روزهای اولی که تصمیم گرفتم کار جدیدی راه بیندازم، از دوستانی دعوت به همکاری کردم که اطمینان بیشتری به آنها داشتم. به تدریج هرچقدر که مجموعه کوچکم رشد می‌کرد افراد بیشتری به ما اضافه می‌شوند. در واقع دیگر نمی‌شد با دوستی و رفاقت تیمم را مدیریت کنم. کمی به اصول مدیریت حرفه‌ای نیاز داشتم. شما به عنوان یک مدیر، ممکن است تیم‌هایی با تعداد نفرات متعدد و پیچیدگی‌های مختلف را مدیریت کنید. مدیریت تیم‌های کوچک نیازمند مجموعه‌ای منحصربه‌فرد از مهارت‌ها و شیوه‌ها است. دانستن روش‌های مؤثر برای مدیریت کسب و کارهای کوچک، می‌تواند به موفقیت‌تان در این حوزه کمک کند.
در این مقاله مدیریت تیم‌های کوچک را تعریف کرده و مراحل مدیریت موفق در جهت افزایش عملکرد و بهره‌وری تیمی را، ارائه خواهیم داد.
مدیریت تیم‌های کوچک چیست؟
مدیریت کسب‌وکارهای کوچک، به معنای رهبری یک گروه بین یک تا ده نفر برای انجام یک وظیفه، پروژه یا کار با حداکثر کارایی است. این نوع مدیریت به مجموعه‌ای از مهارت‌ها نیاز دارد. وظایفی که مدیران تیم‌های کوچک بر عهده دارند، عبارتند از:
- تعریف دامنه پروژه
- طراحی چشم‌انداز مؤثر
- تعیین اهداف و مهلت پروژه‌ها
- تفویض مسئولیت‌ها و نقش‌ها به اعضای تیم
- شناسایی زمان تحویل پروژه‌ها
مدیران تیم‌های کوچک برای مدیریت پروژه باید برنامه زمانی پروژه را تعریف کرده و پیشرفت آن را ارزیابی کنند. مدیریت کسب‌وکارهای کوچک می‌تواند شامل وظایف ذیل نیز باشد:
- آموزش کارکنان
- ارتباط دادن اطلاعات مهم پروژه و شرکت
- تقویت مهارت‌های اعضای تیم
- تقدیر از تلاش‌ها، دستاوردها و کارها در سطح فردی و تیمی
چگونه یک تیم کوچک را با موفقیت مدیریت کنیم؟
برای مدیریت موفقیت‌آمیز و افزایش عملکرد تیم‌تان، مراحل عملی زیر را در نظر بگیرید:
1- استفاده از کوچینگ به عنوان یک سبک مدیریت
به عنوان مدیر یک تیم کوچک، کوچینگ را به عنوان سبک رهبری تیم به کار بگیرید. به این ترتیب می‌توانید کارکنان را توانمند سازید، به آنها کمک کنید تا به حداکثر پتانسیل خود برسند و بهره‌وری تیمی را افزایش دهید. شما می‌توانید مهارت‌ها و استعدادهای هر یک از اعضای تیم را ارزیابی کرده و به عنوان مربی، از توسعه و تقویت مهارت‌های آنها پشتیبانی نمایید. به عنوان مثال، می‌توانید یک کارشناس بیمه جوان را با یک کارشناس باتجربه در موقعیت ارجاع مشتری در کنار هم قرار دهید؛ تا به افزایش درک آنها از اهداف شرکت و وظایف کاری کمک کنید.
2- تعیین اهداف واقع‌بینانه و واضح
تعیین اهداف واضح، برای ایجاد یک تیم موفق ضروری است. بنابراین باید مهارت‌هایی را برای دستیابی به اهداف‌تان بیاموزید. به عنوان مدیر، باید اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم نقش‌های خود را می‌دانند و به اهداف شرکت واقف هستند. تشریح جزئیات یک پروژه برای کارمندان، باعث می‌شود آنها در جریان جدول زمانی، وظایف و معیارهای موفقیت پروژه قرار بگیرند. صحبت کردن با کارکنان نیز، می‌تواند به اعضای تیم در رسیدن به اهداف، انجام صحیح وظایف و کاهش مشکلات کمک کند.
3- برگزاری جلسات منظم تیمی
برگزاری جلسات منظم سبب همسویی کارکنان و مدیریت با اهداف شرکت، می‌شود. همچنین می‌تواند به شما در شناخت مسائل یا چالش‌هایی که تیم‌تان با آنها مواجه است، کمک کند. می‌توانید جلسات برنامه‌ریزی‌شده، مانند جلسات روزانه یا هفتگی، برگزار کرده؛ یا در صورت داشتن اطلاعات یا به‌روزرسانی‌های مهم برای اشتراک‌گذاری، از فضای مجازی استفاده کنید.
برگزاری جلسات تیمی، چه به صورت حضوری، چه از طریق تماس‌های تلفنی کنفرانسی یا پلتفرم‌های ویدیویی، به اعضای گروه این امکان را می‌دهد تا در مورد دستاوردها بحث کنند، کارها را بررسی نموده و برای سایر مسئولیت‌ها برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهند. بنابراین سعی کنید بهترین ابزارهای برگزاری جلسات آنلاین را مشخص کنید و مناسب‌ترین آن را به کار بگیرید.
4- حفظ ارتباط موثر
مدیریت تیم‌ها، وابسته به ارتباط موثر با اعضای تیم است. ارتباط مناسب به تیم‌ها کمک می‌کند، تا انتظارات شرکت را به خوبی درک کنند. رفتار مدیران موفق با کارمندان به گونه‌ای است که در عین کنترل اعضای تیم، استقلال کاری آنها هم حفظ می‌شود. شما باید از لحن‌های سازنده، برای برقراری ارتباط مناسب استفاده کنید. ارتباط قوی همچنین در دریافت بازخورد از تیم‌تان موثر است. شما می‌توانید از طریق ایمیل یا به صورت حضوری، نظرات‌تان را به اعضای تیم انتقال دهید.
5- قدردانی و تشویق
به عنوان یک مدیر قدردانی و پاداش دادن به کارکنان دارای عملکرد مناسب را، فراموش نکنید. برنامه‌های تشویقی می‌توانند به افزایش روحیه تیم، توانایی مدیریت و بهره‌وری تیمی کمک کنند. برای قدردانی از کارکنان، به ایده‌های ذیل توجه کنید:
- تابلوهای اعلانات برای تمجید از مشتریان
- پلتفرم‌های قدردانی برای معرفی همکاران
- برنامه‌های تشویقی پاداش
- تقدیر شخصی در جلسات یا از طریق ارتباطات تیمی
همچنین می‌توانید به صورت غیررسمی از کارمندان نمونه تشکر کنید. به عنوان مثال، یک ایمیل مختصر در تقدیر از بستن قرارداد فروش اخیر، قدردانی از صرفه جویی قابل توجه در هزینه‌ها در جلسه هفتگی، یا دعوت کردن یک نفر به قهوه یا ناهار به عنوان تشکر برای اضافه کاری که انجام داده است، همگی راهکارهای مناسبی برای ابراز تشکر غیررسمی هستند.
6- توزیع عادلانه حجم کار
شما به عنوان مدیر باید با استفاده مناسب از مهارت‌ها و نقاط قوت هر یک از اعضای تیم، حجم کار را بین آنها تقسیم کنید. توزیع عادلانه کار به معنای در نظر گرفتن وظایفی است که باید به هر فرد محول شود. بنابراین تعادلی از کار مداوم، در بین کل اعضای تیم وجود دارد.
7- ترویج تعادل کار و زندگی
هنگام مدیریت کسب‌وکار کوچک‌تان، تعادل بین کار و زندگی را در نظر بگیرید. این مسئله می‌تواند به اطمینان از مشارکت، شادابی و رضایت اعضای تیم از کار و کارفرما کمک کند. شما می‌توانید از طریق موارد زیر به ترویج تعادل مثبت بین کار و زندگی کمک کنید:
- ساعات کاری انعطاف‌پذیر و فرصت‌های دورکاری
- برنامه‌های مرخصی فراوان
- گردش‌های اجتماعی و فعالیت‌های داوطلبانه
- برنامه‌های مرتبط با بهداشت روان و تندرستی
- عضویت در باشگاه‌های ورزشی و کلاس‌های تناسب اندام
- جریان‌های کاری مبتنی بر خودمختاری
- مدیریت صحیح اختلافات
وجود اختلافات بین اعضای تیم اجتناب‌ناپذیر است؛ اما نحوه مدیریت این اختلافات، گاهی از حل آنها مهم‌تر است. شما باید سریعا به مسائل رسیدگی نمایید، تا از کاهش روحیه یا بهره‌وری تیم جلوگیری کنید. شما باید مسائل را محرمانه نگه دارید، به طور محتاطانه به آنها رسیدگی کرده و اقدامات مثبت در جهت رفع آنها داشته باشید.
