ماتریس آیزنهاور در CRM [ راهکاری موثر برای مدیریت زمان و اولویت بندی وظایف ]

ماتریس آیزنهاور ابزاری برای مدیریت زمان است که به شما کمک می کند وظایف و وظایف خود را بر اساس اهمیت و فوریت سازماندهی کنید و بهترین استفاده را از زمان خود ببرید. پیاده سازی این ماتریس در نرم افزار CRM می تواند به مدیریت بهتر وظایف و اولویت بندی آنها کمک کند.

اگر شما نیز برای اولویت بندی فعالیت های خود مشکل مدیریت زمان دارید و اغلب برای انجام وظایف خود فشار و استرس زیادی را احساس می کنید، پیشنهاد می کنم این مقاله را مطالعه کنید تا بتوانید با کمک پارس ویتایگر CRM زمان خود را مدیریت کنید.

اگر می خواهید ماتریس آیزنهاور را در نرم افزار CRM پیاده سازی کنید، باید از ابتدا با مفاهیم اولیه این ماتریس آشنا شوید. برای این منظور مقاله ماتریس آیزنهاور چیست را بخوانید.

در این مقاله به شما نشان خواهیم داد که چگونه ماتریس آیزنهاور را در نرم افزار CRM خود پیاده سازی کنید و عملکرد خود را بهبود ببخشید.

نحوه پیاده سازی ماتریس آیزنهاور در نرم افزار CRM

در پایان این مقاله، داشبوردی مشابه داشبورد زیر خواهیم داشت:

مرحله ی 1: ابتدا بر روی آیکون تقویم (نوار بالا، سمت چپ) کلیک کنید تا وارد محیط تقویم شوید. در صفحه ای که باز می شود، روی دکمه “شخصی سازی” کلیک کنید.

(ممکن است این گزینه به دلیل سطوح دسترسی از پیش انتخاب شده توسط مدیر برای شما نمایش داده نشود. در این صورت از مدیر بخواهید سطوح دسترسی شما را تغییر دهد.)

گام 2: پیوندهای دو فیلد را برای ویرایش در یک تب جدید باز کنید.

مرحله 3: به دنبال فیلدی با عنوان «اولویت» باشید.

• اگر می خواهید همه کاربران این فیلد را تکمیل کنند، روی گزینه “الزامی” کلیک کنید.
• گزینه Quick Create را علامت بزنید تا در قسمت Quick Create و پنجره Tasks and Events نمایش داده شود.

مرحله 4: از ستون سمت راست، «ویرایشگر فهرست انتخابی» را در نوار جستجو جستجو کنید.

مرحله 5: برای تغییر مقادیر فیلد «اولویت» روی گزینه «Select List Editor» کلیک کنید.

مرحله 6: در قسمت انتخاب ماژول تقویم را انتخاب کنید.

مرحله 7: مقدار “Priority” را در تب “Select Field Values ​​in Work Tasks” انتخاب کنید.

مرحله 8: در قسمت Value Priority، مقادیر قدیمی را حذف کنید، سپس روی Add Value کلیک کنید.

مراحل 9، 10 و 11: در این بخش باید مقادیر زیر را اضافه کنیم:

• مهم
• مهم و غیر فوری
• بی اهمیت و فوری
• بی اهمیت و غیر فوری

برای انجام این کار، هر بار یکی از آنها را در قسمت نام عنصر وارد کنید، سپس از قسمت “Who can assign this record value?” سطح دسترسی را مشخص کنید. اگر می خواهید همه افراد بتوانند از این ماتریس استفاده کنند، گزینه «همه نقش ها» را انتخاب کنید.

سپس یک رنگ برای آن مقدار انتخاب کنید.

مرحله 13: دوباره روی نماد تقویم در نوار بالا کلیک کنید (1). سپس بر روی گزینه 13 (نشان داده شده به صورت لیست) کلیک کنید.

مرحله 14: در صفحه باز شده روی دکمه + در ستون سمت راست کلیک کنید تا لیستی برای هر مقدار اضافه شود. این مرحله برای هر مقدار تکرار می شود.

مرحله 15: نامی را انتخاب کنید (به عنوان مثال: “مهم و فوری”).

مرحله 16: تنظیم حالت پیش فرض به شما این امکان را می دهد که وقتی وارد حالت نمایش لیست می شوید، این لیست را نمایش دهید.

مرحله 17: با فعال کردن Show in KPIs و استفاده از ویجت KPIs در داشبورد می‌توانید عدد موجود در این لیست را ببینید.

مرحله 18 و 19: روی Add Condition کلیک کنید و شرایط را مانند شرایط تعریف شده (19) تعریف کنید.

مرحله 20: روی Add Condition (18) کلیک کنید و شرایط را مانند شرایط تعریف شده (20) تعریف کنید.

مرحله 21: اگر می خواهید همه کارکنان این ماتریس را ببینید، مقدار “همه کاربران” را فعال کنید. در غیر این صورت می توانید یک شخص یا افراد مختلف را انتخاب کنید.

مرحله ۲۲: روی دکمه ذخیره کلیک کنید.

مرحله ۲۳: بر روی گزینه تقویم کلیک کنید. سپس از ستون سمت راست بر روی گزینه view as list کلیک کنید.

مراحل 24، 25 و 26: روی این گزینه (26) کلیک کنید و روی make copy کلیک کنید. سپس مرحله 15 را برای مقدار بعدی ویرایش کنید. همچنین با کلیک بر روی هر یک از لیست های ایجاد شده می توانید لیست وظایف و رویدادهای آن قسمت را در قسمت (25) مشاهده کنید.

مرحله ۲۷: وارد داشبورد نرم افزار شوید یا روی لوگوی بالای صفحه کلیک کنید تا به داشبورد هدایت شوید.

مرحله ۲۸: برای ایجاد داشبورد جدید روی More > Add New Dashboard کلیک کنید. سپس بخشی نیز در پنجره پاپ آپ باز می شود

نام تب برای ایجاد داشبورد جدید، نامی برای داشبورد وارد کنید، مانند: Eisenhower Matrix.

مرحله 29: در داشبورد جدید روی گزینه new widget کلیک کنید تا لیست ابزارک ها برای شما باز شود. سپس گزینه summary list را انتخاب کنید.

مرحله 30: ماژول تقویم را از قسمت انتخاب ماژول انتخاب کنید.

مرحله 31: در تب فیلتر یکی از لیست هایی را که در قسمت (14) ایجاد کرده ایم انتخاب کنید.

مرحله 32: فیلدها و قالب‌های تقویم به شما امکان می‌دهند فیلدهایی را که می‌خواهید در فایل اجرایی خلاصه نمایش داده شوند انتخاب کنید. پس از تنظیم مقادیر بالا، روی دکمه ذخیره کلیک کنید تا ویجت فهرست خلاصه تولید شود. این کار را برای لیست های دیگر ایجاد شده نیز انجام دهید.

سطح پایانی: پس از ایجاد فهرست خلاصه، پیشنهاد می‌کنم ویجت‌های زیر را به داشبورد اضافه کنید تا کارآمدتر شود:

• امروز
• فعالیت های با تاخیر
• فعالیت های آینده
• معیارهای کلیدی
• توجه داشته باشید

سپس آنها را با هم بکشید و رها کنید تا داشبورد خود را سازماندهی کنید.

نتیجه چیزی شبیه تصویر زیر است: