انبار را نشان می دهد و شامل جزئیات کمیت و کیفیت کالا می باشد.
فرم انبار به خودی خود معتبر نیست و باید همراه با سند ضمیمه که فاکتور خرید و یا وضعیت کالا می باشد باشد. رسیدهای انبار به ثبت و ردیابی کالاهای ورودی به انبار کمک می کند. در مواقعی که کالای بازرگانان گران و با ارزش باشد نیز از قبض خزانه استفاده می شود که شکل دیگری از قبض انبار است.

نمونه رسید انبار
قسمت های مختلف رسید انبار چیست؟
اجزای مختلف فرم رسید انبار بسته به کارخانه و رشد کسب و کار، اندازه و صنعت مورد نظر آن متفاوت است، اما اکثر فرم های رسید انبار شامل موارد زیر است:
- نام یا کد محصول
- توضیحات کالا
- نام انبار
- مشخصات تامین کننده
- شماره خرید
- شماره قبض انبار
- تاریخ ورود کالا
- واحد
- تعداد کالا
- مبلغ نهایی و …
انواع قبض انبار چیست؟
به طور کلی سه نوع رسید انبار وجود دارد:
1. قبض انبار دائمی
زمانی که یک کالا وارد انبار می شود و در آنجا ذخیره می شود، موجودی انبار را تغییر می دهد (یک کالا به موجودی اضافه می شود). در این صورت فرم صادر شده برای کالا قبض انبار دائمی است. از آنجایی که کالا به محض ورود به انبار جزء دارایی های انبار محسوب می شود، بهتر است همزمان با صدور قبض انبار، سند حسابداری نیز صادر و جهت تسویه به حسابرسی انبار منتقل شود.
2. قبض انبار موقت
گاهی کالاهای دریافتی در انبار نیاز به کنترل کیفی و بازرسی فنی دارند و امکان نگهداری مستقیم وجود ندارد. در چنین شرایطی سندی موقت برای تایید تحویل کالا تهیه می شود که به آن رسید انبار موقت می گوییم. هنگامی که محصول مربوطه از نظر فنی بررسی و تایید شد، پروتکل به انبار ارسال می شود. قبض انبار موقت تمام مشخصات قبض انبار دائمی را دارد. با این تفاوت که نمی توان آنها را به حسابداری انبار منتقل کرد.

نمونه قبض انبار موقت
3. رسید برای تحویل مستقیم
برخی از کالاهای سفارش شده از تامین کنندگان دارای شرایط متفاوتی نسبت به دو نوع کالای قبلی هستند. مصرف کننده نیاز مبرمی به این محصولات دارد و به همین دلیل مرحله انتقال از عرضه کننده به انبار و سپس تحویل به مصرف کننده از انبار خارج شده و کالا مستقیماً به دست مصرف کننده می رسد. در چنین شرایطی برگه هزینه مستقیم صادر می شود که در صورت تایید کاربر قابل ثبت در اسناد حسابداری می باشد.
این رسید همچنین در شرایطی استفاده می شود که محصول کمیاب است یا بسیار کم سفارش داده می شود. زیرا نگهداری این گونه کالاها برای کارخانه سودآور نبوده و منجر به افزایش هزینه و اشغال فضای انبار می شود.
انتقال انبار چیست؟
حواله یک اصطلاح بسیار گسترده است و به انواع پرداخت ها برای ارائه یک محصول اطلاق می شود. در حسابداری، ما به هر پرداخت یا انتقالی که یک معامله تجاری را تکمیل می کند، حواله می گوییم. اما وقتی صحبت از انتقال در واحد کارخانه و انبار می شود، منظور فرم انتقال صادر شده برای کالاهای مختلف است.
در واقع زمانی که محصولی که قبلاً در انبار نگهداری می شد خارج می شود تا به دست مصرف کنندگان برسد، فرم انتقال انبار تکمیل می شود. فرم ترجمه توسط انبار سازمان پر و ثبت می شود.

نمونه رسید انبار
حواله در فروش چه اجزایی دارد؟
حواله به تنهایی اطلاعات خاصی در مورد فروشنده، تامین کننده یا خریدار ارائه نمی دهد و فرم های فروش برای ارائه این اطلاعات آماده شده است. فرم های هاوالا معمولاً شامل موارد زیر است:
- نام گیرنده یا گیرندگان
- آدرس گیرنده
- شماره فاکتور
- تاریخ تحویل به انبار
- نام انبار
- کد و نام کالا
- لیست اقلام
- تعداد کالا
- موجودی سررسید یا مبلغ فاکتور
انواع نقل و انتقال سهام چیست؟
با توجه به سازمان و صنعتی که در آن مشغول به کار هستید، حواله های مختلفی مورد نیاز است که بر اساس کاربردشان به دسته های مختلفی تقسیم می شوند. به عنوان مثال، انواع انتقال پول زیر را می توان در یک انبار استفاده کرد:
- انتقال وجه برای مصرف کالا در مراکز هزینه: کالاهای تولید شده در خود سازمان مصرف می شود.
- حواله مصرفی کالا در پروژه های عملیاتی: کالا در یکی از پروژه های مربوط به سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.
- حواله برای تست محصول: محصول مربوطه از انبار خارج شده و برای یک یا چند آزمایش به آزمایشگاه تحویل داده می شود.
- فرم انتقال وجه جهت مرجوعی کالا به واحد تولید: کالاهایی که کیفیت آنها تایید نشده و به واحد تولید بازگردانده می شود.
- فرم بازگرداندن کالا به تامین کننده: اغلب برای مغایرت یا آسیب و ارجاع کالا به تامین کننده اصلی استفاده می شود.
- فرم انتقال امانی کالا: کالا به شخص یا سازمان دیگری سپرده می شود.
- انتقال وجه هنگام فروش کالا: این انتقال کاربردی ترین و اساسی ترین انتقال مورد استفاده در سازمان ها می باشد.

