شرکت های پست نیز مانند سایر مشاغل با فراز و نشیب های زیادی در فعالیت های خود مواجه هستند. چالش های مدیریت سفارش یکی از اصلی ترین انواع چالش هایی است که بر برنامه کاری مدیران، کارکنان و حتی مشتریان سایه افکنده است. در این مقاله از مجله پادرو در مورد مهمترین چالش های پیش روی مدیریت سفارش صحبت می کنیم. با ما بمان.
مدیریت سفارش در شرکت های پست
شرکت های پست هر روز صدها سفارش را برای ارسال به گیرندگان خاص دریافت می کنند که هر کدام دارای ویژگی های خاص و آدرس های منحصر به فرد هستند. در این شرایط وجود نرم افزارهای دقیق و مناسب برای ثبت سفارش مشتریان و اجرای فرآیندهای اداری در شرکت های پست نقش مهمی ایفا می کند. این نرم افزار یک داشبورد با ویژگی های مختلف در اختیار مشتریان قرار می دهد. مشتریانی که معمولا فروشگاه های اینترنتی و اینستاگرامی هستند با استفاده از این نرم افزار سفارشات خود را ارسال می کنند.
اما مدیریت سفارش فقط به نرم افزار محدود نمی شود. شرکت های پست افرادی را استخدام می کنند که مسئولیت فرآیندهای تأیید و سایر مراحل ارسال سفارشات را بر عهده دارند. همه این افراد می توانند با عملکرد سازنده خود از چالش های مدیریت سفارش جلوگیری کنند.
برای استفاده از بهترین راه حل ها برای حل چالش های مدیریت سفارش، بهتر است با مهم ترین چالش هایی که در زیر ارائه می شود آشنا شوید.
چالش های مدیریت سفارش برای شرکت های پستی
همانطور که گفته شد مدیران، کارکنان اداری و پیک ها در شرکت های پست با چالش هایی در مدیریت سفارش مواجه هستند. مشکلات اتوماسیون زمانی که نرم افزار به خوبی توسعه یافته استفاده می شود به حداقل می رسد. اما عوامل دیگری نیز بر کیفیت کار مدیران و کارکنان تأثیر می گذارد.
چالش ها هنگام حمل و نقل سفارش های دریافت شده
آنچه باعث محبوبیت شرکت های پست می شود سرعت کارکنان در تایید و ثبت سفارش های دریافتی در سیستم ها است. شرکت هایی که کادر اداری کافی دارند، سفارشات را ثبت و مراحل بعدی ارسال سفارشات را طبق برنامه زمان بندی انجام می دهند. اما همه کارها در داخل واحدهای اداری شرکت های پست انجام نمی شود. بخش بسیار مهمی از کار این شرکت ها را پیک ها بر عهده دارند. به همین دلیل، چالش های مدیریت تدارکات به عملکرد این گروه از کارکنان بستگی دارد. اما چالش اصلی آنها چیست؟
در پاسخ باید بگوییم که ترافیک مهمترین مشکلی است که پیک ها یا کارکنان مسئول حمل بسته های پستی و اجرای مراحل (تحویل آخرین مایل) با آن مواجه هستند. در واقع ترافیک مشکل مهمی است که پیک ها به خصوص در شهرهای بزرگ با آن دست و پنجه نرم می کنند.
راه حل پیشنهادی
راه حل مناسب برای چالش های مدیریت سفارش که پیک ها با آن مواجه هستند، برنامه ریزی است. این بدان معناست که بر اساس دانش خود از زمان‌های ترافیک در هر مکان، وقتی ترافیک به حداقل مقدار خود برسد، بسته‌ها را به محله‌های مجاور ارسال می‌کنند.
چالش های مدیریت سفارش برای پیک های تازه کار
شرکت های پست برای پاسخگویی به حجم بالای سفارش های دریافتی، پیک های جدیدی را استخدام می کنند. آموزش پیک ها ممکن است زمان زیادی ببرد. همچنین کسب تجربه مرتبط با مسائل مختلف زمان بر خواهد بود. در این مدت مدیریت سفارش با چالش های کم و بیش مواجه خواهد شد. به عنوان مثال تاخیر در تحویل سفارش به گیرندگان یکی از مشکلات پیک های تازه کار است. اما اگر اوج عملکرد درست باشد، این مسائل به مرور زمان حل خواهد شد.