نکات مهم در مدیریت کسب‌وکارهای کوچک
در این بخش چند نکته دیگر برای مدیریت تیم‌های کوچک آورده شده است:
- ایجاد و حفظ یک رابطه کاری مثبت: به عنوان مدیر یک تیم کوچک، سعی کنید کارمندان‌تان را بشناسید و با آنها رابطه‌ای دوستانه و مثبت ایجاد کنید. شناختن علایق آنها اغلب می‌تواند ارتباط‌تان را تقویت کرده و اعتماد را در بین اعضای تیم ایجاد کند.
- صادق باشید: هنگام برقراری ارتباط، به وضعیت بدنی، حرکات، لحن و زبان بدن‌تان توجه داشته باشید. برای مثال عجله نکردن برای تمام کردن مکالمه، به رشد اعتبارتان به عنوان یک مدیر قابل دسترس، واقعی و قابل اعتماد کمک می‌کند.
- الگو باشید: کارمندان معمولاً مدیرشان را الگوی خود قرار می‌دهند. شما می‌توانید با داشتن اخلاق حرفه‌ای کاری، احترام آنها را جلب کرده و بر رفتارشان تأثیر بگذارید. به عنوان مثال، به موقع در محل کار حاضر شوید، حرفه‌ای صحبت کرده و به قول‌هایتان عمل کنید.
- اعتماد به نفس داشته باشید: یک ویژگی مهم مدیران موفق، داشتن اعتماد به نفس است. شرکت در کنفرانس‌ها و سمینارهای مدیریت، خواندن کتاب در مورد این موضوع یا شرکت در کلاس‌های آنلاین را، برای بهبود اعتماد به نفس‌تان فراموش نکنید.
- کارکنان را تشویق به همکاری کنید: همکاری می‌تواند تأثیر مثبتی بر عملکرد تیم داشته باشد. شما باید با شفاف بودن، به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و داشتن ابزارهای تعاملی مانند پلتفرم‌های پیام‌رسانی، یک فرهنگ کار تیمی ایجاد کنید.
- یک لیست کار متمرکز ایجاد کنید: یک لیست وظایف تیمی که همه بتوانند به آن دسترسی داشته باشند، ایجاد کنید. این لیست به کارمندان امکان مشاهده تاثیر کارشان را می‌دهد. همچنین به همه اطلاع می‌دهد که چه وظایفی انجام نشده و چه کارهایی انجام شده است. در نتیجه می‌تواند به رعایت ضرب‌الاجل‌ها و افزایش بهره‌وری کمک کند.
نتیجه‌گیری
مدیریت کسب و کارهای کوچک به معنای مدیریت یک گروه کوچک، برای انجام یک وظیفه، پروژه یا کار با حداکثر کارایی است. این نوع مدیریت به مجموعه‌ای از مهارت‌ها نیاز دارد که یک مدیر برای بهره‌وری تیمی از آنها استفاده می‌کند.
در این مقاله سعی کردیم با بیان نکات مهم مربوط به مدیریت تیم‌های کوچک، شما را در افزایش عملکرد تیم و بهره‌وری آن کمک کنیم.
سوالات متداول
مدیریت تیم‌های کوچک چیست؟
مدیریت کسب‌وکارهای کوچک، به معنای رهبری یک گروه بین یک تا ده نفر برای انجام یک وظیفه، پروژه یا کار با حداکثر کارایی است.
مدیران تیم‌های کوچک باید چه وظایفی را بر عهده بگیرند؟
وظایف اصلی شامل تعیین اهداف پروژه، تعریف دامنه کاری، تفویض مسئولیت‌ها، آموزش کارکنان، ارزیابی عملکرد، تقویت مهارت‌ها و ایجاد ارتباط مؤثر در تیم است.
برای مدیریت مؤثر تیم‌های کوچک چه مراحلی پیشنهاد می‌شود؟
مراحل کلیدی شامل: استفاده از سبک مربیگری، تعیین اهداف واضح، برگزاری جلسات منظم، حفظ ارتباط مؤثر، قدردانی از اعضا، توزیع عادلانه کار، و ترویج تعادل کار و زندگی است.