با توجه به سازمان و صنعتی که در آن کار می کنید، حواله های مختلفی مورد نیاز است که بر اساس درخواست به دسته های مختلفی تقسیم می شوند.
انتقال وجه بین انبارها چیست؟
گاهی اوقات در یک سازمان به خصوص سازمان های بزرگ، یک محصول بین دو انبار مختلف جابه جا می شود. در چنین شرایطی سندی برای نقل و انتقال کالا تنظیم می شود که به آن انتقال بین انباری می گوییم. قیمت کالا در این نقل و انتقال لحاظ شده و باید با رسید از انبار موقت در انبار مقصد مطابقت داشته باشد.
تفاوت بین سفارش فروش و رسید انبار چیست؟
تفاوت بین رسید انبار و انتقال انبار در جدول زیر خلاصه شده است:
رسید انبار | ترجمه فروش | |
موضوع | سندی که نشان دهنده ورود کالا به انبار یا خرید آن از کارخانه باشد. | سندی که بیانگر خروج کالا از انبار به منظور فروش، امانت یا آزمایش است. |
کاربرد | در مورد مستندات کمک کنید ساده سازی فرآیند حسابداری موجودی فعلی کالا |
در مورد مستندات کمک کنید کمک تطبیق پرداخت |
انواع | قبض انبار موقت قبض انبار دائمی رسید برای تحویل مستقیم |
حواله های داخلی (استفاده از کالا در کارخانه) حواله های خارجی (فروش یا ارائه کالا به شرکت های دیگر) |
اجزاء | مشخصات تامین کننده مشخصات و جزئیات خرید مشخصات سهام |
اطلاعات محصول اطلاعات خریدار اطلاعات سهام مبالغ و هزینه ها |
مزایای | اسناد خرید صرفه جویی در پول و زمان بهبود فرآیند انبار بهبود فرآیند کنترل موجودی |
تحویل آسان و سریع امکان ترکیب انتقال پول صرفه جویی در پول و زمان هزینه های ذخیره سازی اسناد کمتر |
تفاوت بین رسید انبار و انتقال انبار
استفاده از حواله و دریافت در انبارداری چیست؟
فاکتورها و رسیدهای انبار دارای مزایای بسیاری برای سازماندهی و حسابداری انبار می باشد که یکی از مهمترین کاربردهای این اسناد برای بهبود اجرای سیستم انبار و بهبود فرآیند گزارش گیری انبار می باشد. هر دو سند به بهبود استفاده از نرم افزار حسابداری و موجودی کمک می کنند و اگر به صورت الکترونیکی تهیه شوند، می توانند در کاهش هزینه های مواد اولیه و همچنین عدم نیاز به فضای اضافی برای ذخیره اسناد موثر باشند.
حسابداری انبار چیست؟
به کلیه فعالیت هایی که در انبار برای محاسبه مقدار موجودی مواد و ارزش آنها انجام می شود حسابداری انبار می گویند. حسابداری انبار شامل مدیریت انبار است و در کاهش هزینه های سربار، جلوگیری از خطا و زیان، افزایش دقت در کنترل موجودی و تسهیل حسابداری کل سازمان موثر است.
همچنین به کل فرآیند انتقال اطلاعات و اسناد در حسابداری، اجرای سند می گوییم. طی این فرآیند باید بهای کل از روی فاکتورها و اسناد استخراج و بر اساس آنها عملیات تحقق انجام شود.
سیستم سازی انبار و استفاده از نرم افزارها و فناوری ها در فعالیت انبار
استفاده از نرم افزار حسابداری و انبار اغلب مزایای زیادی برای انبارها دارد. این مزایا شامل کاهش خطاها، جلوگیری از خطاها و صرفه جویی در زمان، پول و انرژی است. سیستماتیک کردن انبار همچنین به سازماندهی سریعتر اسناد کمک می کند و از فراموش شدن یا گم شدن اطلاعات جلوگیری می کند.
نرم افزار انبار و لجستیک چرخه یک محصول را از زمان ورود به انبار ردیابی و ارزیابی می کند و رسید انبار را تا زمان فروش محصول، خروج از انبار و تکمیل انتقال به فروش صادر می کند و توانایی مدیریت و ارائه می دهد. تشخیص خطاها
علاوه بر این، نرم افزار مدیریت انبار یک راه حل فناوری است که زنجیره تامین را نظارت و مدیریت می کند. این سیستم ها، اگر به خوبی انتخاب شوند، می توانند خدمات متعددی را ارائه دهند که معمولاً برای کار کردن به چندین کارمند نیاز دارند. مدیریت همزمان چندین شعبه، کنترل موجودی و به روز رسانی موجودی از جمله امکانات این نرم افزار است.
منابع: