اتوماسیون اداری به استفاده و به کارگیری فناوری هایی اشاره دارد که کارهای رایج و تکراری را در محیط اداری و سازمانی خودکار می کند. بنابراین استفاده از سیستم های اتوماسیون مزایایی از جمله کاهش هزینه های سازمان، صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری سازمان ها را به همراه دارد.
با رشد نرم افزارهای اتوماسیون و یادگیری استفاده از آن، سازمان ها شروع به استفاده از این سیستم ها برای فرآیندهای مختلف داخلی و اداری خود کرده اند. علیرغم اینکه استفاده از این سیستم ها تقریباً مشکلات داخلی سازمان ها را حل می کرد، همچنان مشکلاتی در برقراری ارتباط خارج از سازمان وجود داشت. زیرا سازمان ها همچنان برای برقراری ارتباط با یکدیگر و ارسال نامه های خود به صورت چاپی برای سازمان مقصد باید به روش سنتی فعالیت می کردند.
برای حل این مشکل ابتدا امکان تبادل نامه بین سازمان هایی وجود داشت که دارای سیستم اتوماسیون یکسان بودند. اما مشکل چنین راه حلی این بود که اگر سیستم های اتوماسیون این دو سازمان با یکدیگر متفاوت بودند، باز هم امکان ارسال نامه از طریق اتوماسیون وجود نداشت. در همین راستا است که پروتکل ECE برای حل این مشکل در سال 2014 و با همفکری شرکت های نرم افزار اتوماسیون معرفی شد.
پروتکل ECE چیست؟
تبادل الکترونیک مکاتبات که به اختصار ECE نیز نامیده می شود، پروتکلی ملی و تمام ایرانی است که سازمان ها را با استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری قادر می سازد مکاتبات برون سازمانی خود را تحت بستر نرم افزار اتوماسیون و به صورت الکترونیکی انجام دهند.
اساس عملکرد پروتکل ECE این است که ابتدا یک خروجی ایمیل استاندارد از ایمیل های ثبت شده در نرم افزار اتوماسیون تهیه می کند و سپس آن را برای یک نرم افزار اتوماسیون دیگر ارسال می کند. نتیجه زیر فایل xml است و تمام سیستم های اتوماسیون اداری قادر به تشخیص آن خواهند بود. این فایل توسط سیستم اتوماسیون مقصد خوانده می شود و محتوای هر قسمت از نامه به صورت خودکار در فیلد مربوطه قرار می گیرد.
با استفاده از پروتکل ece، حتی اگر هر دو سازمان از سیستم اتوماسیون یکسانی برخوردار نباشند، می‌توانند با یکدیگر مکاتبه کنند و بدین ترتیب بر چالش‌هایی که هنگام ارسال نامه‌ها به روش سنتی با آن دست و پنجه نرم می‌کردند غلبه کنند.
تاریخچه پروتکل ECE
پس از گذشت چندین سال و استفاده و استفاده از مزایا و مزایای نرم افزار مکاتبات اداری درون سازمانی، علاقه و تمایل به ارسال نامه های برون سازمانی به صورت غیر کاغذی افزایش یافته است. در این راستا شرکت های نرم افزاری مختلفی به میدان آمده اند و راهکارهای مختلفی برای رفع این نیاز ارائه کرده اند.
نرم افزاری که در ابتدا برای رفع این نیاز طراحی شده بود یک شرط اساسی داشت. شرط استفاده از این نرم افزارها این است که هم سازمان فرستنده و هم سازمان گیرنده از نرم افزار یک شرکت استفاده کنند. به عبارت دیگر سیستم اتوماسیون دو سازمان باید مشابه یکدیگر باشد. این شرایط برای مدت کوتاهی پاسخگو بود و برای سازمان هایی که زیر گروه های سازمانی داشتند و امکان الزام آنها به استفاده از نرم افزارهای خاص وجود داشت، اما راه حل نهایی و نهایی تلقی نمی شد. همانطور که این مشکل یک محدودیت مهم در نظر گرفته شد.
همچنین در این بازه زمانی نیاز به مکاتبات الکترونیکی بین سازمانی با سیستم های نرم افزاری مختلف ایجاد شد و این نیاز توسط شرکت های سازنده نیز احساس شد. به این ترتیب، شرکت‌ها راه‌حلی جدید و تازه را بررسی کردند که می‌توانست با اجماع بین تولیدکنندگان پیاده‌سازی شود.
این اجماع در کارگروه نرم افزار اتوماسیون اداری انجمن شرکت های انفورماتیک متشکل از نمایندگان شرکت های شناخته شده در بازار اتوماسیون اداری صورت گرفت و اولین نسخه پروتکل مبادله مکاتبات الکترونیکی در تیرماه 1383 به تصویب کمیته نرم افزار انجمن رسید و در نهایت این پروتکل با اختصار ECE نامگذاری و به عموم ارائه شد.
مزایای پروتکل ECE
از مزایای پروتکل ECE می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان برقراری مکاتبات برون سازمانی به صورت الکترونیکی
- عدم وابستگی به نوع ساختار و تکنولوژی مورد استفاده در نرم افزار اتوماسیون اداری
- می توان از آن در سیستم های اتوماسیون مختلف استفاده کرد
- تسهیل و افزایش سرعت ارسال نامه و سایر مدارک به سازمان های مختلف
- کاهش هزینه در نتیجه کاهش مصرف کاغذ
- افزایش بهره وری
- عدم نیاز به ارسال نامه به صورت فیزیکی و پستی
- حذف چالش ها و مسائلی مانند نامه های گم شده، تاخیر در تحویل و غیره.
عدم وابستگی به نوع ساختار و فناوری به کار رفته در نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از مهمترین مزایای پروتکل ECE است.
راه اندازی پروتکل ECE
برای مکاتبه با استفاده از پروتکل ECE، شرکت‌های فرستنده و گیرنده دو آدرس ایمیل برای ارسال و دریافت فایل‌های ایمیل با ساختار ECE تعریف کرده و در اختیار یکدیگر قرار می‌دهند. همانطور که قبلا ذکر شد، نامه ها و مکاتبات خارج از سازمان در قالب فایل خاصی به نام XML بین اتوماسیون اداری دو سازمان رد و بدل می شود. اگر سیستم های اتوماسیون دو سازمان مشابه یکدیگر نباشند، به راحتی می توانند از طریق پروتکل ECE با هم ارتباط برقرار کنند.
تبادل اطلاعات با استفاده از پروتکل ECE در قالب مراحل زیر انجام می شود:
- در ابتدا، تمام مکاتبات و محتوای ارسالی رمزگذاری شده است.
- پس از رمزگذاری محتوا، این اطلاعات از طریق آدرس ایمیل به سرور سازمان یا مقصد مورد نظر ارسال می شود.
- در نهایت پس از رمزگشایی محتوا در سرور سازمان هدف، به فرمت نامه اداری تبدیل شده و توسط سیستم اتوماسیون اداری ثبت می شود.
لازم به ذکر است که بسترهای ارتباطی سازمان ها با یکدیگر معمولا ایمیل و شبکه پیام رسان دولتی است.
اطلاعاتی که توسط پروتکل ECE به نرم افزار اتوماسیون منتقل می شود شامل:
- مشخصات فرستنده نامه، یعنی. شخص یا واحد سازمانی که نامه از آن ارسال شده است،
- داده های مربوط به گیرنده نامه، یعنی. واحد سازمانی که نامه به آن ارسال می شود،
- جزئیات سایر افرادی که ممکن است نامه را دریافت کنند،
- شماره نامه یا شماره دبیرخانه
- تاریخ نامه و زمان ثبت نامه،
- موضوع نامه
- اطلاعات مربوط به نامه های مرتبط، از جمله پیوست ها و…
- طبقه بندی نامه به عنوان عادی، محرمانه و غیره
معایب و معایب پروتکل ECE
مهمترین خطاها و عیوب در پروتکل ECE را می توان در عدم گنجاندن عناصر زیر نشان داد:
- فهرست مراجع
- اقدامات بعدی
- اقدامات انجام شده در نامه
البته ذکر این نکته ضروری است که خلأهای موجود در پروتکل ECE به معنای عدم ضرورت و ضرورت استفاده سازمان ها از آن نیست. در واقع باید گفت که یک نرم افزار اتوماسیون کارآمد و موثر قطعا باید از پروتکل ECE پشتیبانی کند، زیرا همانطور که قبلا ذکر شد، ممکن است نرم افزار اتوماسیون دو سازمان مجزا که قصد ارتباط و ارتباط با یکدیگر را دارند، یکسان نباشند.
به همین دلیل اگر سیستم اتوماسیون سازمانی از این پروتکل پشتیبانی نکند، این مشکل برای سازمان نقطه ضعف تلقی می شود و فرصتی برای انجام مکاتبات برون سازمانی از طریق اتوماسیون ایجاد نخواهد کرد.
نرم افزار مکاتبات اداری همکاران سیستم با پشتیبانی از پروتکل ECE امکان ارتباط و مکاتبات بین سازمان های مختلف را فراهم کرده و امکان انجام مکاتبات برون سازمانی را از طریق اتوماسیون فراهم می کند.
