راهنمای کامل تکنیک‌های مدیریت زمان در کسب‌وکار برای کارآفرین‌ها

برای اینکه بتوانید در بیزنس‌تان موفق شوید، لازم است که از زمان نهایت استفاده را ببرید. تنها چیزی که با پول نمی‌توان بخرید، زمان است. اگر بتوانید به خوبی زمان را در کسب و کارتان مدیریت کنید، در زمانی کمتر می‌توانید کارهای بیشتری انجام دهید و به نتیجه بهتری برسید.در ادامه درسنامه آموزش تکنیک‌های مدیریت زمان می‌خواهیم به بررسی این موضوع بپردازیم که مدیریت زمان در کسب و کارها چطور است و چه فوایدی دارد، پس همراه‌مان باشید.

چرا مدیریت زمان برای یک مدیر ضروری است؟

ارزش و اخلاق تصمیم گیرندگان شرکت تأثیر مستقیمی روی فرهنگ شرکت و سودآوری تجارت دارد. وقتی که مدیران از زمان‌شان به خوبی استفاده کنند، مدیریت زمان در بیزنس به یک فرهنگ تبدیل می‌شود. مدیریت زمان باعث افزایش کارایی، بازدهی، درآمد و اثر بخشی تجارت می‌شود. برای همین لازم است که مدیران هر بیزنس به صورت مداوم روی تقویت مهارت‌های مدیریت زمان‌شان کار کنند.

مراحل مدیریت زمان

دقیقا مانند مدیریت زمان شخصی، برای رهبری یک تیم یا سازمان هم باید برنامه ریزی داشته باشید. پس:

1. اولویت بندی کنید

ممکن است روزانه کارهای زیادی داشته باشد که انجام دهید. ولی بعضی وقت‌ها نمی‌رسید که همه را انجام دهید و لازم است که بی‌خیال بعضی‌ها بشوید یا اینکه آن را به دیگران بسپارید. برای این کار لازم است که فعالیت‌های‌تان را اولویت بندی کنید تا روی هر کار تمرکز بیشتری داشته باشید و همش فکرتان پیش کارهای دیگر نباشد. همچنین از خودتان بپرسید: «در پایان امروز باید چه کاری انجام شده باشد؟ بعد کارهایی که قرار است انجام دهید با توجه به ضرورت، فوریت و اهمیت اولویت بندی کنید.

حتی اگر اتفاق غیرمنتظره‌ای هم بیافتد با استفاده از این شیوه خیلی ضرر نمی‌کنید. برای مثال می‌توانید از تکنیک ماتریس آیزنهاور کمک بگیرید و کارهایتان را به 4 دسته ضروری و مهم، ضروری اما غیر مهم، غیرضروری اما مهم و در نهایت کارهای غیرضروری و بی اهمیت تقسیم کنید. به این ترتیب مشخص می‌شود که کدام کارها اولویت بیشتری برای شما دارد.

2. اهداف قابل اندازه گیری را تعیین کنید

تعیین اهداف قابل اندازه گیری برای شما و کارمندان ضروری است. تعیین اهداف مشخص بهتان کمک می‌کند که موفقیت کارتان را اندازه گیری کنید و بدانید که چقدر در کارتان پیشرفت داشتید و به هدف‌تان نزدیک شدید. به عنوان یک مدیر لازم است از خودتان بپرسید: «سال آینده باید در کجا باشم؟ چقدر درآمد داشته باشم؟ و چقدر پیشرفت کرده باشم؟». پاسخ به این سؤالات باید هدف قابل اندازه گیری و دست یافتنی‌ای بهتان دهد.

پاسخ به سوالات شما باید اهداف قابل اندازه گیری و ملموسی را تشکیل دهد که بتوانید به کارمندانتان هم منتقل کنید. به عنوان مدیر یک مجموعه، شما نه تنها باید بهره‌وری خودتان را اثبات کنید، باید روی اهداف شرکت یا تیمی که مدیریت می‌کنید هم تاثیر مثبت داشته باشید. تکنیک‌های هدفگذاری اسمارت هم راهکار خوبی برای این مرحله از مدیریت زمانتان خواهد بود.

3. از قبل برنامه‌ریزی کنید

برنامه ریزی از قبل باعث صرفه جویی در وقت و کاهش استرس آینده می‌شود. وقتی که اهداف‌تان را تعیین کردید می‌توانید یک جدول زمانی بنویسید و قبل از شروع شدن روز کاری، کارهای‌تان را برنامه ریزی کنید. مثل آخر هر روز لیست کارهای فردا را روی یک کاغذ بنویسید و بعد برایش برنامه ریزی کنید. بخشی مهمی از برنامه ریزی این است که واقع بین باشید. اگر کاری عملی نیست آن را ننویسید و اگر کاری به 3 ساعت زمان نیاز دارد، برای آن کمتر وقت نگذارید.

هر چند که زمان خیلی مهم است، ولی نباید جاه طلب باشید. وقتی که تایم کمتری برای انجام یک کار بگذارید به احتمال زیاد آن را سراسیمه و با عجله انجام می‌دهید. در این صورت احتمال دارد که آن را به خوبی انجام ندهید و یا اینکه نتوانید آن را کامل کنید و کل برنامه‌ی روزانه‌تان بهم بخورد. باید ضرب العجل‌هایی که تعیین می‌کنید با اهدافتان سازگار باشد. اگر بین زمان انجام یک کار و حجم کار تناسب وجود نداشته باشد، کارمندانتان هم دلسرد می‌شوند.

4. بدانید چه زمانی باید تفویض اختیار کنید

یک صاحب کار، وظایف زیادی دارد که باید روزانه انجام دهد. بعضی از این اهداف اهمیت کمتری دارند و همچنین انجام دادنشان ساده است. لازم است در زمان مناسب بعضی از کارهای کم‌اهمیت‌تر را به شخصی قابل اعتماد و ماهر از تیم‌تان بسپارید تا در وقت‌تان صرفه جویی کنید. همچنین این کار به کارمندان انگیزه زیادی می‌دهد و آن‌ها را مسئولیت پذیرتر می‌کند.

ولی لازم است که بدانید چه کارهایی را در چه زمانی به دیگران واگذار کنید. برای دانستن این موارد باید از خودتان بپرسید: «این کار چقدر مهم است؟ آیا آموزش اضافی لازم است؟ آیا زمان بیشتری را صرف بررسی کار آن‌ها می‌کنم یا زمان بیشتری می‌برد خودم آن را انجام دهم؟ آیا فرد از عهده این کار برمی‌آید؟». برای مثال شما می‌توانید پخش کردن بنرهای تبلیغاتی در سطح شهر و چاپ کردن آن‌ها را به دیگران بسپارید. این کار به آموزش نیاز ندارد و کارتان را خیلی جلو می‌اندازد.

5. استفاده از نرم افزار مدیریت زمان

مدیریت زمان کار آسانی نیست؛ ولی با پیشرفت علم ابزارهایی برای این کار ساخته شده‌اند که آن را ساده کرده‌اند. سیستم‌های مدیریت زمان مثل ترلو و CRM دیدار راهی ساده و مفید برای مدیریت برنامه‌های کارکنان ارائه می‌دهند. این ابزارها بهتان کمک می‌کند که برنامه‌ی کارمندان و پیشرفت‌شان را بدون حرف زدن باهاشان و فقط از طریق تلفن هوشمند یا دسکتاپ مدیریت کنید. همچنین به کارمندان می‌گوید که چه وظیفه‌ای دارند.

اما چرا در کنار ترلو از نرم‌افزار CRM برای مدیریت زمان نام بردیم؟ این ابزار بهتان کمک می‌کند وظایف کارمندان و سطح پیشرفت‌شان را نگاه کنید. این برنامه به کارمندان‌تان می‌گوید که چه وظیفه‌ای دارند و شما ازشان چه انتظاری دارید.  البته CRM (برای مثال CRM دیدار) فقط یک ابزار برای مدیریت زمان نیست، بلکه ابزاری همه کاره برای مدیریت بیزنس است که بهتان کمک می‌کند که در کسب و کارتان موفق‌تر شوید.

کلام آخر

یکی از مهم‌ترین کارها که در زندگی و تجارت ضرورت دارد، مدیریت زمان است. اگر بتوانید زمان را به خوبی مدیریت کنید، می‌توانید در زمانی کمتر به کارهای بیشتری برسید و همچنین آن‌ها را بهتر انجام دهید. جدا از آن با اولویت بندی کارها می‌توانید به کارهای مهم‌تر بپردازید و بازدهی‌تان را به طور چشمگیری بالا ببرید. مدیریت زمان در کسب و کارها کار آسانی نیست، اما اگر برنامه‌ریزی داشته باشید یا اولویت کارهایتان را مشخص کنید، کار ساده‌تر می‌شود.