چالش‌های مدیریت سفارش در شرکت‌های پست بیشتر در حوزه مدیریت زمان است که ترافیک و فعالیت کارکنان جدید باعث ایجاد این چالش‌ها می‌شود.
چالش های مدیریت سفارش فروشگاه
علاوه بر شرکت های پست، مشتریان که عمدتاً فروشگاه های آنلاین و اینستاگرام هستند با چالش هایی مواجه هستند. این چالش های مدیریت سفارش زمانی به وجود می آیند که مشتریان با تاخیر خدمات پستی و هزینه های بالا مواجه می شوند. این دو موضوع اصلی را بیشتر توضیح خواهیم داد.
تاخیر در اجرای مدیریت سفارش
زمانی که شرکت های پست با حجم زیادی از سفارشات مواجه می شوند، چالش دیگری را تجربه خواهند کرد و آن پاسخگویی سریع و به موقع به مشتریان است. در این صورت تعداد کم کارمندانی که مسئولیت تایید سفارشات را بر عهده دارند مشکل ساز خواهد شد. در نتیجه این مشکل بقیه سفارش ها با تاخیر انجام می شود. این امر باعث می شود مشتریان بارها یکی از چالش های مدیریت سفارش را تجربه کرده و ناراضی باشند.
خدمات گران قیمت برخی از شرکت های پست
یکی دیگر از چالش های مدیریت سفارش که باعث نارضایتی مشتریان پست می شود، هزینه بالای برخی از خدمات پستی است. در واقع شرکت های پست موفق به دو گروه اصلی تقسیم می شوند. دسته اول کسانی هستند که خدمات باکیفیت و مقرون به صرفه ارائه می کنند. اما دسته دوم خدمات خود را با ضمانت بسیار بیشتر، کیفیت بالاتر و گرانتر ارائه می دهد. این امر باعث شده است که فروشگاه هایی که تازه شروع به کار کرده اند یا آنهایی که کسب و کارهای کوچک هستند، مانند خرده فروشان و فروشگاه های کوچک در اینستاگرام، به شرکت هایی روی بیاورند که مقرون به صرفه تر هستند.
راه حلی مناسب برای شرکت های پست در ایران
پادروپین یکی از ابزارهای هوشمند ایرانی برای ارسال سفارش به فروشگاه های اینترنتی کوچک و بزرگ محسوب می شود که با فراهم کردن بستری برای کسب و کارهای آنلاین، نه تنها امکان مقایسه و انتخاب خدمات پستی باکیفیت و اقتصادی را به فروشگاه ها می دهد، بلکه ابزاری موثر نیز می باشد. ابزاری برای ارائه خدمات مختلف از شرکت های پست در نظر گرفته شده. با این راهکار می توان چالش های مدیریت سفارش را که فروشگاه های آنلاین و شرکت های پست با آن مواجه هستند کاهش داد.
نتیجه
- چالش های مدیریت سفارش یکی از اصلی ترین انواع چالش هایی است که بر برنامه کاری مدیران، کارکنان و حتی مشتریان سایه افکنده است.
- شرکت هایی که کادر اداری کافی دارند، سفارشات را ثبت و مراحل بعدی ارسال سفارشات را طبق برنامه زمان بندی انجام می دهند.
- ترافیک مهمترین مشکلی است که پیک ها یا کارکنان مسئول حمل بسته های پستی و اجرای مراحل (تحویل آخرین مایل) با آن مواجه هستند.
- پیک‌ها می‌توانند بسته‌هایی را به محله‌های مجاور تحویل دهند که ترافیک در کمترین حد خود است، بر اساس اطلاعاتی که از زمان ترافیک در هر مکان دارند.
- چالش‌های مدیریت سفارش زمانی به وجود می‌آیند که مشتریان با تاخیر در کار شرکت‌های پست و هزینه‌های بالای آنها مواجه می‌شوند.
منبع:
درون انسان
